借鉴先例!非典防治与档案部门的责任

2020-02-10 14:51:34 兰台之家

内容来源:《山西档案》2003年第3 期作 者: 王保国

今年, 我国大部分地区突发“ 严重呼吸道综合症” ,即非典型肺炎(简称“ 非典”)疫情。面对突如其来的灾难, 举国上下认真贯彻落实党中央、国务院的一系列方针、部署和指示精神, 全力打好这场没有硝烟的人民战争, 有效地控制了非典, 取得了明显的成效。在这场抗击非典的斗争中, 档案部门在积极搞好防治非典工作,维护他人和自身的健康和生命安全,确保业务建设正常开展外, 同时还必须完成两项特别重大的任务———为防治非典服务和建立防治非典档案。

一、开发档案信息资源, 为防治非典斗争服务

当前, 防治非典就是党和政府工作的大局, 档案部门必须紧紧围绕这个大局, 搞好信息服务工作。我国档案部门保存的档案浩如烟海, 记录历史上防治各种传染病的科学方法和经验的档案文献相当丰富, 可供开发利用。同时, 由于档案部门是一个地区、单位的信息中心之一, 在防治非典的非常时期, 可以提前接收防治非典的现行文件, 提供现行文件的利用。有了历史档案信息与现行文件信息的结合, 只要态度积极, 方法对头, 完全可以为防治非典斗争提供有效的信息服务。

1 .印发档案文件目录, 通报馆(室)藏档案、文件信息

档案馆(室)要从馆(室)藏档案中找出有关防治各种传染病的档案文献, 编制专题档案文件目录, 并搜集当前防治非典的现行文件、资料,编制专题文件、资料目录,快速印发,分送给领导、决策部门和有关人员, 让他们了解档案馆(室)是否有他们需要的档案、文件, 以便随时向档案馆(室)提出利用要求或依据目录查找现行文件、资料。

2 .提供档案文件原件

在防治非典的非常时期, 档案部门要一手抓预防非典, 确保职工身体健康和生命安全, 一手抓服务, 不能闭馆(室)抓非典防控。不过, 传统的档案借阅服务,在非常时期要使用不同寻常的办法, 一般性查阅可采用电话咨询、代查代抄(复印)、网络传递等方式进行,利用者不需到档案馆(室)直接调阅档案文件, 对非利用原件不可的重大查阅事项, 要在做好安全防护的前提下, 积极提供服务。

在防治非典的非常时期, 机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的档案机构对防治非典的文件应当突破归档制度的限制, 提前接收, 及时提供服务。各级国家综合档案馆的现行文件阅览中心, 除接收同级机关、团体防治非典的文件外, 要适当扩大接收范围, 收集基层单位防治非典的典型经验、技术与方法创新方面的文件, 提高服务效果。

3.提供信息加工产品

档案馆(室)要从档案、文件、资料中查找出历史上有关防治各种传染病的档案和当今防治非典的文件、资料, 除汇编成册, 提供原文信息服务外, 还应采取文摘、综合加工等方法, 形成各种形式的信息加工产品,将防治传染病的历史信息和现行信息, 提供给领导、决策部门和有关人员参考, 使档案、资料在防治非典工作中发挥重要作用。

第一, 打破常规, 不贪大求全, 坚持“ 短平快” , 多出快出档案信息加工产品。传统的档案编研讲究档案信息的系统性与完整性, 一个档案信息加工产品少则几万字、十几万字, 多则几十万字, 甚至上百万字。对为防治非典服务的档案信息的加工, 不能贪大求全, 应以小型多样为主, 多出快出产品, 以印发“ 档案信息摘报” 、“档案信息通报” 、“ 档案信息快递” 等形式, 提供及时、快捷的信息服务。

第二, 紧跟防治非典的进程, 强化编研工作的针对性。档案部门应通过各种渠道, 密切关注防治非典工作进展情况, 了解不同阶段、不同工作、不同单位防治非典工作的档案信息需求, 针对性地开发档案信息资源, 提高服务的有效性。

第三, 打破文献间的界限, 开展档案信息与现行文件信息、档案信息与报刊资料信息相结合的信息加工和信息服务, 发挥各种信息的互补作用。防治非典工作既要充分利用前人防治各种传染病的经验、教训, 以少走弯路, 提高防治效果, 因而需要从档案中获取历史信息;又要执行党和国家的方针、政策和法律法规, 掌握各机关、团体、企业事业单位和其他社会组织的防治措施及防治情况, 了解防治方案和防治技术, 因而更需要从现行文件、报刊资料中获得现实信息。

因此, 档案部门在为防治非典提供信息服务时, 就要打破文献之间的界限, 把对档案信息的加工与对现行文件、报刊资料信息的加工结合起来, 既为领导和有关人员提供防治各种传染病的历史信息, 又向社会传递防治非典的现实信息, 实现历史信息与现实信息的结合。

第四, 运用现代信息技术, 实现防治非典和各种传染病信息资源共享。档案信息计算机管理系统已经与电子政务网、公共信息网链接的档案室和档案馆, 应当开辟防治传染病专题栏目, 在网上传递防治非典的信息和有关防治各种传染病的专题档案、文件目录, 使需要者随时随地可以从网上获取相关信息。

二、实现建档与服务有机结合

在人类防治传染病斗争史上, 防治非典无疑是最成功的一次实践, 非典在较短的时间内就得到了有效控制, 而且治愈率高, 死亡率低。防治非典的各种原始记录无疑是十分宝贵的。非典已经被有效控制, 这次的传染也许不会持久, 但是, 同其他许多曾经被有效控制过的传染病一样, 非典完全有可能还会卷土重来, 危害人们的健康和生命安全。防治非典的各种原始记录, 对当前和未来的防治非典都会很有用处。

因此, 不论为当前的防治非典服务, 还是为未来的防治传染病储备决策依据和参考资料,档案部门和档案工作者都应当重视加强防治非典的建档工作, 将防治非典的档案保管好, 使它不至于散失和残缺, 以备不时之需。防治非典建档应当搞好四个结合:

1 .建档与服务相结合

防治非典建档要打破以往的建档常规, 把建档与服务有机结合起来, 做到边建档, 边服务, 以服务促建档。可以突破由文书、业务部门系统整理编目后定期一次性向档案机构或者档案工作人员移交的规定, 急需提供利用的防治非典文件材料, 提前移交和收藏;档案机构或者档案工作人员接收的防治非典文件材料,应当随时向领导、决策部门和有关人员提供利用, 不能等到全部文件材料都经过系统整理、编目后才提供利用。

防治非典的文件材料因特殊情况不能提前或按期移交归档的, 档案机构或者档案工作人员应当进行登记, 做好监控, 确保今后的移交归档。同时, 应当实行文书与档案信息服务一体化, 由档案机构或者档案工作人员与文书处理人员共同开发文档信息资源, 实现两者的优势互补, 共同为防治非典提供优质服务。

2 .普遍建档与重点建档相结合

防治非典是全社会参加的没有硝烟的战争, 都形成有防治非典的各种原始记录, 各单位都应当建立防治非典档案。由于各单位的社会地位和社会职能不同, 所形成的档案的数量及档案的社会价值也不相同。各级人民政府、各级政府卫生行政部门、卫生防疫机构和治疗非典的定点医院形成的档案, 社会价值大, 而其他单位形成的档案, 除少数具有较大的社会价值外, 大多只对本单位有利用价值。

因此, 要在各单位普遍建立防治非典档案的同时, 重点抓好各级人民政府、各级政府卫生行政部门、卫生防疫机构和治疗非典定点医院的防治非典建档工作, 确保重点建档单位防治非典档案的齐全、完整和质量。

3.规范办事与特事特办相结合

我国确立了档案工作的基本原则, 有比较完善的档案工作标准体系, 对统一档案的收集、整理、编目、著录等项工作, 提高档案工作的质量与效率, 促进档案信息交流, 起到了很大的作用。建立防治非典档案一般应当严格执行我国档案工作的原则和标准、规范, 但是, 为便于防治非典档案的积累、保管和提供利用, 应当允许执行原则、标准和规范有一定的灵活性。对防治非典文件材料的接收, 如前所述, 可以突破归档制度规定的移交日期, 提前接收, 便于与馆(室)藏其他防治各种传染病的档案进行综合开发利用。

对防治非典文件材料的整理, 一般单位应当与其他归档文件一起分类整理, 把防治非典的文件材料置于相关类目中, 立专卷, 如按件整理则按事由集中排列在一起, 而重点单位, 特别是形成防治非典档案较多的单位, 防治非典档案则可单独设置类目, 集中管理, 不使其分散于其他类别之中。防治非典的文件材料形成之后, 在向本单位档案机构或者档案工作人员归档或实行文档信息共同开发利用的同时, 应当向档案馆的现行文件阅览中心移交, 使社会能尽量共享防治非典的文件信息资源。

在没有建立现行文件阅览中心的地方, 各单位形成的防治非典文件材料应向档案馆移交一份印本, 由档案馆向社会提供利用;或者将防治非典的文件、档案作为重要档案提前向档案局(馆)进行登记, 便于由档案局(馆)向社会通报防治非典的文件、档案存放信息, 使利用者到有关单位按规定利用所需要的文档信息。

4.制度建设与业务建设相结合

在档案法制已相当完备的今天, 尽管档案形成单位和档案行政管理部门年年在监督建档, 档案不齐全、不完整, 尤其档案精品不为档案机构收藏的现象还十分普遍。这既与档案法律法规还有空白、档案行政执法不严有关, 但更重要的是档案工作机制没有与相关工作机制链接, 档案的形成、积累、归档事实上还没有纳入相关工作之中。在这种状况下, 就业务抓业务, 是不可能搞好防治非典建档工作的。

因此, 要一方面加大执法力度, 把应当归档的防治非典的文件材料齐全、完整的收集起来, 建立高质量的防治非典档案;另一方面, 要根据国家防治传染病工作和档案工作的法律法规, 制定和完善本单位的档案工作制度, 重点是把档案的形成、积累、归档纳入相关工作运行机制, 使档案的收集、归档工作正常运转起来。一手抓防治非典, 一手抓好业务建设, 特别是抓好为防治非典服务和建立防治非典档案, 是当前档案工作中必须坚持的方针。

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