机关档案的整理和归档

2019-09-06 15:16:05 融安特

《机关档案管理规定》第四章第三节规定了机关档案的整理与归档,提出了卷件融合、电子文件归档等新思路、新要求。

机关档案的整理

档案整理工作,就是按照档案的形成规律和特点,根据科学的理论和方法,把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《规定》明确了档案整理的原则,并对具体整理流程提出了要求。

1、整理原则

《规定》提出了档案整理的4项原则,即遵循文件材料的形成规律;保持文件材料之间的有机联系;区分不同价值,便于保管和利用;逐步推进卷件融合管理。

2、基本流程

机关档案整理工作主要指对全宗内档案进行的整理。实践中,由于不同门类档案或者采用不同整理方法的同一门类档案整理时都有相应的整理规则,导致整理要求繁复多样,给整理工作带来了不少困扰。实际上,无论采取何种方法,档案整理的基本流程都是一致的,都需要确定整理单位,揭示档案之间的内在联系、确定整理单位之间的先后顺序、为档案提供唯一的标识、编制检索工具。

组件(卷)。《规定》提出“文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理”,建议不同门类档案确定适当的整理单位。

分类。《规定》对于全宗内档案的分类提出了3项要求:一是在《规定》第23条门类设置基础上制定统一、稳定的分类方案。二是不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应。三是机关档案分类方案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类,有专门规定的,从其规定。

编号。《规定》指出了档案编制要求:一是档号应当体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。二是不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

编目。对于目录编制,《规定》将其纳入检索工具予以统一规定,要求目录应当满足手工检索和计算机检索需要,并且应当与档案著录、元数据收集等工作和要求协调对应。


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