纸质档案信息安全应该如何保障?

2019-05-07 11:23:45 融安特

档案不同于一般信息,它记录着企业事务活动的历史过程。纸质档案特有的原始性和凭证作用的不可替代性,也决定了对其在数字环境中存储传输的可靠性要求高于其他信息,档案安全保护是档案永续利用的前提,档案安全关系着档案的存亡,保证档案安全是档案管理人员的第一要责。而如何提高纸质档案的信息安全性,成为档案管理信息化时代必须面对的问题。


影响纸质档案信息安全的几种因素

1.物理安全

防止环境因素对档案实体的损害。这里的环境因素不仅包括温度、湿度、灰尘等气候、空气条件,还包括霉菌、驻虫、鼠类等生物条件。环境因素是关系到档案实体能否长期安全保存的重要条件,不同环境因素对档案实体安全保存的影响各不相同,如果室内环境潮湿,纸质档案则容易发霉,出现文字不清现象。

2.安全管理体制

有资料表明,大部分的计算机安全保密问题来自其系统内部,世界上70%信息被盗和泄密来自于内部,这主要是因为人员麻痹和安全管理体制不完善所造成的。


确保纸质档案信息安全对策

1.严格执行库房“十防”标准

即防火、防盗、防水、防潮、防尘、防高温、防光、防虫、防鼠、防霉,办公室、库房、阅档室要分开。定期对库内档案进行全面检查,发现不符合标准的,要及时处理,以免发生意外。

2.保障档案查阅可控

纸质档案具有原始性和凭证作用,所以一定要保证档案的查阅利用在可监控的环境下进行,并对档案查阅情况进行详细登记,确保出现档案安全事故时可以进行追溯检查。

3.建立保障体系

规范现代档案管理业务的工作流程。档案信息安全的持续性措施是建立程序化、制度化模式并强化落实。需要针对保密、访客、数据和应用操作等方面制定制度与规范。


在社会信息化和信息社会化的进程中,档案数量越来越多,档案利用越来越普及,档案的安全防护措施就越显得重要,档案工作者必须努力让档案得以最大程度的保护,把各种不安全因素控制在最小范围内,使其更好地服务于用户和社会。


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