智慧档案馆的功能

2022-10-13 09:34:49 融安特 406

智慧档案馆功能框架

既然将“智慧档案馆”定义为一个信息系统,那自然就有信息系统的各个组成部分和功能模块,今天我们就来剖析一下智慧档案馆的功能框架。结合新一代信息技术在实体档案馆和虚拟档案馆两个层面的应用,我们可以将智慧档案馆的功能框架分成智慧馆舍、智慧库藏、智慧管理、智慧保存、智慧陈展、智慧服务六个部分。

各部分主要功能

一、智慧馆舍

档案馆舍是开展档案收集、管理、保存、利用的场所。随着科技的发展,档案馆舍的建设必须坚持绿色、节能、环保的理念,通过建设智能化集成系统、信息设施管理系统、建筑设备管理系统、公共安全系统、信息化应用系统、机房工程等,提升馆舍的智能化、自动化程度,全面打造智能化建筑。

智慧馆舍的具体建设内容如下图所示:

另外,利用数字孪生技术可以构建起从区域→楼宇→楼层→房间→档案柜→档案盒→档案文件的逐级可视;全面整合馆藏、安防、消防、能耗、系统管理等方面信息,业务管理与智能化应用融于一体;实现档案馆人、事、物的集中统一管理,驾驶舱综合态势一览无余。

二、智慧库藏

档案库房是保管实体档案的重要场所,智慧库藏的建设应针对档案库房存在的各种安全、环境和管理问题,结合档案库房管理实际需求,融合物联网、智能控制等技术,实现档案库房管理的规范化、科学化、效能化和智能化,满足档案库房“十防”措施要求,更好的保护档案实体安全。

新一代档案库房通过建设安防监控系统、环境监控系统、消防联动系统、智能装具系统达到档案库房智慧化管理,全面整合档案库房所需的各种功能,做到信息处理自动化、管理系统一体化,实现存量透明化、监控立体化、预警智能化管理。

另外,通过对实体档案库房的建模,可以在虚拟档案馆中实现对档案上架、盘点、移架、出入库的信息化管理;通过与智能密集架、温湿度监控系统、门禁系统的集成,实时监控库房动态,提高库房管理效率。

三、智慧管理

实现智慧管理是智慧档案馆建设的核心。智慧管理的实现必须充分运用大数据、文本挖掘、自然语言处理等先进技术,构建集档案收集、整理、鉴定、编研于一体的智慧管理平台,拓宽档案收集的类型和渠道,优化档案资源的结构和质量,提升档案管理的能力和水平,实现对档案实体、档案内容、档案管理信息的全面感知、智能分析和处理。重点应建设的内容如下图所示:

利用数据可视化技术,可以将整个档案馆的馆藏数据、管理数据、物联网采集数据汇总显示,档案馆各方面情况尽在掌握,结合大屏展示真正做到“一屏观全馆”。

四、智慧保存

随着存量档案数字化、增量档案电子化以及无纸化办公、单套制归档工作的不断推进,越来越多的归档电子文件和电子档案进入档案部门进行长期保存,预计在不久的将来电子档案就将成为各级各类档案部门馆藏档案的主体。与此同时,当前档案部门由于缺乏行之有效的长期保存手段,导致档案数据损毁丢失、备份载体无法恢复、数据迁移工作耗时耗力、重要电子数据无法及时接收等问题时有发生,电子档案长期保存问题已经成为制约新时期档案事业发展的瓶颈问题。

为此需要提出一个集保存策略、管理软件、存储载体和基础设施于一体、多管齐下、能够确保电子档案长期安全的解决方案,如下图所示:

另外,由于电子文件易修改、环境依赖、存储载体可分离等特性,单一的存储载体显然无法满足档案数字资源长期安全保存的需要,比较切实可行的措施是采用不同载体多套备份组合的方式来确保档案数据安全。可以预计,将来各级各类档案部门都会形成磁、光、电、胶等多种档案数字资源存储载体。同时,由于载体本身的不可直读特性,还需要配置各种载体的读取设备;由于各种载体的保管条件要求不同,还需要配置各种存放不同特性载体的保管设备,最终建成融合磁光电胶等各种存储载体及其阅读和保管设备的电子档案库房:

五、智慧服务

实现安全、便捷、高效、智能的档案信息服务是智慧档案馆建设的最终目的。档案智慧服务是建立在传统档案服务的基础上,借助大数据、人工智能、智能终端、虚拟现实等新兴技术手段,充分挖掘档案信息资源的价值,为广大用户提供跨网络、跨终端、跨区域且随时、随地、随心的档案利用服务,通过档案服务体系的完善及档案服务机制的创新,进一步拓宽档案服务领域,丰富档案服务方式,提升档案服务水平。

智慧利用服务的手段多种多样,包括但不限于档案智能检索和推荐服务,互联网+档案利用服务,智慧辅助接待服务,跨馆异地查档服务等。其中利用大数据技术如何将档案数据转化成档案知识并主动为各级领导、业务人员和社会公众等各类用户提供全方位、多角度、深层次的信息服务是关键。

六、智慧陈展

档案馆作为爱国主义教育基地,也是红色文化的重要发掘、展示和传播基地,档案展厅更是起到了传承历史文明、弘扬时代精神、宣传红色文化的重要作用。档案馆在档案展厅建设时,应在传统展厅建设模式的基础上,吸收博物馆、科技馆等先进展览展示方式,充分利用大屏、互动触摸、互动投影、动态画框、VR/AR/XR等各种数字展陈技术,通过对视频、声音、动画等媒体加以组合应用,深度挖掘展览陈列对象所蕴含的知识、背景、意义,带给观众高科技、沉浸式的视觉震撼体验,从而大大提升展示效果。

除了在档案馆建设实体展厅外,还可以建设数字展厅并通过网络共享传播。数字展厅不像实体展厅那样受到场地空间的制约,既可以采用720全景拍摄方式将物理展厅原封不动搬到网上,也可以突破物理空间的限制,按需延伸和扩展空间。特别是对于档案馆的一些临时展览,适合通过数字展厅的方式对其拍摄保存,便于将来利用,打造“永不落幕的档案展览”。


文章来源于网络

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