解读丨纸质文件归档,千万别装错盒!

2019-08-14 16:05:52 兰台之家

编者按:

6.4 装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

来源:DA/T 22—2015《归档文件整理规则》

以下为整理汇总内容,仅供参考。

装盒包括将归档文件按顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分,装盒环节除一些技术性操作外,同样应该体现出归档文件系统化的结果。因此,在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。

一、装盒要求归档文件应严格按档号顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归位时,同样要注意将其按顺序装入相应档案盒中。否则,在以件为单位进行管理的情况下,一旦归位错误,将很难再找回,甚至可能从此成为“死档”。

装盒时,应按照分类方法的不同,将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。

这一方面是因为实体查找时是先由归档文件目录条目对应到档案盒盒脊项目,再由盒脊项目对应到盒内文件归档章项目,因此盒脊项目的设置必须与盒内文件归档章的项目相对应,反映出归档文件的存址。如果不同类别的归档文件混装在同一盒中,必然会造成盒脊项目设置的混乱,同一栏目填写时内容也会杂乱不堪。

另一方面,档案馆接收档案进馆时,按照进馆计划和接收范围的不同,对移交档案的年度和保管期限都有针对性要求。如果同一盒中不同年度和保管期限的档案混装,移交时就需要按照档案馆接收标准进行再加工,重编目录、重新装盒,带来大量重复劳动。

装盒的具体要求包括:

1. 不同年度的归档文件不应放入同一档案盒。要注意分年度装盒并不意味着同一档案盒内的文件都是一个年度形成的。例如,跨年度事由形成的文件,在某一年度整理归档的,应一起放入归档的年度中。

2. 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

3. 分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构(问题)形成的文件数量少,装不满一盒时,也不宜将其混装入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。

装盒时应注意以下问题:

1.应视文件的厚度选择适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体,站立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒,可选用厚度较薄的档案盒或横置式的档案盒,具体规格下一部分中将加以介绍。

2.档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后,顺次装入下一盒即可。


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