《电子文件归档与电子档案管理规范》

2021-12-24 10:54:30 融安特 1642

  在档案室向综合档案室、数字档案室转型过程中,为避免电子档案流失、再次陷入电子档案门类单一的境况,组织机构明确电子文件归档范围时,首先需确定的是本单位已经运行和将要新建的业务系统形成哪些门类的电子文件应该归档,之后方能进一步规定某门类电子文件的归档范围和保管期限表。本篇内容为对《电子文件归档与电子档案管理规范》6.1 电子文件归档范围各项条款内容的解读。

  标准全文:电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T 18894-2016)

  6.1.1

  反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。

  组织机构开展电子文件归档与电子档案管理工作,首先要明确本单位应归档的电子文件门类,保证本全宗内电子档案门类齐全、完整。同时,要督导有关内设职能部门将电子文件的收集、归档作为本部门基础性工作抓牢抓实,利于在信息时代保存组织机构客观、完整的历史记录。

  组织机构应开展哪些门类电子文件归档工作,需根据本单位电子文件形成实际确定。当前,各单位、尤其是涉及民生服务单位形成的电子文件门类主要有:

  (1)声像类、网页类电子文件。其中,声像类电子文件包括照片录音、录像类电子文件;(2)文书类电子文件。组织机构建设、应用了办公自动化系统且形成了文书类电子文件,则需开展文书类电子文件归档工作;(3)专业类电子文件。组织机构是否需要开展专业类电子文件归档工作,要基于两方面情况加以判断。第 一,组织机构建设、应用了业务系统,其形成的电子文件列入了国家基本专业档案目录,则该门类电子文件应归档。目前,国家档案局已经以档函〔2011〕261号、档函〔2011〕273号文印发了两批共100种国家基本专业档案目录。全文:国家基本专业档案目录(第   一批、第二批共100种)第二,组织机构建设、应用了业务系统,其形成的电子文件虽未列入国家基本专业档案目录,但记录了组织机构履行主要业务职能的客观事实,则该专业类电子文件应归档。(4)科技类电子文件。在各门类电子文件之中,科技类电子文件归档工作难度稍高。在科研项目、产品设计和生产、项目建设、设备仪器采购等工作中,应归档文件材料形成渠道众多,内容复杂,例如一些重点建设项目周期长,且涉及建设单位、勘察单位、设计单位、施工位和监理单位等多个部门,在项目建设全程形成的文件多为纸质与电子混掺,有时纸质文件材料占比较重,具有明显的双轨制特征。例如,重点建设项目申报需提交的可行性研究报告、环境评估报告、节能报告、安全评估报告等文件,在编制单位大都有电子文件形成,但是受知识产权保护等客观因素影响,编制单位常以纸质文件提交给委托编制单位,基于重点建设项目并联审批系统申报时,也只能以纸质文件递交申报材料,项目审批单位或项目建设单位通常只能归档这些纸质文件材料。此外,经过多年的研究与实践,生产型企业的计算机辅助设计与辅助制造系统、产品数据管理系统等业务系统形成的二维、三维图形类电子文件、数据库类电子文件等的归档工作已经取得了一定成效。在科技、专业等类电子文件中,部分业务活动生成的电子文件以纯关系型数据库文件(即结构化数据)形成、存储,或以数据库文件和电子文档、图像文件(即非结构化数据)混合生成,如信访、数据统计、人力资源管理、产品数据管理等业务系统。存储在数据库文件中的各种信息,凡具有保存和查考价值的应列入归档范围,例如统计数据、办理意见、培训成绩、生产工具清单数据等。

  在一些数据库文件中,归档时需从不同数据表文件中分别提取信息并组合形成一份新的电子文件归档。例如某行业性培训中心的培训考试管理系统,为每位接受过培训的干部职工建立了基础信息表,包括单位名称、姓名、性别、出生年月、身份证件号、政治面貌、学历、工作经历、家庭住址、电话、电子邮箱等,基础信息表应归档保存;另设计、建立了培训考试登记表,用来记录每个接受培训的干部职工学习情况,并通过关键指针,例如身份证件号与基础信息表关联,培训考试登记表包括培训班名称、姓名、身份证件号、职务、职称、培训时间、培训课程、考核成绩等。归档时需从基础信息表中提取单位名称、性别、政治面貌、电话、电子邮箱等信息,与每次培训考试登记表合并形成新的数据表文件归档。

  6.1.2

  文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。

  机关、团体、事业单位和其他组织形成的文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)执行。自2006年发布国家档案局令第8号以来,组织机构依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并通过了同级档案主管部门审批,这同样适用于文书类电子文件的收集和归档。

  企业形成的管理类电子文件归档范围按《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)执行。自2012年发布国家档案局令第10号以来,国有企业依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,编制本单位文件材料归档范围和管理类档案保管期限表,并通过了同级档案主管部门审批,也适用于管理类电子文件的收集和归档。

  全文:《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)

  全文:国家档案局令 第10号 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定

  6.1.3

  照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照GB/T 11821—2002执行。

  本标准报批后,国家档案局先后批准发布了DA/T50-2014《数码照片归档与管理规范》、DA/T78-2019《录音录像档案管理规范》等两项标准。基于GB/T11821-2002《照片档案管理规范》的有关要求,DA/T50-2014《数码照片归档与管理规范》对照片类电子文件的归档范围作了进一步的扩展和细化,两项标准所述照片类电子文件归档范围如表1所示。录音录像类电子文件归档范围应按照DA/T 78-2019《录音录像档案管理规范》的要求执行。

  表1 两项标准的照片类电子文件归档范围列表

GB/T 11821-2002《照片档案管理规范》

DA/T 50—2014《数码照片归档与管理规范》

章节编号

标准内容

章节编号

标准内容

4.1.1

记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片

4.1.1

记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片

4.1.1.1

领导人和著 名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片

4.1.1.1

本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片

4.1.1.2

本单位组织或参加的重要外事活动的照片

4.1.1.2

本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片

4.1.1.3

记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片

4.1.1.3

领导人、著 名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片



4.1.1.4

本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片



4.1.1.5

本单位历届领导班子成员的数码证件照片

4.1.2

记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著 名人物的照片

4.1.2

记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片

4.1.3

其他具有保存价值的照片

4.1.3

记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著 名人物的数码照片



4.1.4

其他具有保存价值的数码照片

  6.1.4

  科技类电子文件的归档范围按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等标准执行。

  目前,除DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》外,国家档案局和部分行业主管部门联合印发的相关文件也可以参照执行,例如,有关项目建设的《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》(档发〔2016〕11号)、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》(档发〔2008〕3号),有关科研领域的DA/T2-1992《科学技术研究课题档案管理规范》等。虽然GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》没有明确归档范围,其中的第4章关于组卷方法、第5章的各项要求也间接地表述了应归档科学技术类文件材料的类别,可以参照执行。建设项目形成的电子文件归档范围应按照DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》附录B给出的要求执行。

  6.1.5

  各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。

  专业类电子文件归档范围,专业主管部门有专门规定的,应从其规定。例如,《审计署办公厅关于印发〈审计署审计文件材料立卷归档操作规程和审计署审计档案保管期限规定〉的通知》(审办办发〔2013〕14号)、《关于印发《全国税务机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的通知》(国税发〔2008〕64号),等等。专业主管部门没有专门规定的,可参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)执行。

  为规范全国一体化在线政务服务平台电子文件归档工作,国家档案局批准发布了档案行业标准DA/T85-2019《政务服务网电子文件归档规范》,各单位在办理政务服务事项(包括行政权力事项和公共服务事项)过程中形成的电子文件,其归档范围、保管期限表编制等均可遵照执行。

  6.1.6

  邮件类电子文件的归档范围按照DA/T 32—2005等标准执行。

  DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》规定了公务电子邮件及其元数据的归档范围,邮件类电子文件的归档要遵照执行。该标准6.3.1概括性地明确了公务电子邮件的归档范围,即反映单位工作活动并具有查考利用价值的公务电子邮件应归档,以及和归档纸质文件内容相同的公务电子邮件需归档保存。该标准6.3.2则针对一件公务电子邮件明确了归档范围,包括电子邮件正文、附件、收发日志,以及题名、发送人、接收人等元数据,如表2所示。

  (编辑备注:最 新版《公务电子邮件归档管理规则》(DA/T 32-2021)全文)

  表2 公务电子邮件归档范围

章节编号

标准内容

6.3.1

凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的,则该份电子邮件也应归档。

6.3.2

 

公务电子邮件归档时,应包括以下部分:

a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱);

b)发送、接收邮件的时间;

c)邮件密级;

d)邮件的题名;

e)邮件正文、附件;

f)邮件收发日志;

g)发送、接收邮件的软件名和版本号。

  6.1.7

  网页、社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

  网页、社交媒体类电子文件是近几年出现的新类型电子文件,2017年5月15日印发的《国务院办公厅关于印发政府网站发展指引的通知》(国办发〔2017〕47号)明确指出“网页归档是对政府网站历史网页进行整理、存储和利用的过程。政府网站遇整合迁移、改版等情况,要对有价值的原网页进行归档处理。”

  国家档案局为规范网页等类电子文件归档与电子档案管理工作,组织开展了相关研究和标准编制工作,并于2019年发布了档案行业标准DA/T80-2019《政府网站网页归档指南》,网页类电子文件的归档范围应按其规定执行,社交媒体类电子文件可参照该行业标准以及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)执行。


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