如何在七千万件档案中查找出一个特定的电子文件?

2019-08-28 15:28:52 兰台之家
来源:国家档案局发布《“大数据时代”环境下数字档案信息挖掘与传播实践》研究报告


想象一下你要如何在40TB,大概七千万件档案中查找出一个特定地理位置相关的电子文件?现在你只需要一个平板电脑,点击地图上你感兴趣的地点,就会在旁边出现一张相关档案文件的列表,当你点进列表中,甚至能看到每一条文件的元数据......



美国国家档案馆和文档管理署(The National Archives and Records  Administration,以下简称NARA)既是接收、记录美国联邦政府重要文件的官方机构,也负责保管大量的国家历史档案资源。


NARA有数量巨大、检索功能齐全的数据库资源,通过美国国家档案馆网站可以充分利用美国国家档案馆馆藏超过5000万份的历史资料,为了方便用户利用,网站开发了一系列的网络数据库,如检索非电子文件的档案研究目录系统(Archives Research Catalog,ARC)、检索电子文件的档案数据库检索系统(Access to Archives Database,AAD)、国家档案馆图书馆目录(NARA Library Catalog)、检索缩微资料的缩微出版物检索系统(Microfilm Publications Search)以及肯尼迪总统暗杀记录收藏参考系统(Thepresident JohnF.Kennedy Assassination Records Collection Reference System),丰富的数据库资源极大的方便了用户的检索和利用。


为响应奥巴马政府的“大数据的研究和发展计划”国家战略,NARA与美国国家科学基金会NSF(National Science Foundation)、北卡罗莱纳大学教堂山分校联合启动了“十亿电子文件信息架构”项目(Cyberlnfrastructure of Billions of Electronic Records,CI-BER),为数十亿联邦政府电子文件建立母版,并实现不同方式的可视化呈现等,后来又加入了杜克大学、阿什维尔大学、阿什维尔市等新的合作伙伴,形成了一个分别代表计算机科学、政治学、人文科学、工程学、信息和图书馆学等领域的合作团队。


“想象一下你要如何在40TB,大概七千万件档案中查找出一个特定地理位置相关的电子文件?现在你只需要一个平板电脑,点击地图上你感兴趣的地点,就会在旁边出现一张相关档案文件的列表,当你点进列表中,甚至能看到每一条文件的元数据”,这是CI-BER项目组在2011年大数据分析与可视化专题讨论会上演示的阶段性成果,目前已实现的工具集包括:


  • 大数据集的检索
  • 在大量记录中识别出包含特定地理位置信息的文件
  • 定位能够打开这些文件的,应用软件打开文件
  • 从文件中抽取元数据
  • 确定文件有关的地理范围
  • 为索引附加文件元数据和所涉及地理位置的经纬度信息



这些工具都是针对NARA馆藏的联邦政府电子文件量身定做的,随着研究的不断深入,其功能将愈加完善。


在利用大数据分析技术深入挖掘信息资源的同时,NARA对信息的宣传与传播也非常重视,不遗余力的扩大档案资源的影响力。NARA在很早之前就开始了对“新媒体与档案管理”这一课题的研究。


他们将“新媒体”定义为:以web2.0和社交媒体等网络新技术为支撑的信息交流平台,其中牵涉到社会参与和内容共享等一系列活动,政府机构和组织能够通过这一平台与广大民众紧密联系在一起。


在通常情况下,这一新技术平台由非政府的第三方组织(网络服务公司)运作,以其异常高效灵活的特点,日渐融入到人们的日常生活。档案管理机关如要跟上时代前进的脚步,对“新媒体平台”的利用将非常重要。


新媒体以沟通互动为基础,也常被称为社交媒体。Nara将其进一步细分为三类:一是如微博、博客、维基网站那样鼓励创作并发布原创内容的网络空问;一是社交网络工具,如Facebook、LinkedIn等;还有一种是网上文件存储与共享空问,如Flickr、Picasa等。


NARA于2010年12月制足了一份详尽的社交媒体战略规划书,这一战略有六大核心理念:合作、领导、发起、多元、聚合、开放。并进一步细分出三大目标服务群体:内部员工、政府部门及社会公众。


关于内部员工,NARA相信新媒体技术可以帮助雇员们更有效率和活力地完成工作,网上信息共享与协作可以激发个人潜力,为解决问题提供帮助;对于政府部门,NARA希望通过新媒体,将不同政府部门的档案管理者、从业者们联合起来,提高政府档案管理的效率,并为新媒体平台上所产生的大量数字信息的记录保存寻找最佳解决方案;而服务社会公众则是新媒体平台最重要也最根本的目标,同时也是呼吁公众为档案历史挖掘、档案文化传播贡献更多力量。


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