电子档案异质异地备份策略

2022-12-06 11:21:06 兰台之家 485

电子档案异质异地备份工作是一项复杂的系统工程,也是一项基础性、战略性、经常性实践活动。实际工作中须解决好以下问题:

1.统筹规划,强化风险意识

有什么样的意识,就会有什么样的行动。思想上的麻痹、意识上的薄弱,本身就是隐患,也是档案安全建设的大敌。实施档案异质异地备份,应当首先筑牢思想防线。1949年美国工程师爱德华·墨菲在参与美空军的一项试验后得出结论:事情如果有可能变坏,不管这种可能性多么小,它总会发生。这就是“墨菲法则"。

我们应牢记“墨菲法则"和已经发生的惨痛教训,不断强化风险意识、忧患意识和责任意识,克服侥幸心理,自觉把异质异地备份建设作为确保档案安全的底线工程、基础工程,坚定不移,毫不动摇。

从产生电子文件时选取的文件格式、读取技术和软硬件平台,到流转过程中按照统一标准而进行的规范化使用和操作,再到保管和提供利用时实施的具体备份工作,总的来说,电子文件异质备份的责任分布在产生、流转、保管、利用等各个阶段,电子文件形成者、保管者和提供利用者都是电子文件异质备份工作的参与者。在电子文件的管理过程中,各个阶段的管理者都应当明确职责,强化责任,做好电子文件异质备份的风险规划,及时识别风险,积极应对风险,提高风险管理意识。

实施档案异质异地备份不是也不应是自发的随意行为,而是有计划有组织的联合行动。应当在深入调研、科学论证基础上,认真搞好整体设计。由此而产生的规划、部署,是组织实施档案异质异地备份建设的基本依据,决定着建设的方向、工作的质量和发展的效益。

建议国家应针对档案的异质异地备份工作成立或指定专门机构,统一计划和指导档案异质异地备份建设;秘密建立若干坚固可靠的国 家 级、军队级、省市自治区级的档案异质异地备份中心,同时采取互结对子的办法,构建布局合理、覆盖广泛的档案异质异地备份体系,避免人力资源、物力资源的无谓耗散。

2·科学论证,构建标准体系

科学论证,即合乎科学的论述与证明。由于是异地备份,存在各种不确定的因素,因此必须在备份之前,充分考虑到各种可能性,所以必须要提前对各项计划及各方面情况(包括气候环境、地质环境及基础设施等因素)实行科学论证。

首先是方案论证,也就是对整个异质异地备份工作的计划进行论证,因为计划一旦出错,或出现哪怕只是细微疏漏,都可能对档案的安全备份,造成不可估量的严重后果。

其次是技术论证,包括保管技术、存储技术和安全利用技术等各种档案安全技术的研发与使用,要求备份工作必须遵照各单位自身的实际备份情况,对档案异质异地备份过程及环境进行安全分析,然后对其技术应用进行科学论证。

标准是建设的遵循和依据,与科学规划同步进行的应是档案异质异地备份标准体系建设。当前,我们在纸张、照片、声像以及其他新型载体档案的异质标准、异地备份库的建筑选址、建设标准等方面还存在不少空白。为此,应区分不同情况,周密制定并抓紧构建档案异质异地备份的标准体系,用标准约束行为,用标准保证质量,用标准促进落实。

3·持续开发,有效利用档案资源

电子档案异质备份的目的之一是为了满足人们对电子档案所含信息内容长期的检索需要,与传统档案不同,能长期保存电子档案并不能保证被保存的数字信息内容具有可读性和可存取性,所以我们需要持续地开发电子档案信息资源,剔除失去保存利用价值的信息内容,备份有价值的信息,并通过提供二次内容的开放利用来不断检验电子档案长期保存是否有效,找准合适的异质备份时机。这样既有效安全地对电子档案进行了异质备份,又使电子档案信息内容更大限度地得以利用。

4·关注发展,做好技术更新

随着计算机技术的发展、信息存储技术及其产品不断更新换代,电子文件产生、流转、保存的软硬件平台不断升级,必须选取一种在可预见的时间段内通用的、易管理、易兼容的媒体格式以及软硬件平台对电子档案进行异质备份,并跟进数字技术发展趋势,及时做好更新工作。例如,对文本文件的异质备份可以选择目前国际通用的、公认可靠的PDF格式,对图像文件的异质备份可以选取技术条件相对成熟的JPEG格式。

档案部门和档案工作人员应针对电子档案的特点、价值和用途的不同,在可承受的经费成本、管理成本内,选用合适的存储载体来对电子档案进行异质备份。同时,相关技术部门应发挥技术优势,积极开发新式、耐用、低成本的数字媒体,代替旧的数字存储媒体。

5·抢救濒危档案,实施保护性备份

针对那些濒临不可读或毁坏的电子档案,应当综合运用多种技术手段进行抢救保护性的异质备份。目前常用的几种技术手段有:仿真、更新、迁移、再生性技术、数字图形输入板等,这些技术手段都有各自的优势和缺陷,应当在充分比较的前提下选择合适的技术手段对电子档案进行抢救性的异质备份。如,对于具有长期或永 久保存价值的文本及图形电子档案,如没有纸质等拷贝件,需要运用再生性技术,制成纸质件或缩微品。

6·搞好保障,建立应急措施

档案异质异地备份是一项技术性很强的长期任务,没有必要的物质保障,这项工作难以展开。首先,应适当加大经费投入,安全就是节约,发生问题付出的代价将是难以计数的,各级政府部门、档案管理部门一定要舍得投入。其次,应切实搞好技术保障。要积极引进技术和设备,搞好关键技术攻关,确保缩微和数字化转换的质量;要增强备份库室的科技含量,保证建筑质量,提高其综合防护能力。

应尽快建立如下行业应急措施:

(1)加强人员管理,保证信息安全

目前异质备份的各项工作主要是由人为操作元成,因此,工作人员的职业道德素质和业务素质对电子文件异质备份过程中的信息安全起到关键作用。要对工作人员进行严格教育来提升其职业道德素质,并通过设置不同的操作权限来使电子文件异质备份工作人员权责明晰,杜绝越权违规操作。同时还要加强业务培训,使其熟练掌握操作流程和关键技术,提高其异质备份工作人员的业务水平,减少甚至杜绝因误操作造成的信息破坏和损失。

(2)建立规范的档案行业应急机制

档案馆是保存党和国家历史记录的基地,灾难对档案事业提出了严峻挑战,“5·12”汶川大地震就是一个考验和警示。国家应尽快出台处理档案突发事件的专门法律、法规和应急预案,以提高立法层次,完善灾难备份系统,保证党和国家的记忆永 久保存。

(3)完善应急预案,加强应急演练

预案演练是备份中心信息系统的重要内容,也是检验灾备体系能否有效运行的重要手段。演练方案既要注重针对性,又要体现时效性,应对灾难应急演练的原因、目的、具体时间、主要成员、设备、范围、演练流程、预期风险等进行详细描述,对预期风险要进行严密的分析论证。只有演练逼真、全面,才能发现预案的不足和增强计算机工作者与档案工作者的应急实战能力。

(4)对未来的灾难有所预计,适当调整备份策略

近些年来,恶劣自然灾害时有发生,来势之凶猛,造成损失之严重都是数十年来罕见。有些灾难来临即使不可准确预测,但也应该防范于未然,我们不能在危险来临的时候不知所措,而应该将困难想到前面,应该对重点设施提高灾难防御等级。对于备份策略的选择也要实事求是,根据周围的情况作出适当的调整,将更多的不可预知因素考虑进来。 

7·理顺机制,确保档案信息安全

在异质备份工作中,为了防止电子档案的信息内容被窃取、篡改、破坏,除了要加强对操作人员的管理和培训外,在技术方面,要建立电子档案异质备份归档系统,实现对异质备份的源文件和目标文件的安全管理,并通过设定电子档案的管理和利用权限,进一步保证电子档案的信息安全。


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