家庭档案的装订、排列、编号、编目、装盒和保管

2019-10-17 15:47:26 兰台之家

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上期内容,详见:家庭档案的收集和分类

家庭档案的装订

家庭档案的装订一般以件为单位进行装订,也可视档案的具体情况选择装订和不装订。

学习笔记、工作笔记、日记、家庭议事记录、家庭大事记等,可将一本视为一件。

对需要装订,又需要保存10年以上的档案材料出现破损字迹褪变的,要先进行修复和复制再采用不锈钢订书针或者用绳线装订。

装订档案材料出现纸张大小不ー时,左、下侧对齐即可,无需裁剪成统一大小,避免裁剪掉字迹、图文内容。

大于A4纸的档案材料,如表格、图纸、书画作品等,用手风琴折叠方式折叠成A4大小,以便装盒。有些不宜折叠的,则采用卷筒的方式。


家庭档案的排列

家庭档案的排列包括档案的排列和装盒后档案盒的排列。档案的排列是指根据分类方案,在最低一级类目内将同类别的档案按时间或重要程序排列在一起。

档案盒的排列是指档案装盒后,将同一类别的档案盒排列在一起,不同类别的档案盒可根据具体情况确定其排列顺序。


家庭档案的编号

家庭档案的编号是指在家庭档案有序排列的基础上,给档案编“件号”和“盒号”,用以固定家庭档案的位置,便于查找和利用。

编“件号”宜在分类方案最低一级类目内,按档案排列顺序从“1”开始编流水号。


件号编制实例:

任宏远(丈夫)

婴幼时期

件号:1n

任宏远(丈夫)

学生时代

件号:1n

任宏远(丈夫)

恋爱婚烟

件号:1n

综合

房产设备

件号:1n

    综合

    家政管理

件号:1n

综合

    家庭历史

件号:1n

综合

    家庭收藏

件号:1n

“盒号”的编制应在装盒完成后进行,宜在一级类目内从“1”开始编流水号,前面可冠以大类代号,如任宏远一1(RHY-1)表示该盒为任宏远的第一盒档案,综合(ZH-1)表示综合类的第一盒档案。


家庭档案的编目

家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录、填写家庭档案盒脊背标识。

家庭档案的编目应逐件编目,目录项目包括:件号、责任者(作者)、题名(该件档案所反映的内容)、日期、页(张)数、备注,可根据需要增加文号等其他项目。归档目录单独装订存放,家庭档案数量非常少的可选择不编目。

家庭档案目录示例1:

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

1

长沙市一中


2010年下学期三好学生证书(任雾)

20110121

1


2

湖南省教育厅


2011年全省生物竞赛一等奖证书(任雾)

20110905

1


家庭档案目录示例2:

件号

责任者


文号

题名


日期

页数

备注


1

任宏远



长沙晚报2011318A12版《家庭建档 服务家庭》

20110318

1


家庭档案盒脊背标示内容包括:家庭档案类别、盒号,考虑装具的重复利用,脊背内容可用铅笔标识。


家庭档案的装盒

家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别及其排列方法,按件号的先后顺序将档案材料装人档案盒,不同类别的档案宜分开装盒。为便于管理,可在每盒档案的最后放入一张备考表,用于登记该盒档案的收集、整理状况及利用中出现的情况。


家庭档案的保管

应将家庭档案存放在家庭档案柜或其他家具柜中,保密、隐私、费重的家庭档案可单独存放,每个家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘、防潮、防高温。如果认为家庭不具备保管条件的,可将其珍贵的家庭档案及其他档案送家庭所在地各级国家综合档案馆寄存托管,其所有权仍然属于寄存托管家庭。


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