智慧兰台,湄洲湾电力再创新辉煌

2019-09-12 14:51:15 兰台之家

作者:国投云顶湄洲湾电力有限公司 黄巧芳来源:兰台之家交流群

在海峡西岸,戈壁沙滩上有一座现代化的大型电厂——国投湄洲湾电力。

当您走进国投湄洲湾电力档案室,全文检索、数字档案、智能密集架、快速调卷、语音提示、红外线感应,近400平米库房宽敞、整洁,一列列一排排井然有序、规范整齐的档案卷宗,无不感到湄洲湾电力先进的网络化、智能化、数据化管理的“智慧兰台”。

时间回溯到五年前,2015年的夏天,我初来湄洲湾,炎热酷暑,国投湄洲湾电力二期项目开工伊始,项目部只30多平米的临时资料室,五节柜里存放着大约200多份项目前期准备文件。

如何管理项目档案、如何建立湄洲湾电力兰台,这是迫在眉睫的事,做好前期规划特别重要。

领导重视,前期策划和布署

公司各级领导高度重视档案工作,多次就档案工作开会、部署,勾画档案蓝图,规划档案工作未来。

先后确定“项目档案实现智能集成化管理、实现达标投产验收、创中国电力优质工程奖、国家优质工程金奖、实现国家一流项目档案管理”目标,精心策划和部署三同步管理方案:“项目档案管理与项目建设同步、档案信息化建设与智能库房建设同步,数字化工作与项目档案管理同步”,制定“项目档案管理及智能库房建设、数字档案系统与智能库房集成一体化智慧管理建设方案”。

搭建组织管理架构

我们首先制定《公司档案管理办法》,明确公司档案管理原则、组织和内部各部门职责划分,规定档案的收集、归档、整理、保管、检索、编研、统计、利用、安全、保密、鉴定和销毁、借阅和复制等制度。

明确项目档案工作以公司综合管理部档案室为核心,由公司副总经理分管,工程部及各职能部门、各项目负责人、兼职档案员、资料员为基础构成档案工作体系。档案管理与项目同步管理。

档案工作纳入了企业发展规划、年度工作计划和信息化建设规划,纳入了各职能部门业务工作管理制度与流程,纳入了业务人员岗位职责,纳入了绩效考核。接着组建工程综合管理与档案组,以建设方领导、总承包、监理和各参建单位共同组成,定期开展项目文档检查工作。

同时出台项目档案管理和业务流程制度。依据《火电建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T241-2012)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)及国家有关项目档案管理标准和规范,制定涵盖整个项目档案管理和业务流程的《国投湄洲湾第二发电厂2×1000MW机组建设项目档案管理实施细则》,明确建设方、监理、总承包管理职责、项目文件及竣工图的编制要求、档案归档范围和内容、整理规则、质量要求和审核、移交归档程序和时间及创优等,并对不同载体音像、实物也做了详细规定。同时在实践过程中及时补充、更新和完善、持续改进。

积极探索EPC项目档案管理新模式

国投湄洲湾电力二期项目实行EPC总承包项目管理模式,为国投集团首家,在2015年项目开工初起,当时国内尚未出台总承包项目档案管理规范和标准,可借鉴的经验亦少之又少,项目档案管理以什么样的模式定位?我们是摸着石头过河。

我们以项目档案管理为中心工作,积极探索出“业主、监理、总承包、施工单位”四方一体化管理模式。项目文件实行业主统揽全局、总承包跟踪管理、监理监督检查、施工单位具体管理的模式。最大限度地发挥EPC总承包项目多方资源的整合、实现了项目立项、设计、准备、管理、施工、调试、竣工验收文件管理的高度融合。

档案从来不是焦点,砥砺默默前

档案从来不是焦点,潜心做好基础业务、不断丰富室存档案资源才是本分。

从规范业务流程抓起,梳理档案收集、整理、归档再到保管、编目、借阅每一个业务流程,归档实行“谁形成,谁归档”原则。对形成和处理的各类文件材料开展规范化的登记、积累、归档。同时对工程每天流转的工程联系单、设计变更单、报审单等进行分类、登记,不遗漏一份。对不完整、不成套的文件,去各业务部门悉心业务指导收集工作,与经办人核对、再收集;“归档了吗”成为档案人口头禅:开会在大家谈完自己工作时总会说一句:“归档了吗?记得归档哦”。

以档案质量控制为重点。我时常奔走于总承包和各个参建单位,培训人员、定期召开档案专题会议,指导总承包档案管理并就有关问题沟通,遇到问题适时召开档案专题会议,统一认识、统一规定;在单位工程竣工阶段,对一个个分项工程、一个个分段工程档案进行质量审查,对档案形成过程进行管控,为施工资料的完整形成打下了坚实的基础。在项目竣工文件验收阶段,大量的竣工文件运输至档案室,我和同事逐项检查、验收项目竣工文件,不放过一个细节,为此不免与施工单位发生争执,我也落下了“厉害”和“太认真”之名。但令人欣慰的是二期工程档案以较高的案卷质量通过专项验收。

公司吸收合并,档案工作面临新挑战

2017年公司吸收合并,整合湄洲湾电力一期26年历史档案迫在眉睫。一套人马管理两个全宗档案,一期机组工程档案为全英文,档案未集中管理,未按标准整理、未建立检索目录,查询一份文件相当困难。为了快速解决历史遗留问题,我们成立以档案人员和各职能部门业务人员为核心的档案鉴定工作组,对历史档案进行多次鉴定、收集和系统整理,建立中英文对照检索目录,并且对设计、设备图纸、基建综合文件、商务等重要文件进了数字化。一期档案于2018年达到标准化管理和数字化管理。

件件卷卷皆真迹,张张页页尽春秋

从二期基建项目到一期吸收合并档案整合,一份份收集、清点、验收,一份份鉴定保管期限和密级、分类、填写档号,一张张编制页号,一份份编制目录信息、组卷 ……日复一日,年复一年,一沓沓、一车车的档案材料搬运进了档案室……经过档案人员的鉴定、分类、编目、整理成为了一卷卷、一件件真实可靠、整齐规范的档案。截止目前,湄洲湾电力档案库存案卷达1.32万卷,内容涵盖国投湄洲湾电力1993年至今的27个春秋档案。

奋斗的脚步永不停歇,新时代迈上新台阶

依据“项目档案管理及智能库房建设、数字档案系统与智能库房集成一体化智慧管理建设方案”,分步实施、开始迈上创建“智慧兰台”之路。

构建智能档案库房。2015年5月构建符合“档案馆建筑规范”和“八防”要求的档案库房。配备国内先进的智能电动密集架。2017年5月,采购并安装集手动、电动、电脑控制功能于一体的智能电动密集架。实现语音提示、操作指令、灯光保护、红外线感应保护、电磁保护、自动定位、温湿度显示等功能,使档案管理安全、快捷、方便。

构建数字档案管理信息平台,参建单位共享信息平台。2016年初搭建数字档案室所需软硬件环境和网络环境,购置集出图、复印、扫描一体的工程数码复合机、高速扫描仪等数字化设备及配套数字化软件;2016年11月,数字档案信息系统开始实施,实现了档案全文检索、文、图、档一体化、网络化管理。参建单位共享的数字档案信息平台。2017年初,建设、总承包、监理、施工单位共享数字档案信息管理收集整编平台,在线归档、整理、汇总、审核电子数据。2018年数字档案信息管理系统与OA、ERP集成,实现文档归档、借阅审批一体化管理。全面实现网络化、数字化管理。存量数字化与增量电子化档案不断丰富。2015-2019年,湄洲湾电力完成档案数字化副本共13.5万件,著录目录信息20.3万 条。二期项目数字化率达99%。

实现档案数据库与库房智能化一体管理。2017年6月我们对数字档案信息系统进行二次开发,通过档案人员、信息人员、实施方多方努力,数字档案信息系统与智能电动密集架控制系统完美对接,不仅可以查询、下载、浏览电子文件,而且可以通过档案储存定位信息和智能电动密集架液晶显示屏显示的档案检索信息,准确无误调卷。档案数据与档案库房实现智能一体化管理。

至此,湄洲湾电力成功打造集档案信息管理与库房智能化管理为一体“智慧兰台”,创建了一个集档案目录信息、电子文件查询、全文检索、网络化管理、数字化、智能化管理的档案管理信息系统,成为国投集团首家“智慧兰台”。

历经多次大考

2018年2月国投湄洲湾电力2*1000MW机组项目高标准一次性通过了福建省档案局“建设项目竣工档案专项验收”, 验收专家组一致认为国投湄洲湾电力档案管理体制、数字化档案室建设、基建项目档案管理在全省属较高水平,予以一次性通过;2018年3月高标准通过了两台机组投产达标“工程档案”检查 ;2018年5月通过中国电力建设企业协会电力行业优质工程“工程档案”检查,工程获行业优质工程奖。

档案宣传增添兰台新活力

2017年-2018年结合国家档案局主题,连续两年举办“档案宣传月”活动。在公司范围和二期项目参建单位开展“档案-我们共同的记忆”、“档案见证改革开放”等系列活动,活动有声有色、达到增强全员档案意识、助力档案工作的效果。“档案见证改革开放”活动激发了公司员工和参建人员爱国爱厂情怀,焕发档案工作新活力 。

新时代新兰台,交出满意答卷

弹指五年间,国投湄洲湾电力档案室从200份文件达到20万件档案,从30平米的资料室筑成400平米的现代化数字档案室, “智慧兰台”与基建项目档案管理成为行业管理典范,集团内及福建省行业内前来学习借鉴人员络绎不绝,形成了良好的社会影响力,创造了良好的经济、环保和社会效益!

五年来,湄洲湾电力档案人砥砺奋进筑兰台,书写了新时代电力兰台人奋斗史!五年,一段历史的终结,同时也是下一个五年的开幕,又一个五年的号角吹响。目前公司档案工作已全面步入提供生产运营服务期,兰台迈向创新服务方式、多方位全面服务企业生产经营工作之路。以档存记忆,留史知未来,让我们不断创新和奋进,谱写湄洲湾电力未来更精彩的历史!


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