杨冬权：社会的档案意识与档案界的社会意识
近几年，人们无论是在档案向社会开放的过程中，还是在宣传贯彻执行《档案法》的过程中，都越来越多地意识到一种“意识问题”，即社会的档案意识问题。不少人认识到，社会的档案意识是档案工作赖以发展的社会条件之一，是做好档案工作不可或缺的社会环境。社会的档案意识越强烈、越浓厚，档案工作的社会环境就越有利，社会条件就越良好，档案工作就越容易见效，越能够发展，反之，社会的档案意识越薄弱、越浅淡，档案工作的社会环境或社会条件就越不利，档案工作就越难开展，越难收效，越难前进。因而，档案意识开始从不少档案工作者的潜意识变成了显意识，“档案意识”一词不断从一些人的口中呼出、笔底涌现，形诸文字，见之于报刊等各种传播媒介。
但是，怎样才能从根本上提高社会的档案意识，使档案意识在社会上更进一步得到凸显呢?笔者以为，社会档案意识的提高根本依赖于档案界社会意识的提高，增强档案界的社会意识，是增强社会档案意识的首要前提和根本途径；要想提高社会的档案意识，必先提高档案界的社会意识。
什么是社会的档案意识呢?社会的档案意识指的是社会各方面的人们对档案这一客观事物和档案工作这一项事业的认识和重视，它是由档案和档案工作所显示的社会作用长期影响人们而在社会上形成的一种较为稳定、较为普遍的大众心理倾向，是档案和档案工作面向社会、走向社会并达到一定程度的社会化的产物。社会档案意识的形成和加强，来自于档案社会作用的产生和扩大。
当档案逐渐进入社会的各个方面、并在社会的各个方面发挥作用时，它也就同时促进了社会各方面对档案的认识和重视，促使了越来越多的人们意识到档案的存在和重要，从而把“档案”这一概念逐渐渗透、扩散到普通人们的认识范围或日常意识、思想观念当中去，获得公众的普遍认同，从而成为社会各方面的普遍心理和共同认识。可见，社会的档案意识是档案的社会价值和社会效用作用于社会群体的结果；档案的社会作用，是产生社会档案意识不可缺少的要素。充分发挥并不断扩大档案的社会作用，是增强与提高社会档案意识的关键措施。
我们说社会档案意识的形成依赖于档案的社会作用，那么，档案的社会作用的形成又依赖于什么呢?归根到底，它依赖于档案界的社会意识。档案界的社会意识，就是指从事档案工作的人们对“社会”的认识和重视，也就是指对社会各个活动领域和各个领域的人们的认识和重视。我们说要增强和提高档案界的社会意识，就意味着要求所有从事档案工作的同志，在档案工作的各个方面和每个环节，都把以不同内容和范围的档案为社会各方面服务、为社会各领域的人们服务作为立足点，作为衡量工作的标准。只有这样做，档案才能为全社会所利用，充分发挥其社会作用，实现其社会价值，成为全社会的财富，为全社会所共享，从而才能获得全社会的认同和共知，转变为社会的档案意识。
如果从事档案工作的人们缺乏社会意识，眼界狭窄，只着眼于社会的个别领域，甚至自我封闭，实行关门主义，充当档案宝库的“铁将军”或“守门员”，那么，档案就难以走向社会并在社会中发挥作用和充当它应有的社会角色，这样，档案又怎么能唤起社会对它的认识和重视呢?社会的档案意识又怎么能形成呢?
从以上可以看出，只有当档案界形成了较好的社会意识，档案工作才可能自觉地和更好地为社会服务，使档案走向社会，充分发挥档案的社会作用，只有当档案显示出它的社会作用，才能对社会产生出影响，唤起人们的认同感，从而形成社会的档案意识。这样，档案界的社会意识转化成档案的社会作用，档案的社会作用又转化成社会的档案意识。档案界的社会意识越强烈，档案所能发挥出的社会作用就越大，就越能增进社会的档案意识。档案界要想社会具有浓厚的档案意识，自己必先具有强烈的社会意识。
从实践中看也是如此。改革开放以来，不少档案管理部门，正是由于自己首先具有了较强烈的社会意识，从狠抓为社会各方面服务入手，积极地、主动地、自觉地广泛为社会提供了良好的服务，使档案在社会各个方面发挥了明显的作用，从而引起了社会的广泛重视和大力支持，改善了档案部门的社会环境和工作条件，提高了档案部门的社会地位。
例如，为各级党政领导提供档案服务的结果，使一些地方和单位的领导经常光临档案部门或经常在会议上和文件中列举、提及档案工作，对档案工作表示了高度的重视和支持，并对档案部门的工作条件作了很大的改善，为各级政府工作部门提供档案服务的结果，使这些专业工作部门同档案部门密切了联系，有的同档案部门联合编辑专业档案史料或专业档案目录，有的吸收档案部门参加编写专业史志，有的邀请档案部门参加他们的专业协会，为学术界提供档案服务的结果，使档案随着被各种学术成果的大量引用而广为人知，使档案部门随着学者在学术成果中对它的赞扬致谢而流誉四方，一些学术单位或请档案工作者前去讲学，或与档案部门联袂举办各种学术会议，或与档案工作者共同进行学术研究，为广大公民提供档案服务的结果，也使档案和档案部门随着那些为自己解决了各种切身问题的利用者的奔走相告、口口流传而为远乡僻壤、小街深巷的普通人们所了解；为海外团体和个人提供档案服务的结果，更使档案和档案部门因海外人士的赞誉、传播而名扬寰宇。
正由于此，在一些地方或部门，每当党政领导总结历史经验和教训、制订新的规划和战略时，每当生产、建设单位发生故障需要排除、设立新的项目需要参考借鉴时，每当学者进行学术研究需要查找第一手的可信史料时，每当公民发生种种权益纠纷缺少有力凭证时......都会想到去档案部门利用档案，想到要通过档案去解决他们的问题，这些都是社会档案意识的具体表现。这些社会档案意识的显现，不正是档案界产生了社会意识、为社会各方面提供了档案、使人们不断认识到档案的价值与作用的结果吗?
既然提高档案界的社会意识是增强社会档案意识的根本途径，那么，应该如何提高档案界的社会意识呢?
首先，应该进一步正确认识社会的范围。对社会范围的不正确认识，就不能为扩大档案的社会服务范围而作进一步努力，必然阻碍着社会档案意识的进一步提高。目前，一些档案工作者仍然从自己的认识范围上来看待社会，狭隘地缩小社会的范围，认为他们现有的档案工作范围、档案服务范围已经很宽了，已经“社会化”了，似乎社会的范围就以此为限了，无需再为开展社会服务而进一步扩大档案工作的服务范围了。
其实，社会是一个极为广泛的范畴，它不仅包括各级政府机关，而且包括各种、各级社会组织、社会团体，它不仅包括各种国有企事业单位，而且包括各种集体和私营企事业单位，不仅包括政府公职人员和各种在业人员，而且包括非公职人员和所有不在业人员，不仅包括各级政府的领导人物、各地区的著名人士，而且包括千千万万的普通公民，不仅包括有关国计民生、直接形成社会产值或创造社会收入的各生产、建设、经济部门，而且包括为这些部门服务、不直接形成社会产值或创造社会收入的其它各部门。这一广阔的范畴，远非目前档案部门的工作范围和服务范围之可比。
在为社会服务这一目标下，档案部门还有大量事情要干，还有许多文章可做，而决不应该囿于自己的认识范围和已有的工作、服务范围，固步自封，满足现状。因此，只有真正明确了对社会范围的认识，档案界才能看到自己为社会服务的差距，从自我满足中醒悟过来，继续采取扩大为社会服务的措施，从而为提高社会的档案意识添加助剂。
其次，要增强对档案社会作用和社会价值的认识。重视档案对档案形成者的价值和作用，而忽视档案的其它社会价值和作用，是档案界提高社会意识的又一认识障碍，必须加以破除。档案作为人类活动的真实记录，具有多方面的作用和价值。因为人类活动的特点之一就是具有社会性，互相有着千丝万缕、直接间接的联系，因此，作为这些活动的记录的档案，其作用和价值也具有广泛的社会性。
因为档案不仅记录了档案形成者自身的历史活动，而且记录了档案形成者与其上级单位、下属单位、平行各单位之间的联系；不但记录了档案形成单位所有组成人员的活动情况，而且记录了所有与档案形成单位有联系和交往的人员的活动情况。因此，它不仅对档案形成者有继续参考利用的价值，而且对与档案记载内容有关者也有继续参考利用的价值，甚至对需要处理档案形成者和与档案内容有关者的各种事务的人们，以及对档案形成者和与档案内容有关者发生各种兴趣和爱好的人们都有继续参考利用的价值。
此外，档案记载的人们的活动，不但对生活在今天的人们有直接的借鉴意义，而且对生活在明天、后天的人们也有间接的借鉴意义和认识意义，因此，档案不仅在当代具有参考借鉴作用，而且在未来一也有着一定的参考借鉴作用，它不仅具有短暂的社会价值，而且具有长远的社会价值。如果我们只重视档案的直接作用和短暂价值，忽视档案的广泛而持久的间接作用和长久价值，就会在档案工作的实践中不注意去开发那些仍具有历史或间接价值的档案的信息资源和潜在作用。这就必然缩小了档案的社会价值，不能充分发挥档案的社会作用，不利于社会档案意识的扩大和提高。只有全面认识档案的广泛而持久的社会价值和社会作用，档案工作者才能自觉地、主动地采取措施，多方面开发档案的各种价值，引导社会各方面从各个角度开发利用档案，促进社会档案意识的形成与增强。
第三，加强档案界与社会的接触、交流与联系，经常了解社会对档案的需要和要求，以及与档案有关的社会情况。由于档案工作部门长期处于机要、保密和内部机关的地位，在过去相当一段时间内，档案工作者与社会各部门很少联系，甚少交流，他们一直在为本部门、本单位默默尽职，而很少对社会进行调查与了解，对社会各方面利用档案的需求以及与档案有关的各种社会情况，不甚了了。这是长期以来档案界社会意识淡薄的重要原因之一。
努力改变这一状态，是提高档案界社会意识的一个重要方面。应该利用一切可能利用的机会和渠道，采取一切可以采取的措施，经常和深入了解社会各方面在各自的日常工作中，在哪些方面需要利用哪些档案，档案为他们解决过哪些重大问题或实际困难，他们希望哪些方面、哪些内容的档案应该长期地保存下去，档案如何保管、如何整理、编目才更方便于他们的利用，他们最希望或最习惯于以什么样的方式利用档案，他们希望档案部门为他们提供什么样的服务，他们当前的中心工作或科研重点是什么，急需要哪些方面内容的档案，社会上有什么零散档案或与档案有关的资料可供档案馆收集，社会上其它部门公布、发表过哪些与馆藏有关的档案，哪些方面利用档案出了什么成果以及产生了什么影响等等。经常了解、掌握这些与档案有关的社会情况和档案的社会需求情况，可以大大增强档案工作者的社会意识，提高档案工作者为社会服务的主动性、自觉性。
加强档案界与社会各方面的联系，可以通过这样一些渠道或办法:
一是利用档案部门与社会的固有工作联系。档案工作各部门因其工作需要，与社会各方面有着一些固有的接触与联系。比如，档案行政管理部门在其联系工作、制定文件、监督指导过程中与本级党政各部门之间的联系，档案收藏部门在接收、征集过程中与移交、捐存档案的单位或个人之间的联系和在接待利用过程中与各方面利用者之间的联系等。档案工作者可以在这些固有的接触联系中，积极地向他们进行了解。
二是采用请进来的办法，主动邀请社会有关部门和有关人士参加档案部门举办的各项活动，以加强档案界与社会的交流，甚至定期专门邀请一些具有广泛代表性的单位和个人来档案部门进行座谈讨论，听取他们的介绍和呼声。
三是采取走出去的做法，积极、主动地参加社会各单位举办的有关活动，参与和档案有关的各种科学研究，在参加和参与中加强对社会各方面的了解。并可以有目的地组织人员到一些单位调查，上门了解他们对档案的利用需求等。
第四，把提高档案界的社会意识作为档案工作各个方面和各个环节的共同认识和共同任务。档案为社会服务，提高社会的档案意识，是档案界的一项综合工程，涉及档案工作的各个方面和各个环节，需要从事档案工作的所有人员的共同努力和密切配合。
它要求从事档案法制工作的人员，在制定有关档案工作的法规制度时，把档案工作为社会服务、充分发挥档案的社会作用的精神充分体现出来，从法规制度上加以规定，加以要求，要求从事档案业务监督指导工作的人员，把档案部门为社会服务所采取的措施、所收到的效果，列人对档案部门监督指导的重要内容，并加以经常性的监督和指导；
要求从事档案统计工作的人员，把档案部门为社会服务的结果纳入档案统计工作，进行准确与连续的统计；
要求从事档案宣传工作的人员，把向社会宣传档案工作、宣传档案内容、宣传档案的价值与作用、宣传利用档案所发挥的经济、社会效益作为重要内容，加强档案宣传工作的外向性，要求从事档案收集工作的人员，具有对社会范围的正确认识，从档案馆为社会服务的广阔范围出发，确定档案馆的收集范围，从而为档案馆广泛的社会服务准备丰富、足够的物质基础；
要求从事档案鉴定工作的人员，充分认识档案的多方面和持久的社会价值，在鉴定销毁档案时为社会尽可能多地保留下有长久价值的档案，在鉴定开放档案时，尽可能快地把那些失去保密价值的档案向社会开放；
要求从事档案整理编目工作的人员，从社会的不同文化层次的利用者出发，从不同的利用角度出发，多方面、多形式地开发档案信息，满足社会的各种需要，要求从事档案利用工作的人员，为社会各方面利用者着想，开辟一切可以开辟的利用形式，提供一切可能提供的服务，竭诚为社会各方面提供档案；
要求从事档案编研工作的人员，根据社会的迫切需要，有计划、有系统、有目的、有针对性地开展档案编研工作，对社会急需的档案史料，采用多种编辑公布手段，借助社会的编辑力量和出版渠道，与社会各方面合作，共同迅速地加以开发。
只有通过档案工作各个方面、各个环节的共同努力，才能使档案为社会服务制度化、经常化，使档案为社会服务的效果扩大化，使档案工作的影响随之而广泛扩展、深入渗透到社会各方面和各层次，从而形成并不断加强社会的档案意识。