数字档案室建设的主要内容

2020-05-27 15:09:46 兰台之家

数字档案室建设是一项系统工程,包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设,需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。数字档案室建设主要包括:

1.按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求,建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。

2.开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

3.严格遵循标准规范,全面进行传统载体档案数字化转换,积极推进电子文件归档和电子档案管理,全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段,保证数字档案资源真实、完整、可用和安全,满足各类用户共享需求。

4.根据数字档案室建设要求,修订完善档案工作流程、文件材料以及声像(照片、录音、录像)电子文件归档范围和保管期限表,以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度,明确要求和权限,确保数字档案资源的规范管理,保证数字档案室运行顺畅。

5.加大人オ建设力度,通过培训或引进人オ,为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术,又精通信息资源管理、知识管理的人才。

归纳来说,数字档案室建设内容可以概括为基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系四项基本建设(见图1-3)。

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1.基础设施建设

完善的基础设施是数字档案室建设的前提和基础。基础设施建设包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备五方面内容。鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设,已经具备相关基础设施的,要按照数字档案室建设要求进行适当调整。要特别重视在信息安全和方便管理方面对基础设施提出的设置要求,确保档案信息资源安全并方便档案人员履行管理职责。

2.应用系统建设

从现实看,应用系统是目前数字档案室建设的短板。机关传统档案管理系统大多基于辅助纸质档案及其数字化副本管理的需求开发设计,管理对象为目录数据、数字化图像等,功能相对简单。数字档案室的应用系统要求与办公自动化系统相衔接,能够实现电子文件归档与有效管理,并在开发和利用上有着更高的需求。这使得二者无论在设计思路还是功能架构上都区别甚大。

数字档案室要求参照《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T  29194-2012),设置捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检素、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、系统配置、用户管理等基本功能,集成管理各门类数字档案资源,为电子文件的真实、完整、可靠与可用提供首要保障。考虑到传统档案管理软件扩展困难、体验较差,应用系统能够灵活扩展、简单易用也是非常必要的。

3.数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字档案室建设的重中之重。《指南》不是从电子文件管理流程的角度规范数字档案资源,而是通过规范电子文件命名(档号编制)、文件格式与品质、元数据要求等关键要素实现对电子文件的规范管理。

(1)电子文件命名

《指南》推荐使用档号为电子文件统一命名。在数字档案室建设中,档号体现整理规则,是反映电子文件之间有机结构和历史联系的一条重要纽带。不同门类的电子文件无论处在哪个管理流程、存储于哪个逻辑位置,都能通过档号简单区分并明确相互关系。

(2)文件格式与品质

文件格式是关系电子文件长期保存的重要因素,也是保障电子文件真实、完整、可靠与可用的重要指标。文件品质虽然与电子文件长期保存关系不大,但直接反映电子文件的质量,并与电子文件的开发、利用关系密切。《指南》对文书、照片、录音、录像的保存格式做出了限定性规定,并结合实战经验确定了照片、录音、录像品质的最低要求。

(3)元数据

元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。到目前为止,元数据仍然是保障电子文件真实性、完整性、可靠性、可用性最有效的手段之一。同数字签名、时间等技术相比,元数据对运行系统或第三方支持依赖性不强,在后续费用上也有相当的优势,因而对电子文件长期保存来说意义重大。除此之外,完善的元数据信息量大,能为电子文件的开发和利用提供无限的可能,有助于创造性发挥数字档案资源的作用。

目前档案行业只有文书类、照片类两项元数据规范,《指南》结合各地实践还提出了录音、录像的基本元数据项目,具体执行时可以以此为参考制定本地的元数据方案。如有新的元数据国家或行业标准发布,也可以直接对照适用。考虑到实现可能性,《指南》规定了元数据的最低数量,既便于操作又留足余地。

(4)电子文件归档范围和保管期限

数字档案室目前沿用传统档案归档范围和保管期限,但考虑到电子文件数量增加对成本影响相对较少,可以考虑适当调整电子文件归档范围与保管期限。

(5)电子文件的整理

电子文件一般参照传统整理方法进行整理,如有适用电子文件整理的国家、行业标准,应当优先按照该标准执行。比如文书类电子文件的整理应按照《归档文件整理规划》(DA/T22-2015)执行。

(6)版面格式要求

版面格式要求是针对文书类电子文件提出的独有要求。强调版面格式的意义在于一方面可以在一定程度上继承、延续纸质档案的可信性,另一方面也可以借助规范、严谨的办公自动化流程保障电子文件的真实性。

4.保障体系建设

保障体系建设包括经费、制度、人オ三方面内容。数字档案室建设需要足够支撑建设和运行的经费,需要既通晓信息技术,又懂信息资源管理、知识管理的人才,需要包含电子文件管理工作流程、电子档案的管理、备份、应急处置等各项内容的制度要求,要有计划、有步骤地加以解决。单就人才建设来说,应先从管理体制入手,建立档案、信息、技术部门协作机制,以部门协作弥补人才的不足,从长远来说,就要加大人才建设力度,通过培训或引进人才为数字档案室提供人才保障。

需要明确的是,保障体系建设作为数字档案室建设的组成部分,与其他建设内容相辅相成、相互促进,需要在建设中同步发展和进步,不能将保障体系建设仅仅作为开展其他建设的条件去对待。


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