浅谈建设项目档案管理工作的重要性及有效措施

2020-01-07 14:25:49 兰台之家

融安特

▲作者在单位 (图:作者提供)

作者:航天科工武汉磁电有限责任公司 泥珊珊

来源:兰台之家交流群

我有4年的项目档案管理工作经历,一路走来,摸打滚爬,走了很多弯路,但自己也得到了很大的成长。现结合自己的工作经验谈一谈建设项目档案管理工作的重要性及有效措施,多有不足望指正。

一、建设项目档案管理的重要性及社会价值

从建设项目档案本身角度,我们知道,建设项目档案是整个工程的见证,真实记录了工程建设的原始完整信息,极具存储价值。从申请环节到项目验收环节的相关文件的完整性、准确性都能对日后的工程竣工验收、检查、日常维护或改建等方面提供可靠有力的依据和凭证。从项目管理角度,落实好建设项目档案管理工作是提升项目管理水平的必要性手段,影响着工程的施工质量及整体利益。建设项目档案管理的工作,不仅仅是对项目建设进程中所有档案资料的收集、整理、归档,更是通过从文件管理的规范化和系统化透视工程质量综合评估,更是追溯社会责任的有效证据。

二、完善建设项目档案管理的有效措施

(一)领导重视、职责明确,是归档工作圆满完成的重要前提。

首先,建立建设项目档案工作组织机构,明确工作职责,要求领导小组对项目验收工作进行组织管理。对重大事项进行决策和指导;工作小组要覆盖面广,要涉及各个相关业务部门及人员,要求对项目建设过程中的文件进行及时的收集、积累和预立卷工作;档案部门派专人进行档案的指导归档工作,为项目归档工作的顺利进行提供人力和知识服务的保证。其次,要制定详细的档案归档工作计划,严格按照时间节点进行文件的收集、整理、归档,发现问题及时解决,杜绝出现施工资料与现场施工进度脱节的现象发生。

(二)源头抓起、建章立制,是归档工作顺利开展的坚实基础。

建设项目档案管理制度的制定是对固定资产投资建设项目档案管理工作的有力保障。根据集团公司的《固定资产投资建设项目档案管理制度》,结合公司的实际情况,建立建设项目档案管理规章制度,并建立操作性强的基本建设项目档案作业指导书,明确各部门分工及职责,明确归档流程和操作细则,明确归档的范围及时间。对《档案法》《建设项目档案管理办法》《声像档案管理办法》等规范文件进行积极的推广和宣传,做到有据可依、有章可循。

(三)注重收集、强化过程,是归档文件齐全完整的有力保证。

项目建设施工过程中的文件材料较为分散、文件种类相对比较复杂,为确保项目文件的完整、准确、系统,必须加强项目文件的过程管理,坚持事前介入、事中指导、事后把关的全程管理原则。要求档案管理人员必须要深入施工现场, 了解工程中存在的问题, 熟知各个任务节点的时间, 按时参加工程项目专项验收,并及时对各方单位文件收集整理工作进行全面系统的检查指导,发现问题要当即处理, 当即解决, 当即整改。同时加强与施工方、设备厂家、监理等各个主体之间的沟通与联系, 建立良好的工作关系,尽量做到相互支持、配合。坚决执行档案工作与项目建设同步推进,档案部门充分发挥监督指导作用,唯有如此,才能更好地为工程项目竣工资料的完整和齐全奠定良好的基础。

(四)优化队伍、加强培训,是归档工作组织实施的人才保障。

由于各方单位档案人员业务知识参差不齐,流动性大,一些档案人员此前未曾从事过大规模的建设项目文件材料归档与管理工作。因此,档案部门要定期组织相关人员加强业务指导和培训,重点对项目文件管理要求、收集、整理、归档移交等基本知识进行培训,以及对项目管理制度的宣贯,同时加强与各单位档案人员保持联系,确保人员有保证,另外鼓励各方单位积极参加项目辖区城建档案培训,一方面建立良好工作关系,另一方面要熟知地方档案归档要求、范围、流程。为确保档案文件的标准化、统一性,档案部门在项目前期编制项目文件实施模板,要求各方单位严格按照文件模板进行使用,移交地方档案馆的文件按照地方档案馆格式进行使用。档案部门同时要编制《竣工文件编制细则》,明确各参建单位应该移交的竣工档案,以及对竣工档案的整理、编制、立卷工作进行了具体说明,避免日后的重复劳动。

(五)合同管控、严格考核,是归档工作有序开展的主要手段。

坚持合同约束, 强化档案收集归档和形成质量控制。建设单位在与施工、监理等参建单位签订承包合同、协议时, 要设立专门条款, 明确有关单位归档套数、时限、违约责任等内容。监理合同要特别明确监理单位对建设项目档案完整性、准确性审查的责任, 监理工程师要按照合同要求对档案质量把关, 一旦发现档案真实性、完整性方面存在问题应及时返回有关单位修正, 确保建设项目档案能够反映项目建设的真实情况。

必要时可以在工程款付款中添加档案部门意见,对于档案收集整理情况进行确认,甚至具有一票否决权。对建设项目文件材料的收集、整理和归档工作成绩突出的单位进行一定的奖励,反之进行处罚。

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