数字档案室及档案数字化建设方案

2023-02-22 11:21:32 融安特 666

  数字档案室的建设

  数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术,开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能,实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督,为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。

  基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库,结合应用原生电子档案内容信息,实现了档案信息资源的数据化管理,可以进行全文检索,并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库,突破了传统的档案数字化理念,对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。

  基于数据智能采集技术,采用多样化、组合式信息资源收集方式,实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆,通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据,做到实时互通,跨馆出证。

  采用模型控制技术,实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理,有效地推进了档案馆业务工作的信息化。

  应用RFID 技术,实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置,拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后,在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息,将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。

  基于编研人员的档案利用,通过对档案信息资源的深入挖掘,实现对档案信息资源的智能检索,提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术,支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类,为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要,智能形成编研材料。

  感知档案,通过标签可以知道档案的状态,可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理,帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态,实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

  未来档案数字化发展是什么样的

  未来档案数字化发展

  随着高校图书馆信息化水平的不断提高,图书馆馆藏资源的载体形式发生了很大变化。目前,图书馆正通过将馆藏资源转化为数字数据,利用电子载体作为统一处理和存储的媒介,向信息数字化和数字化全面发展。光盘、硬盘、u盘等电子载体以其巨大的存储容量和优异的存取速度,正在迅速取代传统的纸质媒体,成为高校图书馆馆藏资源的主流信息载体。此外,除了高校图书馆自身馆藏资源的信息化外,还有大量电子出版物和电子数据的引入。这些以电子载体为存储媒介的数字信息将成为未来高校图书馆馆藏资源的主要组成部分。

  档案是一种重要的特殊资源,不 可 再 生。一旦损坏,将给国家和单位带来非 常严重的损失。近年来,随着自然灾害的频繁发生,档案的安全保管受到了极大的关注。

  随着文件保护技术的不断发展,文件的异构备份技术越来越成熟。在当前的技术条件下,它被认为是实现文件长期安全保存的最可靠手段。

  国家档案局明确提出,重点要从根本上加强安全保障能力建设,全面完善档案安全体系,确保档案的安全和保密。重要文件远程备份的实现。对于所有多组文件或文件副本,至少一组必须存储在不同的位置。对于重要的电子文件,不仅要进行同构备份,还要进行异构备份,并及时转换成缩微胶片或纸质文件,以保证其长期可读性。

  在档案数字化加工技术高度发展的时代,缩微技术与数字技术(即数模集成技术)紧密结合,将数字技术的优势(即数字传输的快速性、逻辑性和便捷性)与缩微技术的安全性、可靠性、持久性、真实性和经济性结合起来,并将其纳入现代信息管理的技术轨道。目前,我们正处于信息爆炸的时代。以物联网、互联网大数据、智能和云计算为标志的网络正充斥着社会生活和生产的每一个角落。在我国,档案的产生和发展经历了一个从低级到高 级、从简单到复杂的发展过程。随着时代的发展,现代档案馆的建设也对未来的档案馆建设提出了明确的要求,即向更高层次的绿色、智能化、智能化档案馆迈进。

  档案数字化加工是传统档案馆的“升级版”,智能档案馆是数字档案馆的“升级版”,或处于更高的层次和阶段。智能档案馆是数字档案馆发展的必然结果。总体而言,我们正在建设智慧城市,智慧档案馆的全方位服务功能凸显,体现了智慧档案馆的“记忆中心”功能,为党和政府的决策提供参考。

  作为传统档案馆和数字档案馆建设的更高层次和阶段,智能档案馆概念的确立及其实际建设迫在眉睫。智慧档案有狭义和广义两个概念。狭义的智慧档案是指档案建设的各个方面,包括传统档案、新档案内容信息和多元化档案资源中的载体信息。广义而言,智能档案是指涉及所有信息的档案,以及所有数字化的档案

  从档案馆的建设范畴来看,绿色档案馆的建设涵盖的领域更多,不仅包括智能档案馆的软硬件设施建设,还包括绿色建筑的研究范畴。随着生态可持续发展理念的提出和发展,绿色档案馆建设已成为未来发展的方向。绿色档案馆建设的理念产生于20世纪80年代,遵循生态环境保护、节能降耗、可持续发展、坚固耐用、安全可靠、协调高效的理念。它的目标就像智能档案馆的建设一样,是对档案工作高效发展的有力支持。最 大限度地发挥档案本身的作用;最终目标是实现档案的最 大社会价值。最 大限度地发挥档案馆的服务功能等。从发展目标来看,它们都是加强档案存储、档案信息资源开发、文化传播、社会服务等全方位功能的档案信息资源中心。这里,社会服务功能是影响档案价值的一个重要因素。

  数字档案馆的介绍

  数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆,它不仅仅起到一个数据中心的作用,也不仅仅起到发布利用的作用,而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成(integration)含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言,就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程,即在管理思想上以集成理论为指导,在管理行为上以集成机制为核心,在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制,并从全程管理和最 优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素,提高各种管理要素的交融度,以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性,最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

  档案馆数字化是什么意思?

  一般来说数字化是指把现有的将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据,再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型,把它们转变为一系列二进制代码,引入计算机内部,进行统一处理,这就是数字化的基本过程。

  档案馆数字化:就是把现有的档案资料以电脑的为媒体存储起来,以便管理,利用

  谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

  一、数字档案馆与传统档案馆的区别

  (一)档案人员素质方面

  结合档案人员的知识结构来说,由于每一个档案人员的文化程度不同,其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中,档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识,虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求,但实际的操作能力较差。而相反的,数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识,还要对计算机能够熟练的使用,并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次,随着时代的发展与进步,需要涉及的边缘学科越来越多,这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设,以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看,传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌,也让人们对数字化技术有了更深入的认识。

  (二)档案服务方面

  在传统的档案馆管理工作中,一切都是以档案馆为中心,用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找,直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而,在现代数字档案馆中,所有的服务活动都是围绕着用户而开展的,一切都是将用户作为中心点出发,在大量的档案信息资源中,数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源,解决用户的实际需求。因此,数字档案馆是以用户需求为主要建设目标,以此来吸引更多的用户,逐步提高 档案信息资源的利用率,使其能够充分发挥自身的重要价值。

  (三)档案的安全保护方面

  传统档案馆在安全管理方面,主要是对档案实体进行保护,具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式,其是与档案内容相互分离的,数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时,也对档案信息能容进行了加密,以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且,数字档案馆建立了完善的安全防护系统,充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势,大大提高了档案管理工作效率,也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。

  (四)馆藏方面

  21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏(传统的纸张、磁介质档案)和虚拟馆藏(存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库)两部分组成。实物馆藏经过数字化后,被全文存贮在本馆,转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献,还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中,而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引,丰富了自己的馆藏,以便于利用者的网上检索。

  二、数字档案馆与传统档案馆的联系

  (一)数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来

  传统档案馆在自身发展过程中,面对新生事物、新兴科技的挑战,出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面:(1)档案实体的增多及新型载体档案的增加,如电子文件的管理、检索、利用;(2)非纸质载体档案(如录像、录音等档案)的管理、检索、利用;(3)人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题,它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己,从最初的馆藏资源数字化利用服务,到网络化查询检索,到最终实现数字档案馆。

  (二)二者始终是信息传递的中间角色

  可以说,无论是信息技术多么迅速的发展,还是网路结构如此复杂化,档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色,主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中,档案馆并不是信息的生产地,其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息,并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此,它采集了海量的档案信息资源,以此来为用户提供更优 质的服务,所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致,都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是,数字档案馆最 大 的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善,确保档案效益得到充分的发挥。

  (三)数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在

  存在于虚拟的网络空间,脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用,不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵,它是数字档案馆的镇馆之宝,即使以数字化方式存在,它的实体也会得到妥善保管。

  三、结束语

  无论是传统档案馆,还是数字档案馆,都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此,我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆,从而促使它们和谐统一的发展,继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。


电话咨询
在线地图
QQ客服