档案到了销毁年限怎么办?

2019-09-12 10:33:48 融安特

很多单位的档案到了销毁年限却不敢销毁,为探明原因,找到解决办法,笔者以会计档案为例,对多家单位进行了走访调查。

调查结果

首先笔者对档案销毁情况做了调查,发现有的单位从成立至今几十年来所有的会计档案都保存在档案架上;有的对到期会计档案打捆装箱贴封保存;还有的由主管部门代管;而按照规定进行销毁的没有一家。

到期不销毁的原因

应销毁的会计档案为什么不按规定进行销毁呢?究其原因,有如下几个:

“怕”销毁。根据《会计档案管理办法》规定,档案销毁需要单位主要负责人在销毁清册上签署意见。调查中发现,好多单位宁愿多留一些存储空间,也不销毁到期档案。这是为什么呢?究其原因:怕销毁后被别人埋怨,如果销毁,以后需要查阅,便无从查起了。因此,这项工作能拖就拖,能推就推,对一些到期的会计档案确实没有地方存放的就打包装箱,贴封入库保存,“万事大吉”。

怕麻烦。《会计档案管理办法》第十条第一款指出:对到期的会计档案“会计机构提出销毁意见,编制销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年代和档案编号”,主要领导签署销毁意见,指定人员监销。调查发现,特别是企事业单位会计档案保存年代久,档案数量多,会计人员换了数任,现任会计认为:销毁会计档案需要登记造册,有的还要进行鉴定,会计档案形成时间长,现有人员少,工作量大,任务重,根本没法开展此项工作。

几点思考

修订后的《会计档案管理办法》将会计档案定期保管期限调整为10年和30年,随着档案保管年限的延长,到期后的档案没有及时销毁,占据了大量档案空间,对应接收的档案因库容不足入不了库,成了“烫手山芋”,存之有余,弃之不能。这不仅给管理人员增加了工作量,而且大大增加了经费投入。面对这种情况,笔者给出以下建议:

1.为领导决策提供政策依据。宣传学习《档案法》和《会计档案管理办法》相关规定,使领导及相关人员懂得,销毁到期会计档案是法律法规的明文规定,在销毁到期会计档案时,要消除顾虑,工作人员要不怕麻烦,做到按法律法规赋予的销毁程序进行销毁到期的会计档案,既合法又合理还能减轻工作人员负担。

2.销毁会计档案时要严把鉴定关。对需要销毁的会计档案进行认真鉴定,虽然有些档案已到期,根据档案的具体情况可适当延长保管时间。这类档案可交由第三方档案存储机构进行托管,一方面可释放本单位存储空间以便接收新的档案,另一方面较好的存储环境可延长重要档案的使用寿命。

总之,销毁到期会计档案,这是法律赋予的职责和义务,无限期延长到期档案的保管时间,不按规定销毁也是一种不负责任行为。因此,会计档案应按照《档案法》《会计档案管理办法》要求,做到销毁有据,保存合法,依法办事,科学管理。


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