婚姻档案需要数字化吗

2023-02-14 10:11:08 融安特 387

随着我国档案信息化进程的加快,各类档案都在进行数字化,那么婚姻档案需要数字化吗,以及关于婚姻档案数字化工作如何做?今天小编针对这2个问题重点进行讲述。

《婚姻登记档案管理办法》的出台,对我国婚姻登记档案管理有了新的要求,工作人员需要对原有的纸质档案进行数字化加工,使用统一的管理系统开展婚姻登记工作,从而全面地实现婚姻登记档案的数字化管理。目前,婚姻登记档案数字化管理中还存在一些问题,需要我们认真对待并加以解决。

1婚姻登记档案数字化管理的现状及存在的问题

婚姻登记档案数字化管理工作有了很大进展,也取得了较大成效。在数字化管理背景下,工作人员对婚姻档案进行了数据录入,在录入过程中清理了无效的数据,保证了数字档案的质量。

有关部门加强婚姻登记档案数字化管理业务建设,制定数据录入标准,明确录入项目及内容,保证了档案管理的规范化。同时采取了有效的安全保密措施,保证婚姻登记档案信息的安全。尽管如此,在婚姻登记档案数字化管理过程中,仍然存在一些不可忽视的问题。

1.1档案内容录入存在纰漏

原来的婚姻登记档案在进行信息录入的时候,基本都是采用手工录入的方式。这种录入方式容易出现错误。婚姻登记档案对干录入信息的准确性要求非 常高,如果录入过程中出现纰漏,将会直接影响到整个信息系统、影响婚姻登记档案的数字化管理质量。

1.2婚姻登记档案数字化衔接不畅

2004年,我国开始进行婚姻登记档案的数字化管理,但是许多省级有关部门和单位在开发数字化系统的时候,独立性比较强,各个省份之间档案的兼容性比较差。此外,我国公安户籍部门和婚姻登记档案管理部门之间的系统也不同,也会影响数据之间的兼容和衔接。

1.3婚姻登记档案数字化管理制度不够健全

由干婚姻登记档案数字化管理是新的工作,所以在工作过程中缺乏相关经验,导致数字化管理存在许多问题,比如存在数据保密制度不够完善、岗位责任落实不够严格等问题,从而制约了婚姻登记档案数字化管理的发展。

婚姻档案数字化工作如何做?

一、参照的规范

婚姻登记档案数字化加工应参照下列规范:

DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》

DA/T 22-2015《归档文件整理规则》

DB35/T 161-2002《文书档案目录数据交换格式和著录细则》

二、数字化前处理

1.确定扫描页

应将纸质婚姻登记档案全部扫描。

2.编制页号

(1)应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

(2)重新编制页号时,应在统一位置书写页号,且不压盖档案内容。

(3)书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

(4)应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

3.拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物,应注意保护档案不受损害,并对排列顺序不准确的档案进行重排。

三、目录数据库建立

婚姻登记档案文件级目录应符合《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)及《文书档案目录数据交换格式和著录细则》(DB35/T 161-2002)的有关规定。电子数据格式统一为DBF格式,目录数据结构必须完全符合标准要求。

1.目录数据准备:按照目录数据库建立时制定的数据规则,对照档案原件内容,规范档案中的目录内容。

2.对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

3.婚姻登记档案的文件级目录数据库结构:

(1)*为可选项

(2)“登记时间”即结婚、离婚、补发婚姻登记证的时间。

(3)“文号”即撤销婚姻登记时“决定机关的文号”。

(4)“文件时间”即撤销婚姻登记时决定机关发文的时间。

(5)婚姻登记档案的“类别号”由门类号(H)+婚姻登记档案类别号(J、L、BJ、BL、CX)构成,即:结婚登记类档案为“HJ”;离婚登记类档案为“HL”;补发婚姻登记证类档案(补发结婚登记档案为“HBJ”,补发离婚登记证档案为“HBL”);撤销婚姻类档案为“HCX”。

(6)档号结构:全宗号—年度—类别号—目录号—馆编卷号。

四、档案扫描

1.基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备,和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真,图像效果接近档案原貌。

2.扫描设备

(1)扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护,尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

(2)应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

3.扫描色彩模式

为保留档案原件信息,全部采用彩色模式进行扫描。

4.扫描分辨率

扫描分辨率为300dpi,应保证扫描后图像清晰、完整。

5.存储格式

(1)纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、PDF等通用格式,图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

(2)同一批档案应采用相同的存储格式。

6.图像命名

(1)应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯 一性。

(2)应科学建立纸质档案数字图像的存储路径,确保数据挂接的准确性。扫描文件的存放路径应根据档号命名格式逐级建立四级文件夹存放。第级文件夹以“全宗号”命名,第二级以“全宗号-年度”命名,第三级以“全宗号-年度-类别号”命名,第四级以“全宗号-年度-类别号-目录号”命名,扫描文件放在第四级文件夹中。

五、图像处理

1.旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

2.裁边

如需对数字图像进行裁边处理,应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

3.去污

如需对数字图像进行去污处理,以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质,应遵循展现档案原貌的原则,处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

4.图像质量检查

(1)数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时,应重新扫描。

(2)对于漏扫、重扫、多扫等情况,应及时改正。

(3)数字图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

(4)对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查,发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像处理。

六、数据挂接

1.应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接,以实现目录数据与数字图像的关联。

2.逐条对挂接结果进行检查,包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等,发现错误及时进行纠正。

七、数字化成果验收

纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、存储载体等。进行验收时,抽检比率不得低于5%,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%。

八、档案装订

1.纸质档案数字化工作完成后,拆除过装订物的档案如需装订,应做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

2.婚姻登记档案宜采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订或缝纫机轧边装订,文件较厚的,使用“三孔一线”装订。

以上内容就婚姻登记档案数字化管理的现状及存在的问题,即婚姻档案是否需要数字化,以及婚姻档案数字化的要求和标准简单进行了介绍,希望能帮助需要了解这方面知识的朋友。


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