为什么要进行“文件档案管理数字转型”?

2019-12-06 13:23:45 兰台之家

文件档案管理数字转型是未来发展的必然趋势。单套(单轨)并不意味着电子文件取代纸质文件,而是说要尊重文件的原始生成状态,即以数字方式生成的文件档案就按照数字方式进行管理,以纸质形式生成的文件档案就按照纸质方式进行管理。

作者:中国人民大学信息资源管理学院 何思源

来源:中国档案行业交流群

为什么要进行“文件档案管理数字转型”?

关于“为什么”的问题,给大家推荐的论文是《电子文件归档管理模式探究》(作者是管先海、何思源、武梦雅,发表于《档案管理》2017年第6期)。这篇文章详细梳理了电子文件归档从双套到单套的历程及其背后的深层次原因,可供参考。归纳起来,进行文件档案管理数字转型的原因主要有以下几点:

首先是双套制的固有局限性使其在数字化浪潮中举步维艰。双套制意味着同一份文件在归档时需要有纸质(或缩微)和电子两个版本,这会消耗更多的纸张、装具以及库房空间,造成物质资源的浪费;

同时由于两套档案都需要进行整理、归档、保存等,而且还要注意“纸电一致”的问题,这会造成档案工作者将大量时间用于重复性的工作。例如,京东每年产生电子发票近20亿张,若全部打印,需要2万员工支撑。

可以看出,电子文件双套归档给组织机构带来了巨大的资源浪费以及管理成本增加等问题。而且电子文件的类型多样,文本和图像可以打印输出,或制成缩微胶片,但音频、视频、网页、社交媒体、数据库等类型的文件根本无法进行双套归档,丰富的背景信息也会在制作硬拷贝的过程中丢失。

此外,双套制也会强化人们对纸质文件的依赖性,更加不信任电子文件,甚至认为即便电子文件保管状况不佳或出了问题也不要紧,还有纸质文件作为保障,这会严重阻碍档案领域的信息化进程。

其次是文件档案管理数字转型已成为国际共识和时代趋势。2012年8月24日,美国管理和预算办公室(OMB)、国家文件与档案管理署(NARA)联合发布《政府文件管理指令》,规定2019年12月31日前,联邦机构所有永久电子文件将以电子方式进行管理,以便最终以电子格式向NARA进行移交;2016年12月31日前,联邦机构必须以电子格式管理所有电子邮件文件。2019年6月28日,OMB和NARA对该政策进行了更新,规定2022年12月31日前,联邦机构所有永久电子文件要最大限度地以电子格式进行管理,以便最终以电子格式(将其与元数据一起)向NARA进行移交;2022年12月31日前,联邦机构所有定期文件(即非永久文件)要最大限度地以电子格式进行管理。

通过对比,可以发现美国的政策有两点变化,一是实现从永久文件到所有文件的扩展,二是强调了元数据的移交。同时,英国、澳大利亚、新西兰等国明确提出“数字连续性”的概念。澳大利亚“数字连续性2020”政策中的第二条原则就是“以数字方式管理信息”,要求联邦机构实现业务流程的全数字化,以及业务活动信息应以数字形式生成并以数字形式管理。此外,加拿大、芬兰、日本、韩国也都颁布政策积极推进文件档案管理的数字转型。相关政策可参考《走向单轨制电子文件管理》(作者是冯惠玲,发表于《档案学研究》2019年第1期),更多详细信息可关注各国国家档案馆的官网。

最后是前端业务活动数字化转型的必然要求。如前所述,文件档案管理数字转型是整个社会数字转型的有机组成部分。我们可以将文件从形成到销毁或永久保存的全生命周期理解为一条公路,前端业务信息都以数字方式流转,畅通无阻,快到终点时,突然发现此路不通,无奈又绕回去,再以纸质方式来一遍。

在2018年召开的第九届中国电子文件管理论坛上,中国人民大学法学院刘品新教授曾表达过,“不是我们法律界不认电子文件,而是档案部门不认”。整个社会的数字化转型是一项系统工程,前端业务活动的数字化转型必然会推动单轨、单套的落实,行政审批文件、发票、税单、证照等文件的全流程电子化都是在前端业务活动的推动下实现的。

综上所述,文件档案管理数字转型是在档案工作者意识到双轨制固有局限性的基础上,由前端业务数字化转型的推力和国际文件档案管理数字转型趋势的拉力共同作用的结果。


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