解读丨归档文件整理规则,文件材料价值鉴定的原则

2019-12-11 10:46:45 兰台之家

以下内容来源 李明华主编《归档文件整理规则解读》,仅供参考。如有问题请在内容下方留言!

按照归档文件整理的原则要求,纳入归档范围的文件材料,必须区分不同价值。因此,正确地判定文件材料的价值,准确地划分保管期限,是保证归档文件整理质量的重要因素。

根据归档范围集中起来的文件材料,都具有保存价值。文件的保存价值和保管期限成正比。保存价值大,保管期限就长;反之,保管期限就短。归档文件的价值鉴定是对文件特性进行分析的过程,它决定着哪些文件材料可以转化为归档文件保存,保存期限又是多久。

文件材料价值鉴定的原则

要根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要,用历史的、全面的、发展的、效益的观点,正确分析和鉴别保存价值,准确划分保管期限。

(1)历史的观点。

归档文件是人类从事实践活动的产物,其内容、形式是与其形成的历史条件密切联系的。分析归档文件的价值,必须将其放在特定的形成条件中去,具体分析归档文件的内容和形式,考察归档文件形成的背景和作用,分析归档文件之间的相互关系、特定作用,并结合当前和将来的利用需求来考虑其保存价值。因此,开展鉴定工作,既要考虑归档文件的内容特性,又要考虑其形成特点和实际作用;既要考虑归档文件的现实价值,又要考虑其今后的价值;既要考虑本机关归档文件的价值,又要考虑上级文件、平行机关文件、下级文件的价值,以全面把握归档文件形成的过程,完整准确地揭示归档文件的价值。历史的观点还应包括从历史研究的角度分析归档文件的价值,充分考虑归档文件在记录和研究机关史、地方史、经济史、文化史、专业史、社会生产史等方面的历史价值。

(2)全面的观点。

一方面,要全面分析归档文件各方面的特征,从其来源、内容、形成时间、文本、载体形式等方面综合判定归档文件的价值;另一方面,要全面地把握被鉴定归档文件与其他归档文件的联系,不能孤立地判断单份文件的价值,而应将有关文件材料联系起来,以准确地做出判断;再一方面,要从国家和社会的角度全面地判断归档文件的利用价值。社会对档案的利用是多层次、多角度、多方面的。在鉴定归档文件的价值时,既要考虑单份归档文件的价值,又要考虑该文件在本机关档案记录体系中的作用;既要考虑本机关的需要,也要考虑国家和社会的需要。总之,要全面地分析归档文件的价值,切忌仅从本机关、本部门或仅从某一点需要出发,轻易地确定归档文件的价值及其保管期限。

(3)发展的观点。

由于归档文件的价值具有时效性和潜在性的特点,现在有用的归档文件随着时间的推移,将来可能没有价值;现在价值尚未显现的归档文件,将来可能有一定的社会价值。因此,判断归档文件的价值和作用,要运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法,用发展的眼光分析其价值,既要看到当前的作用,也要看到将来的作用,以充分估计归档文件在未来的政治、经济、文化、科学等各方面的作用。

(4)效益的观点。

所谓效益的观点是指在分析归档文件价值时,要考虑到收益与付出的关系。归档文件收集范围过于宽泛,不仅会加大机关和档案馆的管理成本,也会给档案利用带来诸如检索时间长、查准率低等问题,甚至可能误导档案利用人员得出不符合历史真实面貌的研究结论。在鉴定工作中,应摒弃不计成本、多多益善的观点和怕担责任、盲目提升保管期限的做法,通过鉴定将那些在政治、经济、军事、科学、文化等方面具有较高利用价值的档案保存下来,以降低档案管理和利用的成本,提升档案工作的社会效益。

电话咨询
在线地图
QQ客服