融安特受邀参加河南省档案业务工作培训会,全方位解读如何建设智慧档案馆

2020-08-05 11:24:59 融安特

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2020年7月28-31日,由河南省档案学会主办的“2020年河南省档案业务工作培训班”在洛阳市政和大酒店举行,融安特应邀参加该培训会。

来自河南省省直机关、各地市、县(市、区)、企业、高校470余名学员参加了培训。开班式上,河南省档案馆副馆长翟霣远出席并讲话,洛阳市档案馆馆长林明烟致词,河南省档案学会理事长王书继宣读培训内容安排。在培训会上,融安特首席专家徐腾做了智慧档案馆(室)建设的分享。

以下是分享的内容:


智慧档案馆是什么?

智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势,档案馆应跟进技术发展的新趋势,开展智慧档案馆建设,为档案事业持续发展创造条件。 

广义的智慧档案馆包含物联网、大数据、云计算、人工智能、区块链等技术。

智慧:综合人、资源、技术、场景等要素,为档案机构提供具有决策价值的信息和知识 

智能:通过交互、融合、协同,再现等方式对档案对象进行赋能

感知:通过物联网感知技术对档案管理空间的各类管理对象进行识别与定位 


智慧档案馆包含什么?


1、满足标准与规范

满足《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)

设计顺应国家政策,依据国家强制性标准及其他各项标准建设

满足档案库房 “十防”要求:防高低温、防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防尘、防光、 防霉、防污染。

2、软硬件结合整体建设

告别东拉西扯的接口,拒绝东拼西凑的工程;解决“经验管理”和“低效管理”带来的弊端。

通过一套整体的系统管理软件管理智能档案存储设备和档案库房环境管理设备等,而非单独的多套系统,实现分散控制,统一管理。

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智慧档案馆怎么实施?

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1、 土建设计阶段涉及的要求

①用房要求需在标准指导下补充实际需求《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)《办公建筑设计规范》(JGJ67-2006)

②建筑空间有余量,可以要求档案库房和办公区域独立分区、设计独立电梯

③库房区域设计独立空调,要求有独立空调设备间

④变、配、发电系统设计时,档案库房用电量需考虑恒温恒湿空调、智能密集架等设备,预留足够负荷(二级负荷)

2、选址:合理的争取更有利的档案保管保护条件

(1)《JGJ25-2010 档案馆建设设计规范》规定

3.0.2 档案馆的基地选址应符合下列规定:应选择工程地质条件和水文地质条件较好的地段,并宜远离洪水、山体滑坡等自然灾害易发生的地段;应远离易燃、易爆场所和污染源;应选择交通方便、城市公用设施较完备的地段;应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。锅炉房、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房,不宜毗邻档案库。

(2)13号令《机关档案管理规定》:

第十六条 档案用房宜集中布置,自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射,利于档案保护。档案库房不应设置在地下或顶层,地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

(3)建筑设计:充分掌握建筑设计涉及的局限条件

《JGJ25-2010 档案馆建设设计规范》规定:

4.2.1 档案库可包括纸质档案库、音像档案库、光盘库、缩微拷贝片库、母片库、特藏库、实物档案库、图书资料库、其他特殊载体档案库等,并应根据档案馆的等级、规模和实际需要选择设置或合并设置;

4.2.4 档案库区或档案库入口处应设缓冲间,其面积不应小于6㎡,当设专用封闭外廊时,可不再设缓冲间;

4.2.7 档案库净高不应低于2.60m;

4.2.11 档案库楼面均布活荷载标准值不应小于5kN/㎡,采用密集架时不应小于12kN/㎡;

4.2.1 明确了档案库的基本组成;

4.2.4 为使库区内温湿度尽可能保持稳定,库区入口处要求设置缓冲间,作为库区内外的过渡和分隔;

4.2.7 空调、通风管道的底端;自动灭火系统如细水雾灭火系统需要一定的喷射高度;梁及管线下有效使用空间的净高;

4.2.11 密集架荷载是以中央档案馆、中国第一历史档案馆、北京市档案馆等各种档案装满后实际称量,测算而得的。称量中最重的达980kg、轻的也达450kg~500kg,一般平均在600kg~800kg,取高值附加20%而定出12kN/㎡

(4)档案防护:尽量减少外部环境各种因素对档案的影响和损坏

《JGJ25-2010 档案馆建设设计规范》规定:

5.2.1纸质档案库的温湿度要求应符合:温度14~24℃,相对湿度45~60%。  

5.3.4 档案库每开间的窗洞面积与外墙面积比不应大于1:10,档案库不得采用跨层或跨间的通长窗。

5.5.1 档案库、档案阅览、展览厅及其他技术用房应防止日光直接射入,并应避免紫外线对档案、资料的危害。

5.6.4 档案库楼、地面应平整、光洁、耐磨。

(5)防火与建筑设备:档案馆作为重要的文化设施是防火重点单位

《JGJ25-2010 档案馆建设设计规范》规定:

6.0.6 馆区应设室外消防给水系统。特级、甲级档案馆中的特藏库和非纸质档案库、服务器机房应设惰性气体灭火系统。特级、甲级档案馆中的其他档案库房、档案业务用房和技术用房,乙级档案馆中的档案库房可采用洁净气体灭火系统或细水雾灭火系统。

7.1.2 档案库区内不应设置除消防以外的给水点,且其他给水排水管道不应穿越档案库区。

(6)在土建设计、施工阶段融入配合:提前参与,土建环节出现的问题,后期无法改正。

智慧档案馆怎么呈现?


   1、实体档案调研摸底

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2、库房管理系统

库房管理系统中包含档案库房管理和实体档案管理功能,通过集中的管理平台,方便管理人员集中管理档案库房内的各种设备,轻松实现智能存储、实体管理、智能引导、环境监控以及安全保护。借助 RFID 技术手段实现档案的无序存放、有序管理。使用了远程库房环境管理方式,使得档案实体的存放环境更加安全。践行分散控制,集中管理的理念,实现了按区域对库房环境进行监测控制。把库房这一大区域划分成若干小区域,使控制更精准、更智能。

3、智能档案存储设备

(1)设计原则:①最大化、合理化、美观。②根据档案载体形式定制不同规格架体:文书密集架、战备密集架、挂画固定架、专业类密集架、底图密集架、印章密集架、财务密集架、特藏密集架、电子(声像)密集架等。③根据档案重要程度划分智能、手动密集架数量占比。④设计容量和档案盒厚度有相关性。⑤根据实际发展情况设计预留年限。

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(2)设计依据:

《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25 - 2010)

智能密集架控制系统行业标准:DA/T65-2017 《档案密集架智能管理系统技术要求》

(3)智能密集架数据传输安全:

①数据传输过程中应加密,以防档案或资料数据在传输过程中被非法截获破解。②密集架智能管理系统在使用时应先通过人脸识别、指纹、虹膜、密码等身份认证装置进行身份认证。智能密集架对应功能支持多种身份认证方式,包括:人脸识别、指纹、密码等;采用指纹识别和九宫格认证的方式登录系统,符合技术标准要求,避免信息可能遭到侵犯者的窃听而失去保密信息,数据在传输过程中采取加密技术。

(4)智能密集架用电安全:自动断电、自动上电≤36V、阻燃导线、短路保护

4、档案存放环境监控设备

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环境监控:在库房门口设置区域智能控制终端,实现环境监控设备集中管理、监控。

通过空气质量监测设备、漏水、烟雾传感器采集库房内的温湿度、环境、水浸、烟雾数据。

如档案库房内已经采购了恒温恒湿空调,集成恒温恒湿空调系统,实现对空调运行状态、能耗数据的远程集中监控;

通过恒湿净化一体机,辅助空调调节环境湿度。

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5、实体档案管理设备

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6、档案库房安全保护设备

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7、档案库房引导设备

环境监测平台:在档案库房门外放置一台显示屏,显示库房内的环境和其他设备的数据,方便管理人员在库房外了解库房内的情况。悬挂在墙体上,便于直接观看。每个档案库房配置一台。

8、档案馆可视化

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安全可视化:通过建设安全可视化平台,以档案库房各类设备的安全相关运行数据为基础,通过平台自身的统计计算,以一种图形化的语言展示平台数据。通过数据整合、挖掘、分析、提供可视化应用,依托库房架体满载率、库房环境可视化、档案可视化、设备可视化四个方面在配置的拼接大屏上进行展示。使用交互的实时数据可视化大屏来帮助管理人员发现、诊断问题,可以直观及时地把握资源的利用,数据调度,让管理有的放矢;能够全局把握所有设备的分布,对潜在的设备故障进行预警,并通过交互了解每一个设备的运转状况,有利于安全能力的提升。

数据可视化:通过建设数据可视化平台,以档案业务运行数据为基础,通过平台自身的统计计算,以一种图形化的语言展示平台数据。通过数据整合、挖掘、分析、提供可视化应用,依托库房环境、管理统计、今日办理、本月办理、馆藏统计、满载率、档案年增长率情况、各年度档案入库情况、档案库房存放容量年增长量9个模块构成,在配置的拼接大屏上进行展示。系统主要用于对档案库房数据的整体统计从库房环境数据、档案类型及统计、档案业务办理等多个方面来统计档案库房和档案业务的情况,能直观的将库房的容量、增长率、档案类型、档案业务等数据呈现出来,让库房管理人员能更加清晰直观的了解到库房的使用情况。

3D库房:通过建设3D库房,应以3D形式还原库房布局和设备实景,支持使用第一人称浏览库房,能够通过键盘按键控制移动以及鼠标控制方向,在3D库房中漫游。3D库房可以对设备(库房引导设备、密集架、监控、一体机、RFID门禁、各类传感器)直接进行操作,如查看设备状态、查看历史数据、监控设备画面,支持对设备发送动作和控制指令。动力环境需要运用传感器将库房的动力数据采集、运算,通过图形化的方式进行展现,实时监控库房动力安全。

智慧档案馆解决的问题

智慧收集

双轨收集 格式兼容

在线编鉴 位置关联

智慧管理

同步上下架 线上全流程

一键式统计 智能可视化

智慧监督

设备监测 空气能源监测

出入监管 操作流程监控

智慧利用

便捷查询借阅 定位引导

智慧存储管理 智能照明

智慧保护

智能净化 多重密保

全程监控 双机备份


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