国家档案局副局长付华:档案科技助推档案管理现代化

2019-11-06 14:52:11 兰台之家

改革开放40年来,我国建立了专业研究与群众研究相结合的档案科研体制,围绕着档案事业发展中的重要问题组织有计划的科研攻关,取得了一个又一个重要档案科技成果。这些科技成果广泛应用于档案管理与保护,国家加大了档案馆库建设投入的力度,建设了一大批符合档案保管、保护条件的新的档案馆库,引入了大量的档案管理与档案保护设备,提高了档案管理与保护的现代化水平。

《科技驱动发展——档案科技助推档案管理现代化》

作者:国家档案局 付华 原载于《档案学通讯》

中华人民共和国的成立拉开了中国现代档案事业建设的序幕。经历了共和国成立初期的蓬勃发展、“文革”十年的停滞混乱和改革开放以后的欣欣向荣,我国机关档案工作、企业档案工作、档案馆工作迅速发展,档案行政管理、档案理论研究、档案科技教育齐头并进,建立了一个世界上规模最为宏大、体系最为完备的档案事业体系。

伴随着中国现代档案事业的发展,我国档案科技工作不断加强,围绕影响我国档案事业发展的瓶颈问题,档案科技工作者加奋发图强、努力攻关,攻克了一个又一个技术难关,取得了一个又一个技术成果。这些成果的应用提升了档案管理水平,促进了档案管理现代化,为推动我国档案事业的发展做出了重要贡献。

1 建立具有中国特色的档案科研体系,把专业性与群众性的档案科研结合起来,取得了一批又一批的重要档案科技成果,为档案事业的快速发展提供了坚强有力的智力支撑

1.1档案科研体系逐步建立

1.1.1党和国家历来重视档案科技工作。20世纪五六十年代,我国档案事业开拓者们非常重视档案科研工作。1960年代初,国家档案局与国家科委、文化部共同下发了《1963-1972年科学技术发展规划(情报、图书、档案资料)》,对档案保管、保护技术研究做出了规划。虽然这个文件的一些设想由于“文化大革命”的爆发而没有全部实现,但其设想对于后来国家档案局推动全国档案科技工作的开展发挥了重要指导作用,以至于改革开放开始后的第二年国家档案局就提出了建立专业档案技术研究机构的设想。改革开放开始后,国家档案局提出了“调整、整顿、总结、提高”的基本任务,为解决制约完成这个任务的瓶颈问题,国家档案局推动档案部门广泛开展群众性的档案科学技术研究,并在1988年召开了首次全国档案科技工作会议,对群众性档案科学技术研究工作进行部署。1995年国家实施“科教兴国”的战略后,国家档案局提出了“依靠科教振兴档案事业”的方针,并于1998年召开了全国档案科教工作会议,把这一方针确定为推动我国档案事业发展的长期战略思想。

1.1.2专业研究和管理机构不断建立。国家档案局20世纪60年代提出的建设档案科学技术研究所的设想由于“文化大革命”的爆发而没有实现。1979年,改革开放刚刚开始,国家档案局再次提出设立档案科学技术研究所,并着手进行筹备6年之后,以研究档案管理和保护中重要问题为主要任务的全国第一个档案专业研究所——档案科学技术研究所正式成立,并相继设立了档案保护技术、档案管理现代化、档案标准化、档案科技情报等4个研究室,“成为在档案保护与修复、计算机应用、缩微复制、档案专业标准、档案科技信息等方面具有较强实力的综合性档案科研机构。”这个研究所除了进行档案科技研究还代行国家档案局全国档案科技宏观管理的职能,并负责对全国档案科技工作进行统筹和指导。1988年国家档案局综合科教司设立科技处,这种体制才被改变。1993年国家档案局与中央档案馆合并,其下设置技术部,专门负责全国档案科技工作的宏观管理。在国家档案局成立档案科学技术研究所之后,辽宁、黑龙江、四川、江西、江苏、吉林等6个省级档案行政管理部门也相继成立档案科学技术研究所。在此后的几十年间,没有设立专业档案研究机构的省级和地市级档案行政管理部门也陆续设立了负责档案科技工作的专门机构。例如,河南省档案局成立了档案保护技术中心,负责全省档案科学技术研究管理与档案科研成果的鉴定、评审及推广,全省18个省辖市中有17个市明确了负责档案科研工作的科室,设有专人负责全市的档案科研管理工作。上海市档案局成立了档案科技研究中心,广东、辽宁、河南、云南、甘肃、新疆等省、自治区档案局成立了档案科技专家委员会或建立了专家库。这些机构负责组织本地方的群众性档案科技研究工作,并与专业研究机构相配合,形成了我国专业研究与群众性研究相结合档案科研体制。

1.1.3档案科技管理工作不断强化。国家档案行政管理部门制定、修订了《国家档案局科技项目管理办法》《国家档案局优秀科技成果奖励办法》,对年度科技研究重点选题进行指引,对项目的申报、评审、验收、推广等做出具体规定。各地方档案行政管理部门也做出了类似的规定。如北京市档案局制定了《北京市档案科学技术研究项目管理办法》《北京市档案科研项目评审工作管理办法》《北京市档案科学技术优秀成果评审奖励办法》等,上海市档案局制定了《上海市档案科技研究项目管理办法》《上海市档案科技研究成果鉴定(评审)办法》《上海市档案科技研究成果管理办法》等。这些规定和办法的实施使得档案科技工作在各级档案行政管理部门的组织下有计划地进行,从而最大限度地发挥了制度优势,提高了档案科技工作的制度化、规范化、科学化水平。

1.2档案科技工作覆盖面不断扩大

1.2.1参与档案科研工作的单位越来越多。

在相当长的一段时间内,申报国家档案局科技项目的主要是东部地区的档案局馆和高等院校,中西部地区档案部门申报的数量相对较少。2010年以前,承担国家档案局科技计划项目有一定数量的资金资助。2010年以后,由于国家取消了科技“三项费用”,国家档案局的科技计划项目不再有经费支持。即使面临这样的情况,各地从事档案科研工作的热情仍然不减。 一些地方,尤其是中西部的一些地方,申报国家档案局的科技项目的积极性越来越高,几乎每年都有一个省份实现科技立项的零的突破,各企业事业单位申报国家档案局科技项目的积极性空前高涨。这种情况使得最近几年向国家档案局申请科技项目立项的数量也不断创下新高。“九五”时期(1996-2000年)列入国家档案局科技计划项目有151项(其中1998年未开展立项工作),“十五”“十一五”“十二五”时期分别立项222个、199个和457个。“十三五”时期过去了3年,3年时间所立项目达到了276项。已立项的数量只是申请数量的35%左右。

1.2.2科研主题覆盖面越来越广。

以“十二五”时期国家档案局科技计划项目为例这一时期各地申报国家档案局科技项目累计达到976项,经评审有457个项目列入了国家档案局科技计划项目。在这些项目中,档案保护类项目有67项,软科学类项目有115项,现代技术应用类项目275项。这些项目研究的主题围绕着“三个体系”建设,涉及了档案信息化、档案收集、档案保管、档案利用以及档案安全等档案工作的各个方面。

1.3档案科技成果不断丰富

近些年,档案部门取得的档案科技成果的数量不断增多。其概貌可以通过获得国家档案局奖励项目的数量反映出来。国家档案局从1987年开始进行优秀档案科技成果奖励的评选工作。从1987年到2018年,国家档案局共进行了32次评审,总共有927项成果受到不同程度的奖励其中特等奖5项,一等奖49项,二等奖220项,三等奖有475项。

1.4档案标准体系不断完善标准化是现代化的基础,没有标准化就没有现代化。

1982年,国家档案局制订了档案管理标准方案,成立了全国档案工作标准化领导小组。1986年,在档案科学技术研究所设立标准化研究室,兼作全国档案工作标准化领导小组办公室。1988年,国家档案局综合科教司设立了法规标准化处,承担全国档案工作标准化的行政管理工作。1991年,国家档案局成立了全国档案工作标准化技术委员会,通过了《全国档案工作标准化技术委员会章程》,完成了我国档案标准化工作的组织建设、制度建设。从1985年第一项档案工作国家标准《档案著录规则》制订到2018年档案工作行业标准《建设项目档案管理规范》发布,全国档案工作标准化技术委员会共召开了26次年会,组织、制订几十项档案工作国家标准和行业标准。日前,归口国家档案局管理的国家标准6项、行业标准70项、指导性技术文件1项。

此外,国家档案局参与制订了由建设部发布的《档案馆建筑设计规范》《档案馆建设标准》等。这些标准基本涵盖了档案的收集整理、编目检索、保管保护以及档案信息化等各个方面,初步形成了具有中国特色的档案标准体系,为档案管理现代化奠定了坚实的技术基础。

2 档案科技成果广泛应用于档案管理,档案管理设备、用品和服务的来源日益多样,档案管理现代化的水平不断提高

2.1档案科技成果广泛应用于档案管理应用是科研之魂。为扩大档案科技成果的应用推广力度,国家档案局科技计划项目结项时,都要把应用推广作为结项评审的必要条件之一。

“十二五”以来国家档案局每年召开一次优秀成果推广会议,选择10项左右的成果进行重点推广。同时,编辑出版介绍档案科技成果的文集,在杂志、网站上开辟专栏,对重要档案科技成果进行推广。档案科技成果的推广应用,提高了档案管理现代化的水平。以档案信息化为例,在20世纪90年代以前,档案信息化只是少部分专业人士的事情,绝大多数档案工作者不知其然,也不知其所以然。从“九五”时期开始,档案部门愈加关注档案信息化工作,加强了相关项目的研究。至2018年,列入国家档案局科技计划的项目共有1305个,与信息化有关的项目有746项,占项目总数的57%,这些项目涉及档案管理系统、电子文件元数据、电子文件有效性保证、电子档案管理平台建设、资源共享、安全保障等各个方面。这些研究厘清了人们的认识,辨清了现实中的问题,清晰了信息化的方向。对于档案信息化的一些重要问题,一步一步地接近最终解决方案。在20年以前,绝大多数档案工作者对于数字档案馆还十分陌生,它有怎样的架构,什么功能,如何运作,没有人能够说得清楚。

从“十五”开始,越来越多的档案科技人员专注于数字档案馆建设问题的研究,“十五”期间国家档案局科技计划项目中有关数字档案馆的项目有7个,“十一五”期间有17个,“十二五”期间有26个。数字档案馆问题研究的热度一年比一年高。这些研究涉及档案管理系统的建构、数字档案资源建设、数字档案管理、数字档案安全以及数字档案馆建设的标准等。虽然有些项目由于当时的条件,其结论还很肤浅,有些项目有一定的重复性,但不可不否认的是,正是由于这些研究,给我们提供了许多认识数字档案馆本质的坐标,引导我们对数字档案馆从一个认识走向另一个更加深刻的认识。正是由于有了这些研究,国家档案局才能制定出《数字档案馆建设指南》,并在后来又发布《数字档案馆系统测试办法》。现在,再提到数字档案馆,无论在哪个地方都可以找到几个人能够娓娓道来、侃侃而谈。不断进行的研究不断地提高着人们对档案信息化问题的认识,极大地提高了档案管理现代化的水平。

2.2社会力量越来越多地参与档案管理中华人民共和国档案事业建立后,很少有社会力量直接参与档案管理。改革开放以后,尤其是1992年以后,社会力量开始直接介入档案事务。有的建立了档案事务所,帮助没有专业力量的单位收集和整理档案;有的建设了档案库房,以商业模式运作,帮助没有能力或意愿保存档案的单位代存档案;有的组建专业化的队伍,承担档案部门自己无法完成的一些业务,如档案数字化、档案整理编目等;有的提供档案咨询服务,为档案部门的一些业务提供完整的解决方案等。 国家对社会力量参与档案管理持支持与鼓励态度。中办、国办2014年印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出:“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务;支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金。”

近年来,介入档案管理事务的社会力量有不断加强的趋势。如中国档案学会评选的定点企业中,2014年有档案包装材料与产品类、档案保护设备与产品类、档案数字化加工服务和档案寄存托管类的定点企业总计有36家,2016年这四类定点企业达到了62家,这些企业提供的服务几乎涉及档案工作的各个方面。 社会力量直接介人到档案工作中来,壮大了档案部门的力量,提高了档案工作的效率,完成了档案部门依靠自己的力量多年想要完成而未完成的任务。

2.3档案管理设备日益多样化、现代化

在过去的40年里,电子文件越来越多地成为档案管理的对象。相应地使得档案部门除了管理纸质档案的设备,还越来越多地增加了管理电子档案的设备。在过去的几十年中,无论是哪一种设备,都发生了巨大的变化。20世纪八九十年代,档案馆中管理档案的设备主要是缩微摄影机、复印机、空调机、去湿机以及档案柜架等。1987年,全国有2488个国家综合档案馆。这些档案馆共有缩微摄影机160台,复印机1097台。虽然也有些档案馆配备了计算机,但其数量极其有限,仅有计算机126台,平均20个档案馆不到1台。不但数量少,而且用途单一,基本用于制作独立存在的档案目录数据库,并对目录进行检索。档案存储设备中,密集架大多是手动的,并且只是在条件好的一些地方才能列装。

如今,档案部门能够使用的档案管理设备越来越多,质量越来越好。日前,缩微已经不再是档案部门管理档案的主要方法,但是在2017年,全国3333个国家综合档案馆中仍然有缩微摄影机379台,有冲洗机、拷贝机、阅读器、阅读复印机492台。档案馆中有复印机35158台,是1987年的32倍信息化设备的增长更是惊人。这一年共有微机53972台,是1987年的428倍此外,国家综合档案馆中还有服务器5607个,以及大量无法统计的数字档案管理系统。

档案密集架已经在各层级、各种类型的档案馆中普及,没有安装档案密集架的档案馆只是极少数。不但如此,密集架的种类也发生了很大的变化。不但有手动密集架,而且还有电动密集架,在些条件好的地方安装了大量的智能型密集架。现代化设备在档案部门普遍使用,改变了档案工作的方式方法,把档案人员从落后的手工劳动中解放出来,提高了档案工作的效率,使档案管理更加科学,档案安全更有保障,档案管理现代化水平有了大幅度的提升。

3 新保护技术大量应用,新档案馆库大量建成,新保护设备大量引入,档案保护现代化水平不断提高

3.1新的保护技术大量应用档案保护技术是档案科技研究的重点。国家档案局科技计划项目中,每年都有若干个项目以档案保护为主题。1996-2018年,国家档案局科技计划项目共有1270个,其中档案保护类的项目有232个,占18.3%,获得国家档案局不同等级奖励的项目有753个,其中档案保护类的项目有108个这些获奖项目涉及的主题包括档案装具、档案抢救、虫霉防治、档案去酸、档案载体保护、库房环境控制、档案消防等。许多成果解决了档案部门长期关注但却未能解决的重要问题。

例如在档案脱酸方面,“七五”时期档案部门就开始研究纸张抗酸化技术,相继研制出二乙基锌气相去酸技术、甲基碳酸镁液相去酸技术,并且也研制成功不含任何酸性物质的中性书写用纸和包装用纸板,为纸质档案材料从根本上消除和杜绝内部有害因素提供了坚强的技术保障和物质保障。最近几年,档案部门继续进行纸质档案脱酸技术研究,并取得成果。如山东省档案局等单位研发了天然脱酸去酸方法等。使用这些技术的成本大大低于国外同类技术的成本。

在档案保护技术方面,陕西省档案局档案科学技术研究所李玉虎在20世纪八九十年代研制成功了褪色蓝墨水字迹恢复技术,并在扩散褪色圆珠笔复写纸字迹、彩色照片等褪变档案的恢复方面取得一系列重大突破。他研究成功的电影胶片修复技术,取得了多项国内和国外专利,应用于许多重要革命历史档案的抢救,取得了重要成果。汶川地震后,国家档案局技术部组织团队对国家重点档案抢救修复科学化管理策略进行研究,系统总结了国内重点档案抢救修复工作的经验,制定了档案抢救修复工作流程,起草了档案抢救修复工作操作指南和系列标准,形成了系统化的国家重点档案抢救修复策略,填补了我国关于国家重点档案抢救修复宏观管理政策方面的空白,为完成北川档案抢救工作提供了技术支撑。

在过去几十年中,档案保护观念也在发生变化。档案库房密闭,档案制成材料释放出来的物质成分复杂,再加上档案库房中放的驱虫灭菌药物,档案库房环境以“恶劣”一词来形容毫不过分。1994年,人事部、文化部联合印发文件,对档案人员接触有毒有害物质作出“其津贴可在国家规定比例的基础上适当高些,高出幅度,按工资构成的10%掌握”的规定,大部分省、直辖市也配套出台了相关文件,并在一定范围内实施。但由于多方因素,该政策停止执行。改革开放带来了人们物质生活的改善,同时也带来了人们对更高生活品质的追求,直接导致了人们对档案保护工作提出新的要求,即档案保护工作中要保护档案材料,也要保护档案人员。于是,绿色馆库建筑、绿色工作设备、绿色工作环境、绿色工作方式成为国家政策的要求,也成为有识之士的呼唤。

在2017年的“两会”上,全国政协委员杨冬权提出了《关于为档案馆工作人员设立岗位津贴的提案》,呼吁社会关心档案人员健康问题。2018年的“两会”上,全国政协委员雷鸣强提出《关于切实加强档案工作者身体健康保护和关爱的提案》,建议国家有关部门迅速研究出台档案工作人员接触有毒有害物质保健津贴新政策。2017年和2018年,中国档案学会以绿色档案馆建设和档案从业人员职业健康保护为主题召开学术研讨会议,引起社会各界的极大兴趣。

3.2新建改建扩建的档案馆库大量建成

合格的档案馆库是对档案进行安全保管和有效利用的最基本的物质条件。中华人民共和国档案事业建立初期,档案库房曾经是制约档案事业发展的最大问题。经过改革开放40年的发展,我国新建、改建、扩建了大量的档案馆库,各级各类档案馆的档案库房紧张状况发生了翻天覆地的变化。20世纪70年代末,改革开放刚刚开始的时候,国家档案局给呈送国务院一个报告,反映了当时档案库房的紧张状况:“许多档案馆的库房狭小拥挤,破旧不堪,难以接收和安全保管档案。”

1989年底,国家档案局又呈送国务院一个报告:“(全国)省、地、县三级国家综合档案馆共有2909个,其中70%的档案馆不符合保管档案的要求(主要是地县级档案馆),有一个经济条件较好的省,126个档案馆中63个用的是旧民房、旧祠堂,条件很差。还有一个省,117个档案馆中有71个不适宜保管档案,有的是旧房破窑洞。

档案部门锲而不舍的呼吁和争取,引起了各级党委和政府的重视,各地新建、改建和扩建了一批批档案馆库,在1980年代后期全国掀起了改革开放后档案馆建设的高潮。据统计,1983年全国各级国家综合档案馆共有面积169.9万平方米,到了1989年,则有223.7万平方米,增加了31.6%。新世纪开始之后,档案部门的领导在人大、政协会议上,继续为加强档案馆库建设进行呼吁。2002年3月,国家档案局原副局长、全国政协委员刘国能在九届全国政协五次会议上有一个发言,描述了全国档案馆库的窘况:“全国的档案馆中,其中2%的馆没有库房,有24%的馆库是利用旧房。”“在全国3024座国家综合档案馆中,58%的馆库是利用原有的旧房或1986年以前建的。当时国家没有馆库‘建筑设计规范’,标准低,加上年久失修,相当一部分已经成为危房。”

“按1996年馆库《建筑设计规范》(简称旧规范)建的馆库占总数的38%,按新《规范》建的仅占2%。就是按新《规范》建的馆库,库容面积也严重不足。他呼吁国家要加强对档案馆建设的投入。在中央实施西部大开发战略之后,国家档案局抓住这一有利时机,向国家发改委报送了《关于实施中西部县级档案馆建设规划》,与建设部一起共同编制了《档案馆建设标准》,与国家发改委共同印发了《中西部地区县级综合档案馆建设规划》,正式启动中西部地区县级档案馆建设项目。国家用10年时间投入100亿元完成对2066家中西部地区县级国家综合档案馆的新建、改建和扩建工作截至2017年底,中央财政共计安排58个亿元,支持了1301个县级档案馆建设项目。与此同时,没有列入国家支持计划的各个地方,也加大档案馆建设的支持力度,新建、改建、扩建了一大批档案馆,以致继20世纪80年代后期出现档案馆建设高潮之后,全国近些年出现了档案馆库建设的又一个高潮。

据统计,2017年,全国各级各类档案馆共有面积949.3万平方米,比1989年增加了324%。连续两次档案馆建设高潮的出现,使我国档案馆落后的状况发生了翻天覆地的变化,原先大量存在的“无库馆”“危房馆”“破败馆”现象得到了根本性改变。新的档案馆库建设吸取档案部门取得的最新科技成果,档案馆的功能日益健全,档案保管条件日益改善,国家千百年来积累下来的档案有了一个安全的“家”。

3.3现代化的档案保护设备大量引入

中华人民共和国的档案事业是在一穷二白的基础上建立起来的。档案事业建立之初,档案保护设备极其简陋,即便是一个具有相当规模的档案馆,也不见得能有几件像样的档案保护设备。经过40年的建设和发展,我国各级各类档案馆配备了档案消毒设备、档案修复保护设备、库房环境控制设备、档案消防设备以及防盗报警设备等比较齐全的档案保护设备。

在1987年全国档案事业基本情况统计年报中,列入统计范围、能够称得上是“档案保护设备”的设备只有空调机和 去湿机两种。全国2488个国家综合档案馆共有空调机884台,3个档案馆才有1台空调;去湿机有1671台,平均每个档案馆不到1台。到了2017年,可以纳入全国档案事业基本情况统计年报的档案保护设备有集中式空调机、分敞式空调机、去湿机全国共有3333个国家综合档案馆,共有分敞式空调机21077台,集中式空调机组39796套,去湿机12521台。

在档案修复设备方面,在传统手工修裱技艺得到继承和发展的同时,安徽省档案局于1997年研制了档案修裱机,并于1999年正式进行商品化生产,其功效比手工修裱提高了10多倍。大多数档案馆都配备了各种用途的档案修复设备和工具,其数量已经无法计数。消毒设备的变化同样天翻地覆。20世纪八九十年代,档案馆中很少有对档案进行消毒的设备,即使有一点消毒设备,也只能对零星档案进行消毒,能够对批量档案进行消毒的设备少之又少。2017年全国国家综合档案馆中共有消毒设备19202台,其中有不少都是能够对批量档案进行消毒的大型设备。

由于库房环境的改善,档案消毒方法也有很大变化。20世纪八九十年代,灭菌、驱虫、防霉需要使用的药物。进入新世纪以后,对于人和环境有害的药物已经很少再现于档案库房,甚至于以往使用的环氧乙烷、硫酞氟等有毒气体也越来越多地被冷冻、充氮等环保方法所代替。为了确保档案安全,档案馆中大多建设了灭火系统、监控系统和防盗报警系统。20世纪八九十年代常见的干粉灭火器已经被细水雾、气体灭火系统所取代,铁窗、铁门等防盗手段已经被视频监控系统、防盗报警系统所取代。但凡是新建、改建的档案馆,大多健全了规模不等的视频监控系统、防盗报警系统;如果没有建设细水雾灭火系统,就要建设七氟丙烷灭火系统,干粉灭火器仅仅是档案馆灭火系统的补充。

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