解读丨纸质归档文件装订前需要做什么?修整

2019-08-05 13:50:55 兰台之家

编者按:

6.1 修整 6.1.1 归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.1.2 归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。

6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

6.1.4 对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

来源:DA/T 22—2015《归档文件整理规则》

以下为整理汇总内容,仅供参考。

一、修裱破损文件修裱是指使用专门的粘合剂和选定的纸张对破损归档文件进行“修补"或“托裱",以恢复文件的原有面貌,增加强度,延长寿命。归档文件修裱的具体操作方法应按照《档案修裱技术规范》(DA/T25一2000)执行。

1.修裱原则

(1)适宜性原则修裱所用材料应具有最适宜延长文件寿命的强度和特性,修裱材料和技术方法不得对制成材料产生副作用或损害。

(2)相似性原则修裱所用材料应与被修裱文件载体具有相类似的厚度、颜色和结构。(3)可逆性原则修裱所用材料和技术方法应具有可逆性。修裱处理后的文件材料,在必要时应能通过再处理使文件载体与其修裱材料相分离。

2.质量要求

(1)修裱成品应保持原貌,不得损害原件上任何历史痕迹,不得造成文字等信息洇褪扩散;

(2)修裱成品应具有较高的耐折度和撕裂度,以利于延长文件寿命;

(3)修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂,不变形走样,托纸与归档文件原件不得形成空壳;

(4)需要装订的裱件,在修裱、整裁后应留有装订边,以便装订。

3.修裱技术

(1)修裱前准备归档文件修裱前应认真进行检查,了解文件制成材料(如纸张、字迹等所属类型及损坏程度),以便采取合适的材料和方法进行处理和修裱。检查的内容主要包括:一是检查待修裱归档文件破损、虫霉状况,确定破损等级和修裱技术处理方法。二是检查字迹材料。修裱前应检查文件字迹材料遇水或有机溶剂泅化、扩散、褪色等情况,确定对字迹进行加固处理的方式,以及采用干托法、湿托法等技术处理方法。三是检查纸张材料。修裱前应根据纸张材料所属种类,准确选择修裱托纸、补纸。检查纸张酸度,pH值<7时,应先作去酸处理。检查结束后,应根据修裱原则和质量标准,针对归档文件破损、虫蛀、霉变及纸张、字迹材料状况,制定修裱方案并对拟修裱归档文件进行预处理。预处理的目的在于消除归档文件上面存在的有害因素,为修补、托裱创造条件,主要包括:除尘、消毒、去污、去酸、字迹加固等。珍贵的文件材料应先拍照后修裱。

(2)修裱方法一般来说,严重破损的归档文件,特征为纸张整体强度差,霉烂、脆化、粘结严重,应采取修补、托裱技术进行加固修复;一般破损的归档文件,特征为纸张整体强度尚可,但存在多处虫蛀、粘结、破损现象,应视其具体情况采取托裱或修补技术进行加固修复;轻微破损的归档文件,特征为纸张整体强度较好,但局部有残缺、破损痕迹,应采用修补技术对进行修整。修补是对残破文件进行局部修整的技术方法,主要包括补缺、补洞等。补缺是将残破口刮毛,并将补纸撕成与残破口相符的毛囗状,刷上浆糊,使之粘合。补洞是用毛笔蘸稀浆糊抹在破洞周围,然后用选好的纸张把洞补好。修补过的文件由于局部受潮和浆糊的作用,会产生不平的现象,需要经过闷水、压平、倒干,使补出来的文件平展。托裱分湿托法和干托法两种。湿托法适用于字迹遇水不扩散的文件,方法是在文件背面刷浆,然后托上一层新纸,托裱出来的文件比较平整和牢固,操作技术较易掌握,故较为常用。干托法适用于字迹遇水扩散的文件,方法是在托纸上刷浆,待撤潮后将其浮盖在文件的背面,用棕刷排实,上墙晾干。操作过程中文件接触水分较少,不会使字迹扩散,但技术要求高由于修裱工具、材料比较繁多,技术复杂,对操作人员要求较高,一般建议机关借助档案馆力量进行严重破损归档文件的修裱。有条件的机关,可以对一般破损、轻微破损归档文件进行修补或托裱。

二、复制字迹模糊或易退变的文件字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。文件字迹材料发生退变,如退色、扩散等而变得模糊不清时,就会影响档案的利用。在这种情况下,一般通过对字迹模糊或易退变的文件进行复制的方式保护档案信息安全。决定文件字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。对于传统书写材料来说,最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料,包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以颜料为色素成分、以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料,包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料,如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等,或者以粘附为转移固定方式的字迹材料,如铅笔。随着信息技术的广泛运用,如今比较常见的是计算机打印字迹、静电复印字迹、传真文件字迹。其中计算机打印字迹包括针式打印字迹、喷墨打印字迹和激光打印字迹。传真文件字迹包括感热记录字迹、喷墨记录字迹、静电记录字迹。一般认为,现今的激光打印字迹、静电复印字迹、静电记录字迹优于喷墨打印字迹和喷墨记录字迹。激光打印字迹、静电复印字迹、静电记录字迹的耐久程度介于墨汁与蓝黑墨水之间,但容易受到高温、摩擦、折叠和有机溶剂的影响。针式打印字迹、感热记录字迹耐久性最差,字迹材料容易发生退色、扩散等而变得模糊不清。不过,有些早期的激光打印字迹、静电复印字迹、静电记录字迹耐久性也较差,需要引起注意。对字迹模糊或易退变的归档文件,目前一般采用静电复印的方式进行复制。比如铅笔字迹、针式打印字迹、感热记录字迹以及其他易发生退变的文件,须复制后才能归档。为保证复印质量,复印时应要慎重选择纸张和复印设备,并且采用单面方式复印。

三、去除不合格装订用品文件制作时普遍使用的装订用品,如订书钉、曲别针、大头针等,其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主,容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀,使文件纸张受到损害。塑料装订夹、塑料封等塑料装订用品,保存较长时间后会氧化变脆,造成断裂,有的甚至产生损害文件纸张的物质,影响对文件档案的管理和使用。《规则》6.1.3规定,归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品,以避免对归档文件的潜在危害。原装订方式符合保管期限要求的,也可以不去除原装订用品。

四、幅面过大纸张折叠除上述三种情况外,在装订前还可能面临幅面过大纸张的折叠问题。实际工作中,一些特殊形式的文件,如报表、图样等,纸张幅面大于A4规格。由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的,为方便将来文件装盒,就需要对超大纸张加以折叠。进行折叠操作时,要注意控制折叠数,并将文件的首页标题露出,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。对于底图,严禁折叠。


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