基于物联网技术打造智慧档案馆(室)

2019-08-09 14:34:47 融安特

基于物联网技术打造智慧档案馆(室)

安全管理篇

1、档案实体安全管理现状

档案管理大多还停留在目视管理的阶段

普遍缺乏自动识别手段,不利于盘点工作的展开

档案馆普遍对于实体档案库存有无、位置等情况缺乏准确把握

所以无从对于档案是否在馆等准确了解,缺乏安全管理机制

2、发展目标

信息化是将来管理系统改进的主要方向

虽然电子化档案室重要的发展方向,但是实物档案也是重要的资产,特别是涉及保密内容时,两者同样重要

采用自动识别手段,提高操作效率是发展方向

实现档案在位监管,提高资产保全率是重要方向

减少实物档案的遗失等问题发生

从而避免财产损失,杜绝涉密事件的发生

3、基于RFID的物联网技术

(1)档案袋贴标:

系统初始化档案袋编号,内容等

系统根据以上内容使用射频打印机打印标签,写入标签内容

取下标签,粘贴在档案袋的规定位置

将粘贴标签的档案袋放置馆员工作站射频读写器天线上,进行复核

对应设备:档案袋标签、射频标签、馆员工作站射频读写器

(2)档案盒贴标:

系统初始化档案盒编号,内容等

系统根据以上内容使用射频打印机打印标签,写入标签内容

取下标签,粘贴在档案盒脊底部的规定位置

将粘贴标签的档案盒放置馆员工作站射频读写器天线上,进行复核

对应设备:档案盒标签、射频标签打印机、馆员工作站射频读写器

(3)上架:

模式一:密集架模式

将要上架的档案置于移动式RFID工作台之上

推移动工作台至目标密集架旁

手持天线扫描层架标签

手持天线扫描相关将要上架的档案盒标签,符合要求的提醒上架

软件确认,完成上架过程

对应设备:层架标签、中距离读写器、手持天线、移动式RFID工作台

模式二:档案柜模式

管理员使用员工卡刷档案柜门禁读卡器,打开柜门

将要上架的档案置入档案柜相关柜中,关闭柜门

柜中的读写器会不停的进行扫描,监控档案情况

操作软件,会出现变化的档案情况,确定上架

对应设备:智能档案柜

(4)借阅:

借阅人到档案管理员工作站处借阅,刷个人员工卡

管理员查阅相关档案位置,软件中点亮相关档案架的指示灯

管理员到相应位置取走档案

在馆员工作站履行借阅手续,读写标签,借阅人取走

当采用档案柜模式,取走前要先制定取走内容,否则系统自动报警

对应设备:员工卡、馆员工作站射频读写器

(5)防盗:

档案在档案室内处于非借出模式

一旦办理借阅,置相关EAS/AFI位

档案借出必须办理手续,否则报警(针对档案盒级)

人员携带员工卡(ISO15693标准)进出可以读取员工的卡号,判断相关权限确定是否可以进出,否则报警

对应设备:防盗门

(6)归还:

借阅人到档案管理员处履行归还手续,读写标签,刷个人员工卡

管理员查阅相关档案归档位置,软件中点亮相关档案架的指示灯

管理员到相应位置放置档案

当采用档案柜模式,指定归还必须归还到位,档案柜及系统自动报警提示,直到相关档案到位

对应设备:员工卡、馆员工作站射频读写器

(7)盘点:

模式一:密集架模式

推移动式RFID工作台进行盘点

使用手持天线读层架标签,读档案盒标签

有不在此位置的档案系统提示

完毕后,应在此位置的缺少的系统进行提示

当出现移动式RFID工作台上有的档案应该上架的进行提示上架

对应设备:档案盒标签、移动式RFID工作台、中距离读写器、手持天线

模式二:档案柜模式

智能档案柜自动盘点

可自动盘点档案盒标签

可自动盘点档案袋标签发现异常丢失报警

发现多出标签提示

对应设备:智能档案柜

(8)销毁:

系统操作销毁流程

取下档案,系统注销

物理销毁

对应设备:馆员工作站射频读写器

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