解读丨归档文件整理规则,电子文件整理的一般要求

2020-03-18 16:51:23 兰台之家

以下内容来源 李明华主编《归档文件整理规则解读》,仅供参考、学习。

对整理的一般要求的适用

前已述及,《规则》中关于整理的一般要求同时适用于纸质归档文件和电子文件整理。不过,由于电子文件存在不同于纸质归档文件的特性,两者在具体适用上也存在一定差异。本节依据《规则》《数字档案室建设指南》和《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894)的有关要求,对电子文件如何适用归档文件整理的一般要求进行说明。

一、组件(件的组织)

电子文件基本的整理单位适用于《规则》规定。一般情况下,以件作为电子文件的整理单位,即以件为单位,进行文件级整理。

1.文件、文档的区别

电子文件整理原则上以一份电子文件作为一件进行整理。但在电子文件“件”的确定上,还要明确文件、文档的区别。

(1)文件:对于电子文件来说,一份文件可以包括一个或多个文档(如一份文件中的版式文件正本和流式文件留痕稿等),无论其格式或载体形式如何。由多个文档组成的文件称为组合文件,组成组合文件的文档之间具有管理意义上的紧密关联,二者需要组合在一起才能表示一个完整的业务活动。

(2)文档:与文件相比,文档是指没有经过分类、登记和固化的,尚未被作为文件捕获的计算机文件。

2,确定电子文件整理单位

通过上述对电子文件的文件、文档概念的分析,可以得出如下结论:

(1)电子文件一般以一份文件作为一件处理,特殊情况下(如来文和复文)多份电子文件可以作为一件。特殊情况下的组件方法可以参照纸质文件办理。

(2)一份电子文件一般由多个文档构成,划分件的时候要将这些文档作为一份文件处理。如发文类的电子文件,一份文件原则上应包含版式文件发文稿纸、版式文件正本和流式文件留痕稿;收文类电子文件原则上应包含版式文件收文处理单和版式文件正本。

(3)电子文件的元数据一般保存在档案管理系统的数据库中,不会作为一个单独的文档与电子文件内容保存在一起。

3.电子文件件内的排序

多份电子文件作为一件时,其排列顺序与纸质归档文件的排序相同。一份电子文件包含多个文档时,其排列顺序同样与纸质文件的排序方式相一致,如发文类文件按照版式版式文件正本、文件发文稿纸和流式文件留痕稿顺序排列等。

二、分类

电子文件分类一般应按照《规则》要求,采用“年度一机构(问题)一保管期限”或者“年度一保管期限一机构(问题)”等方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取“年度一保管期限”等方法进行两级分类。电子文件分类时,年度、机构、问题、保管期限等分类方法与纸质文件一致。

不过,在实际工作中,因电子文件形成数量较大,完全参照纸质文件整理方式进行手工分类往往难以操作。同时文档一体化管理也要求在电子文件形成前端即能够按照文件材料归档范围决定电子文件是否有归档价值,按照电子文件分类方案决定归档文件的类别,因此建立计算机识别的电子文件分类方案,实施计算机系统自动分类电子文件势在必行。

电子文件分类方案是在业务应用系统或电子档案管理系统中用于支撑电子文件的捕获、命名、分类、维护、处置和检索的一种层级式分类工具。电子文件分类方案是在选定分类方法的基础上,以文字或图表的形式实现类目体系的表述,即标识各级类目、明确类目之间关系,进而构建分类体系,组织电子文件的等级结构体系。

电子文件分类方案反映了机构业务活动及其所产生电子文件的种类,揭示了电子文件之间以及文件与背景之间的有机联系,定义了电子文件的组织方式。电子文件分类方案,作为电子文件分类元数据的控制体系,不仅在电子文件前端控制中占据核心位置,而且还对元数据集成机制下建立起电子文件知识组织体系具有重要支撑作用。电子文件分类方案主要项目如表5一1所示。

表5-1 电子文件分类方案主要项目

类目构成

规则

1.类目标识符

由具备一定意义的字、数字等构成

2.类目名称

涵义明晰、简洁、易于理解

3.类目定义

依据权威文献定义

4.类目适用范围

详细列举所适用的事由范围

5.类目注释

需要说明的类目事项

6.保管期限

明确具体保管时间长度

7.上位类

可能存在的上位类标识符、名称

8.子类

可能存在的子类标识符、名称

9.相关类

可能存在的相关类标识符、名称

电子文件分类方案一般应设置在机关办公自动化系统中,通过计算机和文件办理人员的协同方式,对电子文件进行自动(半自动)分类,实现在电子文件办理时期,即可对电子文件进行价值判断和分类,明确电子文件的归档价值和保管期限。在国家标准《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194一2012)中指出“分类方案是电子文件管理业务的基础”、电子档案管理系统应“支持机构建立和维护符合自身实际的分类方案”。在电子档案管理系统中预设电子文件分类方案时,系统应能达到以下要求:

● 以层级式组织电子文件分类方案,不应限制层级数目;

● 每个类目均应提供相应的描述元数据,如类目代码、名称和注释等;

● 类目代码的编码规则;

● 支持分类方案类目的增、删、改、拆、复制等维护处置。

各机关在设置分类方案时,应避免按照载体或者按照电子文件文件格式进行分类。

三、排列

电子文件分类后,原则上应按照《规则》要求的排列方法,即分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列;同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

电子文件整理一般采用“随办随归”的整理方式,由档案管理系统自动完成。在具体的电子文件排列操作中,可能会有先形成(或者接收)的文件办结时间晚于后形成(或者接收)的文件的情况,如果机械的套用“按时间结合事由排列”的原则,可能会带来一些不必要的困扰。因此电子文件排列时,也可以根据本单位工作实际,灵活采用按照办理完毕的时间进行排列的方式。

四、编号与命名

电子文件是由一个个计算机文件(文档)组成,要做好电子文件的整理和存储工作,首先制定并遵照一个完整系统的命名方案对这些组成电子文件的文档进行命名。一般情况下,组成一件电子文件的文档应以该件电子文件的档号命名。

1.编号

《规则》要求电子文件档号格式为:全宗号一档案门类代码.年度一保管期限一机构(问题)代码一件号。各单位编制电子文件的档号应遵照以下原则:

(1)以件为单位,按照《规则》进行电子文件档案整理的,应按照《规则》要求确定档号编制方法。

(2)档号应能唯一标识全宗内任一门类的任一件电子文件。

2.命名

电子文件整理时,文档名可以完全使用《规则》要求的档号格式,也可以去掉档号中的“.”符号和“-”符号(某些系统不支持使用该符号命名电子文件)或进行适当调整。如档号为“Z109一WS·2011一Y一BGS-0001”的电子文件,在进行文档命名时,一般以“Z109一WS·2011一Y一BGS一0001”命名,也可以修改为“Z109WS2011YBGS0001”或“Z109一WS.2011一Y一BGS一0001”。

应按照以下原则为组成电子文件的文档命名:

(1)组成电子文件的计算机文件应以该电子文件的档号命名,计算机文件名应能在计算机存储器中唯一标识、有序存储全宗内任意一件电子文件、文档。

(2)可以使用“子件号”区分一件电子文件包含的若干文档。

(3)组成电子文件的多份文档,其命名中如使用子件号,则其子件号应按照电子文件中各文档的显示顺序编制。

(4)组成电子文件的文档更名会导致电子文件无法正常显示的,可保留原始文档名。比如网页文件,如果重命名构成网页文件的相应组件文件的名称,则会导致归档的网页文件无法正常显示。这也是通常要求网页文件应固化为版式文件保存的原因之一。

(5)在文档扩展名不同的情况下,也不允许两份文档使用相同的文件名。如一件包含两份文档的电子文件,其正文和留痕定稿虽使用不同的扩展名“PDF”和"DOC",但其文件名最好能进行区分两份文档并能明确显示文件的前后顺序,不应因不影响在计算机存储系统中保存而取相同的文件名。

五、编目

电子文件应按照《规则》要求的格式,依据档号顺序编制电子文件目录。电子文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制,同时编制符合《规则》要求的电子文件目录封面。

电子文件目录一般保存电子版本即可,但应将其转换为适合长期保存的版式文件格式。有条件的单位还应对电子文件目录进行数字签名。


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