档案库房一体化智能管理系统

2022-09-02 10:37:45 融安特 781

档案库房一体化智能管理系统以服务为基础,所有的服务都是围绕库房这一核心进行。其中的服务主要包括:库房环境数据采集服务、视频监控服务、短信服务、邮件服务、库房设备联动服务、档案服务、文件存储服务、网络服务。各服务之间协同运作确保库房环境安全、档案存放安全、管理人员的人身安全,充分体现了档案库房一体化智能管理系统实现库房一体化的先进性和必要性。实现”人防、物防、技防三位一体”的档案安全防范体系,确保档案安全。

应用背景

通过基于RFID技术的档案室智能化管理系统与电子档案管理系统结合,实现一种科学高效、高度现代化管理的档案馆、

建设目标

实体档案的统计

通过RFID读写设备在标签中录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷题名、该案卷中文件份数及存放地等信息。在档案案卷中安装标签,同时,通过无线网络把这些信息传送到服务器上,由专门管理软件进行处理后形成数据库。

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用户需求

基于RFID的档案管理系统与电子档案管理系统通过系统接口实现系统间的对接,由档案室管理系统实现档案收据的收集、存储、读写电子标签,电子档案管理系统实现对档案信息的应用与管理。同时,可对系统用户设置不同权限,以实现对用户的安全性管理。

1、储位管理子系统:能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配,从而在进行档案出入库时较好地实现档案储位的定位。

此外,储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能,可实现档案馆储位的可视化、动态化管理。

2、查询管理子系统:在档案需要被查阅时,由该子系统提供档案编目查询、密级查询等,并发出出库指令,指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架,使得档案架上的指示灯亮起,管理人员按指示灯做出库作业。

3、销毁管理子系统:档案入库前,在销毁档案子系统中设定每份档案的保管期限,当到达保管期限时,销毁管理子系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息,由管理人员作进一步处理。管理人员也可由该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。

4、安全管理子系统:该子系统负责档案防盗和现场监管,实施档案管理的安全机制。当档案盒在非正常情况下离开储位(指不经查询子系统发出出库指令情况下),安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息,将档案信息无线传回管理系统,监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块,警报模块接受到信息后向计算机控制中 心发出警报。

5、实体档案的管理

通过在档案库房门口安装智能安全检测门,实时的收集标签信息,如果实体档案未经过授权出库,系统就会与保安系统连动报警,保证档案的保管安全。如果是经过授权的档案出库,那么软件就会自动记录出库信息,并进行统计。

6、电子档案查找管理

在标签中写入档案的数字化信息,在档案数字化过程的调卷和还卷过程中只需要扫描标签就可以做到不错扫,不漏扫。另一方面,标签信息可以和电子档案管理系统通过接口程序连接,在利用档案时先通过档案管理软件检索到需要调卷的档案,系统就会直接把档案的信息发送到终端上,库房人员通过终端可以直接找到档案库房中的档案,实现快捷、准确的调档。


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