来了!2019 企业档案工作论坛精彩发言 精彩瞬间!(第一辑)

2019-10-29 14:59:29 兰台之家

为推动新时代档案事业发展,经国家档案局批准,由国家档案局经科司指导,中国档案学会主办的企业档案工作论坛定于10月24日-26日在北京举行,会议期间还举办“档案新技术新产品展示会”。

以下是兰台之家在现场记录整理的讲话要点,仅供伙伴们参考、学习,有任何问题,敬请“留言”。更多论坛照片,请查询兰台之家“精彩瞬间”,长按保存、下载。

融安特

中国档案学会秘书长邓小军主持会议,致辞首先我介绍一下参加论坛的领导和嘉宾,国家局副局长 中央档案馆副馆长付华,中国机电兵船档案学会理事长、中国档案学会企业学术委员会主任委员刘左,国家档案局经科司企业档案业务指导处处长蔡盈芳,国家电网有限公司办公厅文档处处长周峰,航天档案馆副馆长李洪。参加这次会议,有来自全国各地企业档案部门的代表200余人,对大家的到来,我们表示热烈的欢迎! 作为学术性社团组织,中国档案学会长期以来,围绕国家档案局的工作部署,围绕业界关注的焦点热点问题,开展档案学术研究,举办了许多有影响力的学术活动,有力推动了档案学术研究和业务工作的开展。今天,我们围绕数字经济环境下的企业档案工作进行研讨,探讨新时代企业档案工作的发展。今天将有八位专家做主旨发言,分享他们的研究成果。


国家档案局副局长 中央档案馆副馆长付华 讲话

融安特

我们这次会议的主题是数字经济环境下的企业档案工作。那么什么是数字经济?社会各界有许多讨论,也关系到我们档案部门。互联网、物联网、工业互联网、人工智能、5G、智慧交通、智慧城市等纷至沓来,让我们目不暇接。档案行业没有置身事外,档案行业深受经济社会信息化的影响,档案工作也不断进行调整,这种影响不但体现在档案工作的前端、终端,也影响到了后端,不但影响了档案工作的工作对象,也影响了档案工作的方式方法,甚至于还影响到档案工作者的思想和观念。

付华指出,企业档案工作论坛的召开是贯彻党和国家方针政策重大部署的一个需要。我们需要研究如何把习近平新时代中国特色社会主义的思想和党对档案工作的总体部署,贯彻到档案工作实际中去,这是我们的一个重要任务。

付华指出,企业档案工作论坛的召开,也是研究企业档案工作的科学发展的需要。数字经济对企业档案工作的影响是巨大的,它就在那里,不管是你真看不见,还是装作看不见,它就在那里影响,我们是无法躲开的。我们要对数字经济环境下企业档案工作的问题进行讨论,要研究企业档案工作的现状,找出存在的问题,进行研判,找出解决办法。

付华指出,要梳理企业档案工作所面临的时代特征。新时代企业档案工作究竟有哪些特点?要确定企业档案工作的方位。我们深受数字经济的影响,数字经济一个很重要的特点就是万物互联,让档案的形成、管理、利用,越来越分散,档案工作也必然面临过去集中化形势下不同的新问题。付华指出,数字经济中还有一个特点,我们是躲不过的,那就是智能化。智能化越来越发展,应用的面越来越广泛。档案部门视而不见,只能被时代淘汰。

智能化究竟在档案工作中哪些方面表现?智能化可以应用于档案工作的哪一个环节?我们看到了“档案新产品新技术展示会”所展示的产品和服务,也看到了档案科技公司推出的智慧档案馆解决方案。从目前的情况来看,档案科技公司推出的方案,主要集中于产品、硬件、设备管理、环境管理,而没有把智慧化应用到档案资源的开发管理工作中。接下来智慧化,一定越来越多地影响着档案工作,我们如何去顺应这种形势,推动档案工作的开展,需要我们进行研究。

付华指出,近些年企业档案信息化突飞猛进,但并不意味着企业档案信息化的问题都已经解决了,还有许多问题有待进一步解决,比如电子文件归档问题,电子文件的单套制。目前已经制定了一些标准规定,但是这些标准和规定还不很完善。电子文件单套管理的时候,一定要有一个万全的准备,这些工作需要我们不断地进行探索。付华指出,企业档案工作中还存在着一系列特有的问题。比如智能制造带来的三维电子文件管理,这是一个被国外严重卡脖子的地方。三维的电子文件,基本上都是使用国外软件,几乎没有一个是中国的软件,它的格式不公开,很有可能会像华为、中兴一样被外国人断供,卡住。一旦卡住,不但无法进行新一代武器、新一代设备研制,而且留存下来的三维电子文件,有可能也打不开,问题就会非常严重。从目前来看,这个问题还没有真正的引起国家重视,需要我们大家共同呼吁,共同研究解决办法。即便找不到一个终极的解决方案,也应该去找到一个临时过渡的、一种中性的办法去解决。现在我们的数字经济发展如此迅猛,电子商务在国家大力的推动下,发展速度远远快于国外,带来一个非常重要的问题,就是电子合同、电子订单、电子发票的管理。有些单位进行过调研,如果电子发票有70%使用电子化,可以节省几万平方米的库房。

付华指出,我们还要研究“十四五”规划,研究企业档案工作的方向。在“十三五”之前,我们一直强调企业档案管理规范化,把规范化作为一个重点。那么在接下来,是不是还要以规范化为重点?我们进入了新时代,中国社会主要矛盾已经发生了变化,档案部门的主要矛盾需要研究、探讨。信息化、智能化一定会被前所未有地强调,并不仅仅来源于档案工作,社会各方面都有要求。付华指出,数字经济迅速发展的情况下,企业档案工作的方向应该从强调规范化管理,向信息化管理的理念方面转变。付华强调,时代是思想之母,我们要把握时代的脉搏,找准企业档案工作发展的方向,找到解决企业档案工作的问题,寻找到解决问题,突破限制的办法。


国家档案局经科司企业档案业务指导处处长蔡盈芳主旨演讲《机遇与挑战:数字经济下的企业档案工作》

融安特

数字经济给档案工作会带来什么样的挑战呢?五个方面,管理能力、管理理念、服务范围不足、生存空间的挑战,国际化布局的挑战。

第一个,管理能力的挑战。信息或者数据产生的速度会大大的加快,文件产生原先由系统转变为平台;电子文件产生环境发生重大变化,我们原先的分类将会变得更加困难;产生的档案,不仅仅是台式机、终端设备,手机等移动设备将成为产生文件的主力设备,因此文件格式更加多样化,更加非版式化,数据类文件占比将越来越多。电子文件的产生,由离散演变为每一秒钟都在产生;档案管理的难度越来越大,档案工作的技术含量也越来越高。档案工作越来越依赖于外部力量,档案管理的服务外包也会越来越多。

第二个,管理理念的挑战。信息数据的作用更加关键,对档案安全也提出了更高的要求。而且原先信息作为查找,但是现在数据或者档案成为生产要素,而且是驱动要素,它不仅仅是查找凭证作用,还有驱动作用,以前档案只是信息的一部分,但是现在不是。文件的生命周期理论会再次受到冲击。因为电子环境下文件管理活动与纸质管理文件存在着明显的差异,可能生命周期理论也会受到冲击,而且现在出现了档案保管责任转嫁的现象。文件由平台产生,机构分类法也会受到挑战。

第三个,服务方式单一,导致服务能力不足的挑战。对档案的凭证作用提供方式和速度也提出了要求,包括异地查找打破时间限制,更加快速的需要档案等等。企业竞争的加剧,导致对企业对知识的渴求,进一步加剧,华为等大企业一刻也没有停止对知识管理的需求与探索。企业档案的大数据作用的进一步发挥的路径在哪里?所以对鉴定理论提出了挑战。

第四个生存空间的挑战。这些挑战最终都会表现出来生存空间的挑战,你不去干,别人就会去干。数据大数据管理办法,可能最直接的给综合档案馆带来巨大的冲击。机关档案工作会不会有冲击,企业档案工作有冲击?其实企业档案工作早就受到了冲击。我们有好多企业档案部门在主动作为,这个冲击得到了缓冲。档案管理的范围和边界在得到冲击,包括空间边界,人员边界也在得到压缩,拓展空间成为当务之急。我们怎么拓展?觉得可以技术拓展,包括我们的平台,内容拓展。

第五个挑战就是国际化布局。比如说联合利华公司,档案部门就是国际分布;中国交通建设集团在布局终端档案管理中心,不止一个档案馆,在建一个档案中心;汇丰银行在全世界布局档案中心,亚洲区的档案中心在新加坡,有全球档案总监;国泰君安也叫档案总监了,原先叫档案中心主任,尽管是个名称的改变,体现的是全球理念。

这给我们什么启发?竞争激烈,这是我们的挑战,但我们有没有机遇呢?很多。

竞争的加剧,企业对信息和知识的渴求,可以说这是我们档案工作千载难逢的机会。因为想要知识,我们可以提供,我们就有发展的机遇。数字技术的发展,本质上是信息工作的档案工作,增加技术含量,也提供了机遇。前期巨量的数据积累,大家不要以为档案没有事做,前期几十个系统,每个企业至少三十个系统的运行,几十年的运行,巨量的数据积累,数据管理风险进一步显现,给档案工作提供了大显身手的机会。企业都在等着,也不知道档案工作能做。经济的开放,给档案部门走出国门也提出了需求,包括中交集团这样的都提出了需求。

机遇与挑战,我们怎么来应对?我觉得拓展空间成为当务之急,数字化转型要进一步深化,人才队伍要建设,思路观念的改变仍然关键要素。

第一个拓展空间,内容的拓展,只有向前延伸,技术的拓展,机构的变革。华为档案机构由it流程部划转到总裁办,变为直接归总裁领导,档案部门的负责人为档案总监。档案要向前延伸,要对档案室的工作赋予新的内容。如比亚迪扩大档案边界,不仅仅是一个档案室的工作已经往前延伸了很多。我们要的是前端延伸,可不是前端控制。控制是对文件形成的时候仅仅提出要求,前端延伸是要把前端的工作成为档案工作的一部分,延伸内容就是做好管好企业记录,做好内容的管理。比如说某制药厂将文件、数据、档案三个整合到一个部门叫文档管理部门,挺成功的,而且能成为一个独立的部门。

技术的拓展,我们的电子档案管理系统必须升级换代。现有的档案平台还只是一个信息管理平台,远没达到一个协同平台和数据综合查询平台的功能。有的单位已经提过,叫做管档案向管数据转变,但是似乎不太成功,我建议改一个提法,叫做管档案向管数据延伸。转型,就意味着不管档案了,延伸就意味着守住档案的阵地,然后做更多的事情,难点是缺人才,缺实践,缺理论,缺能力。

要对档案室赋予新的内涵。国外,统称记录管理部,重在记录的合规,含义不同于国内的档案室。国内仅是进馆前的管理,仍旧属于档案管理的范畴。改革的方向,档案室要具有记录管控功能,而不是管理功能。对产生的记录归档前进行统筹管理,优化记录管理,建立关联关系。

发挥大数据价值?档案部门是否能担当此任?本钢就是一个很好的例子,本钢的档案部门介入前,ERP数据的管理困难重重,量大,系统负荷重,记录数据严重冗余,关联差,存在不少错误。档案部门介入后,减轻ERP的数据负担,大幅度降低数据冗余,提高了数据质量。我们档案馆也是这样的,正在深度的介入数据管理工作,他们也取得了一些很好的成绩,这是我们的第一个策略。

第二个策略要进一步数字化转型,深化的数字化转型,叫全业务数字化转型。怎么看?数字化的管理全流程,服务范围全方位,支撑能力更有利,电子文件要全归的,资源要全数字化。这是应对效率的挑战,应对生存空间的挑战,应对服务能力的挑战,应对资源的挑战,应对效率的挑战。

第三个,人才队伍建设是重要的推推动力。需要知识结构多学科的复合型人才,技能结构领军人才极其缺乏,专业结构统筹规划人才也缺,数量结构中高端人才偏少,理念结构,具有创新性的人才也缺。

第四个理念思路的改变,被动思想一定要改变。其实我们说被动的反面不是主动,是什么?是不被动。不被动的反面才是主动。主动,主动,再主动。不被动不代表主动。还有一个我们要找着力点,结合点、契合点。我们企业档案部门要正确处理业务部门的关系,正确处理与信息部门的关系,正确处理与文博部门的关系,我们企业也有的有文化部门博物馆,正确处理与保密、机要、文秘部门的关系。如中石油成立档案馆,对档案机构进行重大的调调整,就是一种拓展生存空间。

所以说十四五规划的建议,可不可以有这么一些方向?信息化当然是作为重点,但是我们能不能改变改革提法。数字档案馆不是试点,应该全面铺开,数字化转型应该是每个企业档案工作的标配。电子文件的归档要由试点转向全业务系统,所以数字转型也要全业务;以大数据技术为重点的档案信息开发利用,基于档案的知识管理要有实质性的突破,体制机制上的重大突破等。

这是我的一家之言。有不足的有问题的地方是我个人的问题,认识上的不足。如果说有些可取的地方,也在于我们各级领导对我的指导,对我的正确的领导,谢谢大家。

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