档案库房管理十个窍门

2019-08-07 13:59:59 融安特

收藏档案的专门用房收藏档案的专门用房。库房地址的选择,以及防热、防潮(防水)、防火、防盗等方面均有一定的要求。

精彩内容

一、左抽右取调卷法

调卷时将所调档案左侧的一卷抽出5cm左右。归还时可以迅速确定档案位置、确保归位档案的准确。..左抽方便右手归卷;同时还可以对是否归档起到提醒作用。

二、盒装档案倒置法

对于以“件”为单位整理、装盒保管的档案,调出时将档案盒倒置,归还时一目了然。

三、保密档案两步审核法

同卷档案中可能存在密级文件和开放文件,收到调卷信息后,先通过检索文件级目录,根据划分的等级和标注的颜色审核。如不明确再翻阅卷内目录进一步审核,确保提供档案万无一失。

四、案卷散页检查法

档案中因为整理或装订等原因有的存在着散页现象,调阅过程中容易发生丢失,逐页翻查速度太慢,可通过轻轻抖动的方式进行检查。发现散页,及时处理。

五、预排归卷法

核对完当日调阅档案后,首先将所归档案按照存放位置的顺序排放在归卷车上,按照顺序环绕库房一周即归完所有档案,大大提高了工作效率。

六、档案排列取齐法

在接收档案上架及整理档案时,为使档案排列整齐美观,通常将档案外齐整理,使用取齐板,可快速的取齐整格档案,方便有效。

七、上松下滿装卷法

由于密集架上端较高,不同于下面可以从档案顶部调取,装满档案后调取费力,采取上端松散进行装卷,可轻松抽取上端档案,有效的解决了这个问题。

八、三指清点法

清点档案时,两眼平视,同时用食指、中指、无名指分别指向所点档案,一次清点3卷,提高了清点速度。

九、库房钥匙一取准

将库房钥匙排放在专用钥匙板上,从左向右,依次排序(为第一道门、第二道门……),使用时可迅速找到所需钥匙,十分方便,管理起来也非常规范。

十、库房管理多用盒

接收、整理、调归卷时,会用到一些文具或小工具,为避免频繁出入库房,建立多用盒。(内有手电筒、起钉器、各种笔、记事贴、刀片、橡皮、装订针、绳等。)使档案管理工作做起来非常方便


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