解读丨归档文件整理规则,归档和不归档的范围

2019-12-12 11:28:47 兰台之家

以下内容来源 李明华主编《归档文件整理规则解读》,仅供参考。如有问题请在内容下方留言!

归档和不归档的范围

归档范围,就是归档文件整理的范围。确定归档的范围,是整理工作首先要解决的实际问题。机关在工作活动中形成和使用的文件材料数量很多,在这些文件材料中,有本机关制发的,也有上级、同级和下级机关制发的;有主送的,也有抄送的;有重要法规性的,也有一般事务性的;有单份的,也有重份的;有长期效用的,也有短期效用的等等。在整理时,不是所有的文件材料都需要归档,而是要正确分析,区别对待。在确定机关文材料的归档范围时,既要保证该归档的文件材料收集齐全,完整归档,防止“有档不归”;又要注意不该归档的文件材料不能归档,防止“有文必档”。对于不属于归档范围的文件材料,可由文件的产生部门自行保存一二年后按有关规定销毁。

为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、具有保存价值的各种门类和各种载体的文件材料,提高归档文件的质量,以适应机关各项工作的需要,为国家积累门类齐全、结构合理的档案资源,国家档案局2006年12月18日发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号),对机关文件材料归档范围和文书档案保管期限作出了规定。

1、机关文件材料归档的范围

(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关

工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料;

(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

国家档案局令第8号对机关文件材料归档范围只是作了一个原则上的区分,原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料,文件材料的内容及其载体差异性较大,内容也非常庞杂,详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围,在技术处理上确实存在困难。因此,国家档案局只对机关各类文件材料的归档范围作宏观、指导性规定。本着“先易后难,分开处理”的思想,国家档案局令第8号对机关文书材料的归档范围作出了具体要求,对非文书和非纸质载体文件材料的归档范围提供了指引,即“机关形成的人事.基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行"。

国家档案局令第8号关于机关文件材料归档范围的四项原则规定,既是机关判断文件材料是否归档的价值标准,同时又赋予了机关编制本单位文件材料归档范围的自主性和灵活性,便于各机关从实际工作出发,根据本机关具体职能活动,合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。

2、机关文件材料不归档范围

(1)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(2)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(3)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

需要指出的是,一般文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档,但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。文件的定稿,包括计算机打印出的定稿,即使定稿上没有机关领导人的签批、审改意见,原则上也应纳入机关文件材料归档范围,与正本文件、文件处理单一并归档。


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