档案信息化项目实施的关键要素

2020-04-07 10:52:35 兰台之家

融安特

▲作者在2019·北京 企业档案工作者论坛(图:兰台之家)



作者:中国人民大学信息资源管理学院  何思源

来源:兰台之家交流群


档案信息化项目实施的关键要素

当今社会,政府、企业、事业单位以及其他社会组织都面临着信息技术带来的机遇与挑战。就档案部门来说,相关政策法规和标准规范逐步完善,文件档案管理数字转型成为时代发展的必然趋势,电子文件单轨运行、单套归档试点项目稳步推进,档案信息化项目成为推动档案事业转型升级、服务国家治理体系和治理能力现代化的重要抓手。

档案信息化项目通常可分为两种,一种是纸质、缩微胶片、录音录像等传统载体档案的数字化、数据化加工,一种是电子档案管理系统(或数字档案室系统)、数字档案馆系统等档案信息系统的设计、开发、运行和维护。由于前者起步较早,相关实践经验较为丰富,标准规范呈现出体系化特征且相对成熟,因此本文所述“档案信息化项目”主要是指后者,但也在一定程度上适用于前者。

关键要素之一:领导支持

领导支持是指领导充分理解档案部门开展的档案信息化项目并给予相应的资源和支持。领导的重视和支持是档案信息化项目成败的关键。关于为何将领导支持放在第一位,想必从事档案工作的人都非常清楚,领导越重视、越支持,就意味着与之配套的保障资源(尤其是资金)越充裕,与其他组织或部门的沟通也就越顺畅。

例如,在文件档案管理数字转型进程中,澳大利亚国家档案馆发布的重要数字信息管理政策——《数字连续性2020政策》就明确将“由高级管理人员来推动改革”(即得到领导重视)作为实施数字转型的重要行动目标。

接下来,问题的关键就在于如何得到领导的支持。档案部门负责人首先应当有明确的目标和清晰的思路,然后再以书面形式向领导解释清楚四个问题,

第一,档案信息化项目的定位,解决“做什么”的问题;

二是开展档案信息化项目的必要性是什么,解决“为什么”的问题;

三是开展档案信息化项目的总体规划和工作安排,解决“如何做”的问题;

四是开展档案信息化项目需要得到哪些配套的资源以及怎样的帮助。

这种书面报告应简洁明了,突出重点,尤其需要站在领导的立场上考虑问题。多数领导往往不会特别关注档案信息系统的收集、管理、存储等功能,而是更多地从用户角度出发,想知道这个系统到底能有什么用,对于改进当前工作有何帮助。虽然各单位的实际情况和领导的个性千差万别,不能一概而论,但可以确定的是,争取领导的理解、重视和支持是开展档案信息化工作必须迈出的第一步。前期的科学论证将为后续的项目实施打下坚实基础。

关键要素之二:治理思维

治理是使相互冲突或不同的利益得以调和并且采取联合行动的持续的过程。此处的“治理思维”就是要将治理的基本理念应用于档案信息化项目推进过程中。

首先表现在项目实施主体单位与其他单位之间的协作与联合。当前多数档案信息化项目采用完全外包或半外包的方式进行,也就是委托技术公司(档案服务企业)具体负责档案信息系统的开发建设。这些企业有着丰富的实践经验、专业的人才队伍以及相应的资质,可作为档案信息化建设中的一支重要力量。但在实际操作过程中,部分档案部门热衷于做“甩手掌柜”,认为自己只需要支付劳动报酬,其他事情都是技术公司的事。

这种想法并不可取,根本原因在于企业要以盈利为目标,项目实施主体单位(即委托方)则以业务实现为目标,二者的导向存在差异。而且若将档案信息系统开发建设工作完全交由技术公司来做,可能会导致最终的系统无法满足实际业务需求,影响后续档案工作。档案信息化项目是要解决单位档案管理实际问题的,各单位的实际情况和工作基础存在差异,具体的业务细节可能有所不同,因此在档案部门和技术公司之间的关系必须是合作的。在这种合作关系中,档案部门最重要的工作就是配合技术公司的调研工作,清晰地表达业务需求,做好进度的监督检查。

此外,如果是档案室(即某组织机构内设的档案部门)开展的信息化项目,应当和本单位上级业务主管部门以及同级档案行政管理部门建立联系;如果是综合档案馆开展的信息化项目,要和上级档案行政管理部门以及(部分)档案形成单位建立联系,以取得更广泛的理解和认同,并获取相应的支持和帮助。

其次表现在项目实施主体单位内档案部门与其他部门(包括业务部门、综合管理部门、财务部门、信息技术部门等)之间的协作与联合。虽然各部门都属于同一单位,但工作推进过程中,不可避免地涉及部门利益问题。非常典型的业务场景就是归档,档案部门希望通过前端控制提高归档文件的规范性,但业务部门可能会有所顾虑,包括是否会增加工作量等问题。

因此,在项目开展之初,就应建立由档案部门牵头的跨部门项目小组,同时在项目推进会、专家咨询会等相关活动上邀请有关部门工作人员列席,以此增进其他部门对档案信息化项目的了解,其他部门也可从自身业务的角度提出意见建议,使得档案信息化能更好地服务于单位业务活动。

关键要素之三:规范体系

规范体系建设是档案信息化项目实施的基础和保障。档案信息化规范体系应具有全面完整、层次鲜明、结构清晰、合规合理、贴合实际的特点。相信有不少人都会遇到类似的情况,即负责系统开发建设的技术公司要求档案部门提供具体的业务要求,例如命名规则、档号构成、保管期限、元数据项、格式要求、归档流程等。这些问题都需要通过规范体系建设来解决。

首先,档案部门需要有一个规范体系框架,作为规范体系建设的基本依据。可重点参考国家电子文件管理部际联席会议办公室发布的《电子文件管理标准体系框架》,该框架将相关标准分为基础类(管理术语和管理通则)、对象类(文件实体和元数据)、过程类(形成办理、归档管理、长期保存)、系统类(设备、软件、技术)、监督检查类(认证测评、能力评估)、应用领域类(通用管理和业务管理)。

例如,北京数字档案馆标准体系就是以该框架为基础制定的(可参考:杨中营.北京数字档案馆建设之标准体系建设[J].北京档案,2017(02):6-8.)。需要注意的是,该框架是针对国家电子文件管理顶层设计而制定的,和机构层面的需求会存在一定差异,因此在参考借鉴过程中要结合单位实际进行修改完善,例如,可删去“应用领域类”相关内容,可增加信息安全、绩效考核等内容。

其次,参照该框架,对标国家档案局发布的档案信息化政策制度、标准规范,以及单位内部已有的相关规范,梳理出规范清单(或列表)。其中,有些规范可直接参考国家档案局发布的内容,例如GB/T 18894-2016;有些则需要结合单位实际另行制定,例如元数据规范、系统数据接口规范等。即便是直接参考国家的相关规范,在采用过程中也要做出必要的选择。

例如,DA/T 80-2019《政府网站网页归档指南》规定,“同一网站内的网页档案可按照‘年度—保管期限—类别’或‘年度—类别—保管期限’进行分类”,但在落实过程中,尤其是对系统而言,只能有一种方式,此时就需要单位结合实际选择其中的一种。类似例子还有很多,在此不再赘述。此外,规范的形式可以多种多样,可以有管理办法、规范、制度,也可以有规范化程度较高的地方标准或企业标准,还可以有更具操作性的指南、手册等。在规范发布后,还要做好规范的适时修订和宣传贯彻。

关键要素之四:系统建设

系统是档案信息化项目的直接产物和结果,前面所述三项要素均为系统建设提供基础和保障。在系统建设过程中,档案部门应负责提出功能要求和性能要求。就功能要求而言,可重点参考《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194-2012)、《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆(室)建设指南》《数字档案馆建设指南》等文件。目前市面上的档案信息系统的功能模块,往往大同小异。若要有些不同,可能会体现在档案资源的开发利用模块,这也是领导和其他部门工作人员所关注的地方。

若有可能,可以在这部分做些创新和有意义的工作。就性能要求而言,则需要借鉴其他单位的经验,结合单位实际情况,主要包括系统兼容性、并行用户数量、并行事务处理能力、海量检索响应时间、存储容量、数据库管理能力、可持续服务时间、可持续保管文件能力、可容忍的最长停机中断时间、宕机后系统恢复时间等指标。另外,系统建设的方法论可参考《电子文件管理系统建设指南》(GB/T 31914-2015)。


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