档案存储模式在中国的发展历程

2019-09-03 14:46:59 融安特

随着社会的发展进步,现代档案存储模式得到长足的发展。 目前市场上公司档案存储模式大致分为三种:一是自建自管,二是存放档案馆或是寻找传统供应商,三是集中存储。我们对档案存储模式发展进行了一次初步调研,在这过程中切身感受到了档案工作者在实践中的创新和进取精神。

一、自建自管

融安特

由于时代的原因,大部分企事业单位起初对档案管理不约而同地选择了自建自管,很多单位认为这种方式是最安全的。然而随着档案量的日积月累,档案管理人员工作大大增大,除了要做好前期的归档工作,日常也要对档案的完整性、安全性以及规范性进行维护,所以要想做好档案管理工作就要投入大量的人力物力和财力,档案作为成本部门,自身就产生较大的管理费用,现在办公场地和人力成本日益上涨,企业需要承担不小压力。

一些对档案管理重视程度较低的企业单位,将各种档案零散地堆积在众多资料中,档案的整理、保护基础工作做得不够规范,缺乏一套规范完善的档案管理机制,部分单位财力投入较少,档案库房缺少一系列的防护设备与措施,为档案的实体安全和信息安全带来隐患。

档案管理人员是档案管理工作的核心,档案管理人员的素质也决定着档案管理工作的质量。在很多档案自建自管的单位中,档案管理人员身兼数职,缺乏专业性,而外聘人员忠诚度不够,不能为档案管理的稳定性提供保障。

二、存放档案馆或是传统供应商

融安特

随着社会的发展,各行各业经济增长迅猛,档案的规模和档案的内容也在不断的扩大,自有库房存储空间逐渐饱和,加之延长纸质档案保管年限的政策出台,尚在保管期限内的纸质档案不能销毁,因此档案工作任务繁重和人力资源匮乏之间的矛盾日益尖锐。为了化解这一矛盾,档案外包业务孕育而生。

异地存储方式成功的解决了空间问题,然而存放档案馆对于企事业单位来说,后期的日常维护和调阅无法及时得到保障。相较而言,传统供应商的优势就显得略微凸显,除了提供存储空间以外,还提供日常维护的服务工作。

传统供应商一般使用移动密集柜存储,毋庸置疑,档案密集架优点非常突出,它节约占地面积,空间利用效率高,在不扩大库房基础上有效增加库容,最大限度地利用了库房空间。档案外包为托管单位节省了资金投入,日常管理工作更为方便,提高了调、存效率,节省人力,较好地满足了现代档案存储及管理的各项需要。

档案进了密集柜不等于进了保险箱,小编在调研中发现有些长期存放的纸质档案不幸遭到鼠咬、虫蛀、霉变。档案作为不可再生资源,在企事业单位中有着重要的作用,如果档案遭到破坏,将会对单位的稳定发展造成负面影响。另外,密集架机动性差,在档案转运时需要临时装箱,耗费时间,不利于档案迅速安全转移,如何充分发挥档案密集架存储容量大、管理方便等方面的优势,又尽可能地克服档案密集架的上述不足,扬长避短,已成为档案工作者的一项重要任务。

三、立体货架箱式存储——档案存储方式的创新实践

融安特

面对档案安全的新挑战,档案工作者积极发挥聪明才智,结合各自情况,从不同思路、不同角度改革完善档案存储模式。在调研过程中,我们发现了目前市场上较为先进的档案存储方式,而国内较大的专业档案管理公司都使用自动化立体货架箱式存储模式。

小编了解到,相较传统供应商的移动密集柜存储方式,自动化立体货架的箱式存储在技术和管理上有了改革创新,也更为先进和安全。高度立体货架在存储空间上向上延伸,既增加了档案存储密度,又为企事业单位进一步节省保管费用;在操作上使用机器人全自动化上下架,快速调阅,避免了人为差错,切实保障了档案的安全;箱式存储相对独立,移动灵活,兼有转运装具功用,不用临时装箱,便于紧急情况下档案转移,减少了档案受损的可能性。

同时,档案存储环境也得到改善,存储中的纸质档案经过超氧消毒、湿度调节,腹膜密封,做到专业存储的“十防”设计要求:防火、防盗、防潮、防水、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染,最大限度的延长原始档案的寿命。

如果说自管自建是1.0时代,存放档案馆或传统供应商是2.0时代,那么立体货架箱式存储就是3.0时代。虽然各种存储模式都有自己的优缺点,但是在新形势下,档案管理工作要创新化,要与时代接轨,通过不同途径以实现档案管理工作的规范化、标准化、科学化,提高档案管理工作的质量和水平。

电话咨询
在线地图
QQ客服