综合档案室建设标准及要求

2022-08-31 10:49:37 融安特 813

  综合档案室建设标准及要求

  一、 组织领导和制度建设

  1. 档案组织管理

  (1) 建立档案工作, 设立档案工作机构, 建立健全科学有效的档案工作管理体制和管理网络。

  (2) 机关各级分管领导职责明确, 履职到位。

  (3) 制定本机关、 本系统档案工作中长期规划或在机关工作中长期规划中有档案工作内容。

  (4) 机关档案工作接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、 指导, 按规定时限完成重大活动档案移交, 档案统计年报、 政府公开信息报送, 档案进馆及其他档案业务工作。

  2. 档案工作人员

  (1) 配备符合档案业务管理要求的专职档案工作人员并保持稳定。

  (2) 档案工作人员应持证上岗, 并积极参加档案业务知识和技能培训。

  3. 档案工作保 障制度

  (1) 档案工作列入各项具体业务工作程序, 与其他工作制度有机衔接, 为档案工作顺利开展提供保 障。 建立档案工作奖励和责任追究制度。

  (2) 建立完善的档案工作制度, 联系单位实际, 可操作性强, 并根据需要进行修改完善。 包括机关档案工作岗位责任制、文件材料归档、 档案整理、 保管、 保密、 鉴定、 销毁、 统计、 利用、 库房管理、 文件交接、 离岗交接清点、 设施设备维护使用制度、 数字化信息安全管理以及重大活动(重 点建设项目 、 重大科研项目 ) 档案管理办法等。

  (3) 按照实际情况制定或者转发机关专业档案管理办法并报同级档案行政管理部门备案。

  二、 档案资源建设

  1. 档案集中统一管理, 门类齐全, 材料完整

  (1) 机关综合档案室集中统一管理本机关全部档案。

  (2) 建立健全机关档案门类, 包括文书、 科技、 专门(会计、 人物、 专业) 、 照片、 声像、 实物、 重大活动档案以及政府公开信息、 资料等, 门类齐全。

  (3) 各门类档案材料收集规范、 真实有效、 齐全完整、 应归尽归。

  2. 其他介质文件归档齐全

  (1) 收集除纸质档案之外的光介质、 磁介质、 银盐感光介质等其他载体形态的档案材料。

  (2) 按照数据标准, 收集各门类档案的电子文件和数字副本文件, 包括机关网页信息、 公务电子邮件及机关公务社交媒体产生的数字信息等。

  三、 档案信息化建设

  1. 信息化规划设施

  (1) 统筹协调数字档案室与单位电子文件形成部门、 国家综合档案馆的关系, 实现文档一体化、 馆室一体化管理。

  (2) 机关档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划,统一规划、 设计和配备档案信息化基础设施设备。

  2. 数字资源

  按照有关标准收集、 整理机关数字信息, 建立各种门类电子档案的目 录数据库、 全文数据库、 多媒体数据库及专题数据库等。

  3. 应用系统

  机关档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用 功能的要求, 并与同级综合档案馆信息接收平台对接, 按照要求移交电子档案及电子目 录等。

  4. 信息安全

  (1) 定期检查非纸质载体的可读性, 确保其数据长期有效性; 及时备份档案数字信息, 建立数据恢复机制, 保 障数字信息安全; 开展重要档案异质异地备份。

  (2) 开展纸质档案数字化过程中, 采取严格信息安全保 障措施。 对涉密档案严禁开展外包数字化。

  四、 档案安全保 障

  1. 档案用房及设施配备

  (1) 档案库房、 阅览室、 办公室满足开展档案工作基本需求。

  (2) 档案库房配备电子监控、 防盗报警器、 温湿度记录仪、灭火器、 空调机、 去湿机、 加湿器、 消毒机、 吸尘器、 符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备, 实现 “九防” 要求。

  (3) 档案装具符合标准。

  2. 库房安全管理

  (1) 档案的出入库登记内容准确、 及时; 库房温湿度记录完整规范; 定期开展库房安全检查, 有库房安全检查记录和总结;发现问题应有整改措施且落实到位。

  (2) 制作档案人员离岗交接清点台账, 办理档案交接手续,到同级档案行政管理部门备案; 定期开展档案清点工作, 并写出清点报告。

  (3) 制定档案灾害应急处理预案, 并组织演练、 培训, 提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。

  五、 档案服务利用

  1. 档案整理

  严格按照国家标准整理各种门类、 各种载体档案, 做到分类科学、 整理规范。

  2. 检索工具

  (1) 按照要求编制各种门类、 各种载体档案的检索工具。

  (2) 建立全宗卷, 材料齐全, 整理规范。

  3. 档案利用

  (1) 严格借阅登记和利用效果反馈登记, 编制档案利用效果实例汇编。

  (2) 编写机关大事记、 年鉴等; 配合机关中 心工作、 领导决策及社会需求等编制优 质档案编研材料。

  (3) 开展档案鉴定销毁和档案解密开放工作。

  (4) 积极实施档案信息资源共享, 实现档案信息资源的远程利用; 在机关的网站上有政府公开信息等。




机关综合档案室设施设备一览表(参考)

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