档案室智能密集架如何编号

2019-08-15 15:29:50 融安特

在和档案馆库管理人员打交道过程中,越来越多的被档案管理人员问到,如何快速有效地对档案进行编码整理,方便的使用智能档案密集架。为满足广大用户的需求,融安特的技术人员,为您详细讲述如何快速的为档案密集架有效地编码,存档。

智能档案密集架编号应符合下列要求:

1、整齐一致

排列一致,横竖成行,不同规格式样的分排;

2、通风避光

有窗库房的智能密集架排列,应与窗户垂直,以避免强烈光线直射;

3、空间利用

主要过道的宽度一般可在1m-1.2m间,一般的、非密集架、架与架之间的距离以0.8m左右为宜,柜与柜间的距离适当加宽,柜架不应紧靠墙壁;

4、统一编号

自门口起从左至右编架(柜)号,每个架(柜)子的栏也从左至右编号,每栏的格自上而下编号。如果没有栏,则是从上到下编格号。

以上是大致的思路,以下是具体的执行规范。

1、主题内容与适用范围

本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

本标准适用于档案馆(室)编制档号。

2、术语

2.1档号

智能档案密集柜在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督的作用。

2.2全宗号

智能档案密集柜给定每个全宗的代码。

2.3案卷目录号

全宗内案卷所属目录的代码。

2.4类别号

馆(室)藏档案类别的代码。

2.5项目号

产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。

2.6案卷号

案卷排列的顺序号。

2.7件号

案卷内文件的顺序号。

2.8页(张)号

案卷内文件每页(张)的顺序号

2.9代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。

3、档号编制原则

3.1唯一性原则

档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

3.2合理性原则

档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

3.3稳定性原则

档号一经确定,一般不应随意改变

3.4扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。

3.5简单性原则

档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存储空间,提高处理效率。

4档号的结构

档号结构分为三种:

4.1第一种结构为:全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页(张)号。

4.2第二种结构为:全宗号—类别号—案卷号—件、页(张) 号。

4.3第三种结构为:类别号—项目号—案卷号—件、页(张)号。

4.4档号中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用“—”(短横)相隔。

4.5件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要,选择一项编号。

5、档号的编制方法

5.1全宗号的编制方法

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

5.1.1全宗属类代码的编制方法

5.1.1.1在一个档案馆内,全宗属类代码不应重复。

5.1.1.2全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。

5.1.2全宗顺序号的编制方法

5.1.2.1全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。

5.1.2.2在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。

5.2案卷目录号的编制方法

案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。

5.2.1案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置,可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

5.2.2每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即,案卷目录内案卷数量不足100时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号。

5.2.3在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

5.3类别号的编制方法

5.3.1类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。

5.3.2不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时,可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

5.3.3在一个智能档案密集柜(室)内或一个全宗内,不应有重复的类别号。

5.4项目号的编制方法

项目号引用有关管理部门编制的项目代号

5.5案卷号的编制方法

5.5.1案卷号用三位阿拉伯数字标识。

5.5.2目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号。

5.5.3每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录;如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或按目录分编相应数目的案卷流水号。

5.6件号的编制方法

5.6.1不装订的案卷,卷内文件必须单件装订编号。

5.6.2件号用阿拉伯数字标识。

5.6.3卷内文件按排列次序流水编号,不应有空号。

5.6.4件号前必须同时列写案卷及其以前各号。

5.7页(张)号的编制方法

5.7.1页(张)号用阿拉伯数字标识。

5.7.2卷内文件各页(张)按排列次序流水编号。不应有空号。


电话咨询
在线地图
QQ客服