智慧档案管理解读——RFID在档案管理中的应用

2022-06-16 11:17:57 融安特 370

档案管理系统通过建立统一的标准,规范整个文件管理,包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理,包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础,业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

据了解,档案管理领域都曾出现这样状况:使用的传统档案柜管理系统普遍存在流程繁琐低效、整理时间冗长、档案存放次序较易被打乱、档案查阅耗时长、档案盘点操作不科学、对失效档案管理滞后等问题。

如何解决传统档案管理系统的缺陷

随着计算机网络技术和条形码技术的飞速发展,在现有的技术条件下,把RFID技术和数字档案馆建设与档案实体的科学管理结合在一起,实现一种科学高效,高度现代化管理的档案馆建设新模式已经成为可能。RFID技术作为一种新兴的识别技术,广泛应用于物资追踪、生产自动化控制、仓储管理、铁路车辆和货运集装箱识别等领域。随着RFID技术的日益成熟,使得将RFID应用在档案管理中,有其借鉴性和可行性。

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【案例】某银行采用RFID档案管理应用解决方案

基于RFID技术的档案管理系统由中心数据库和终端管理器组成,是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括集成RFID功能的RFID标签、通道门、手持终端、发卡器等设备,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。RFID读写设备的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;RFID手持终端是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件,管理员将采集到的数据导入至中心数据库,进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。

1)人员管理: 对于馆内工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡,作为出入档案室的唯一身份标识,RFID门禁卡采用内嵌RFID标签的卡片,可在其中的RFID标签的存储晶片中多次读取管理员以及外来人员的基本信息,用于身份辨识与查阅权限操作等。

2)物品管理:对于需要管理的物品:档案袋、档案盒、密集架等。每个档案袋和档案盒上都黏贴一张超高频RFID标签,每张标签作为档案盒的唯一身份标识。由于标签数量大,使用相关的RFID标签打印机能够进行大批量改写,操作快,方便统一改写。

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在库房档案盘点时,馆内工作人员使用相关的超高频RFID读写设备进行库内盘点。达到速度快、准确率高等效果。

档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令,RFID手持机扫描档案标签,收集存储信息,并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息,由管理人员进行现场核对,使用手持机修改系统信息或现场信息,从而完成档案盘点。盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。

同样利用上述手持终端去查找一个特定档案,查询和核对其详细信息。当需要将一份档案上架到特定位置时,需要用手持机读取待上架的档案rfid标签,然后读取货架储位标签,完成档案与储位的绑定,记录到软件系统。

当外部人员需要借阅档案或者归还档案时, 我们提供一个小巧便捷的方式供零散档案的登记。 库管员或者服务大厅窗口工作人员需要将借阅的档案从档案架上取下来现在一个桌面式RFID 阅读器读取一遍,以登记到系统。 登记过的档案从库房门口的RFID通道门经过才不会报警。

归还时的工作流程一样, 需要先在窗口做归还登记,扫描RFID芯片记录到系统,如库房门口时才不会报警。否则就会异常报警。

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在档案室、阅览室的各个开放式门口安装非法出库检测RFID通道门,后台系统把需要出入库的档案信息(编号、RFID号、出库类型)推送到检测服务,检测服务通过通道门实时读取标签号,把读取到的标签号在待出库标签中查询,如果未查询到,向后台系统报告非法出库标签,并联动通道门报警系统。同时档案经过RFID通道门时,可以实时记录档案的位置信息,能够对档案进行安全控制,达到防盗和监控的目的。

融安特是一家集开发、设计、服务于一体的科技型现代企业,作为档案室智能管理和安全性解决方案的供应商,一直致力于档案室智能管理系统的研发,在行业内提出“库联网”的概念,使库库联网、库库查阅、库库检索成为了现实,加大了管理半径,真正实现了库房内、外部设备管理上的大集成,实现了三者合一(库房智能管理系统、智能密集架管理系统、档案库房智能环境监控系统、库房档案存储管理系统)的大集成,使管理科学化、设备智能化、工作网络化,大大节约了人力资源成本。

融安特联合相关单位于2019年共同承担了国家档案局科技项目“基于低频次利用的金融行业凭证类档案大容量存储解决方案研究”,旨在研究适用于金融行业档案库房纸质档案大容量存储、低频次调阅的智慧管理模式。经过近两年的研发调研,该项目圆满完成,并获得国家档案局评审专家组的高度评价!该项目应用物联网RFID技术及设备,实现档案从生成、封装、移交接收到出入库、上下架全流程跟踪管理,有效提升档案管理水平和效率。


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