解读13号令 文件材料归档范围与档案保管期限表编制

2020-03-31 16:24:33 兰台之家
内容来源:《中国档案》
作者:丁德胜 张红


文件材料归档范围与档案保管期限表编制

文件材料归档范围与档案保管期限表(以下简称“保管期限表”)是以表册形式,列举档案的来源、内容、形式并指明其保管期限的一种指导性文件,是档案收集、鉴定工作的重要指引。《规定》关于保管期限表编制要求有3个突出特点:

1. 提出两个扩展

《规定》要求机关保管期限表的编制要做到2个扩展:

一是编制主体从机关扩展到所属机构,要求机关和机关所属机构都应编制保管期限表。当然,如果所属机构不属于独立的立档单位,应当将其产生的文件材料纳入机关保管期限表予以规范。

二是编制内容从文书档案扩展到各个门类,要求“机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表”。这一要求,没有将保管期限表限定为文书档案保管期限表,实际上就是要求各机关编制包含机关所有门类档案的保管期限表,用以指导收集和鉴定工作。

2. 完善审查要求

《规定》在明确“机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后施行”的同时,还提出了机关所属机构保管期限表的审查和机关保管期限表修订后的审查要求。对于机关所属机构保管期限表,《规定》提出应由机关审查同意后施行,明确机关所属机构保管期限表的审查主体为本机关。

这与《规定》第十条机关“对所属机构的档案工作进行监督和指导”职责是相呼应的。对于机关保管期限表的修订,《规定》要求“机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订,经重新审查同意后施行”,提出了机关保管期限表的修订条件和重新审查要求。

换言之,机关保管期限表按要求进行修订的,都应当重新履行审查手续。如此规定的原因:

一是保管期限表是开展档案鉴定工作的标准和依据,关系到档案的存毁去留;

二是保管期限表是判断收集、归档、鉴定、销毁工作是否合法合规的重要依据,是判定、划分责任的重要参考,因而需要充分重视、严格执行。

3.明确编制依据

鉴于机关保管期限表的编制内容从文书档案扩展到各个门类档案,因而其编制依据在国家档案局令第8号基础上,增加了规范科技、照片等门类档案归档范围和保管期限的相应标准、规范(参见前表)。各机关应以上述标准、规范为依据,参照文书档案保管期限表的样式,编制涵盖机关各个档案门类、同时包含归档范围和保管期限2项内容的机关保管期限表,真正做到“全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌”。当然,对于人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限,从其专门规定即可,不需在机关保管期限表中重复规定。

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