档案整理收藏丨计划生育档案、出生医学证明档案管理办法

2020-08-19 10:51:45 融安特
参考资料一:贵州省计划生育档案管理办法(试行)

参考资料二:浙江省出生医学证明档案管理办法





贵州省计划生育档案管理办法(试行)
  第一条  为加强全省计划生育档案的管理,更好地服务社会管理与公共服务工作,维护公民的合法权益,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国计划生育法》、《贵州省档案条例》、《贵州省人口与计划生育条例》,结合我省计划生育档案工作实际,制定本办法。
  第二条 本办法适用于省、市(州)、县(市、区、特区)、乡镇、街道、社区等各级卫生计生部门开展的计划生育档案管理工作。
  第三条 本办法所称计划生育档案,是指全省各级卫生计生部门在生育服务管理、社会抚养费征收、家庭特别扶助、家底奖励扶助、手术并发症鉴定、行政处罚等工作中形成的具有保存价值的不同形式和载体的历史记录。
  第四条  计划生育档案管理工作应遵循统一领导、分级管理的原则。省、市(州)、县(市、区、特区)卫生计生部门和档案行政管理部门分别对本行政区域内计划生育档案管理工作进行监督、指导和检查。
  第五条  各级卫生计生部门应遵循“谁经办、谁收集、谁整理”的原则,根据各自权限和保管范围管理计划生育档案,确保计划生育档案真实准确、手续完备、字迹工整,载体和书写材料要符合耐久性要求。
  第六条  各级卫生计生部门应当加强对计划生育档案工作的领导,将档案管理工作纳入单位工作规划、年度工作计划和本单位综合档案室工作职责,将档案归档情况纳入单位年度综合考核内容,建立科学的档案管理制度,配备专、兼职档案管理人员和档案管理的设施设备。
  第七条 各级卫生计生部门应按照计划生育档案归档范围和保管期限表(附件1)和日常管理中形成的计划生育材料(附件2),准确界定保管期限,妥善保管。
  计划生育档案的保管期限分为永久和定期两种。定期分为10年、30年。
  第八条 计划生育档案整理要求:
  (一)计划生育档案由各级卫生计生部门的形成部门负责收集、整理和归档。保证档案收集齐全、整理规范。
  (二)计划生育档案以“人”或“事由”为整理单位、并按归档范围所列材料的顺序进行排列、编号、编目。
  (三)计划生育管理工作中形成的各类统计分析表等材料应归入本部门文书档案。
  (四)音像、照片及电子数据为载体或形式的计划生育档案应分别按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15—1995)、《照片管理规范》(GB/T11821—2002)和《电子文件归档与管理规范》(GB/18894-2002)进行整理。
  第九条  各种形式和载体的计划生育档案应于次年六月底前整理完毕,其中保管期限为永久和30年的档案应移交本单位综合档案室统一保管。其它日常管理形成的材料可由形成部门自行保管。
  第十条  各级卫生计生部门要编制必要的计划生育档案检索工具,应采用计算机技术,建立档案目录数据库和全文档案数据库,逐步实现档案管理信息化,服务网络化,提高档案现代化管理水平。
  第十一条  各级卫生计生部门应建立计划生育档案的借阅制度和借阅档案登记簿。不得丢失、抽取、篡改、销毁档案。在查询利用服务工作中,应当保护相关权利人的合法权益和个人隐私。
  第十二条 各级卫生计生部门应及时组织开展保管期限到期的计划生育档案鉴定工作。
  鉴定小组应当由卫生计生部门相关负责人、业务人员和档案管理人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
  鉴定中如发现计划生育档案保管期限划分过短,有必要继续保存的,应当重新确定保管期限。
  第十三条 各级卫生计生部门对经过鉴定可销毁的计划生育档案,应编制销毁清册,报主要负责人批准后方可销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
  档案销毁时,应派两名以上人员监销。监销人员应在档案销毁清册上签名,并注明销毁的方式和时间。档案销毁清册应放置在计生卫生部门全宗卷中永久保存。
  第十四条  各级卫生计生部门应按照有关规定,将永久保存的计划生育档案自形成之日起满十年向同级国家综合档案馆移交。县级以上国家综合档案馆应将计划生育档案纳入接收范围,依法及时接收。
  各级卫生计生部门如不具备保管条件,档案存在安全隐患的,永久保存的计划生育档案可提前向同级国家综合档案馆移交;定期保管的计划生育档案可与同级国家综合档案馆协商,由同级国家综合档案馆代管或寄存。
  第十五条 本办法由贵州省档案局、贵州省卫生计生委负责解释。
  第十六条 本办法自2016年1月1日起施行。


  附件1  贵州省计划生育档案归档范围与保管期限表
  一、办理第一个子女生育服务证档案(永久)
  1 贵州省一孩生育服务证
  2 领取《独生子女父母光荣证》名册
  二、办理第二个子女生育服务证档案(永久)
  1 贵州省二孩生育服务证
  2 贵州省申请生育第二个子女审批证明
  三、流动人口管理材料(永久)
  1 流出成年育龄妇女办理婚育证登记表
  四、社会抚养费征收档案(永久)
  1 立案呈批表
  2 询问笔录及有关证据性材料(本人户口簿、身份证、结婚证、子女出生证、育龄妇女卡复印件)
  3 调查报告
  4 告知书及送达证
  5 征收社会抚养费决定书
  6 征收社会抚养费决定书送达证
  7 社会抚养费分期缴纳审批表
  8 社会抚养费强制执行申请书
  9 征收社会抚养费案件结案报告
  五、计划生育家庭特别扶助档案(永久)
  1 计划生育家庭特别扶助对象个人申报证明材料
  1.1 计划生育家庭特别扶助对象申报
  1.2 身份证复印件
  1.3 户籍证明复印件
  1.4 独生子女父母光荣证复印件或独生子女证明
  1.5 残疾人证或死亡证
  2 计划生育家庭特别扶助对象退出审批表
  3 计划生育家庭特别扶助新增对象名单公示
  4 计划生育家庭特别扶助退出对象名单公示
  5 计划生育家庭特别扶助对象花名册
  6 计划生育家庭特别扶助人数测算汇总表
  7 计划生育家庭特别扶助资金测算表
  8 计划生育家庭特别扶助金发放情况花名册
  9 计划生育家庭特别扶助资金发放情况汇总表
  六、农村部分计划生育家庭奖励扶助档案(永久)
  1 计划生育家庭奖励扶助个人申报证明材料
  1.1 计划生育家庭奖励扶助申请表
  1.2 身份证复印件
  1.3 户籍证明复印件
  1.4 独生子女父母光荣证复印件或独生子女证明
  1.5 其他材料
  2 计划生育家庭奖励扶助对象名单公示
  3 计划生育家庭奖励扶助退出对象公示
  4 奖励扶助对象花名册
  5 计划生育家庭奖励扶助对象退出情况汇总表
  6 奖励扶助对象人数汇总表
  七、计划生育手术并发症鉴定档案(30年)
  1 计划生育手术手术并发症申请及鉴定表
  2 计划生育手术鉴定结论通知书
  3 医疗文书资料
  八、计划生育行政处罚档案(永久)
  1 计划生育行政处罚案件立案呈批表
  2 计划生育行政处罚案件询问笔录及有关证据性资料
  3 计划生育行政处罚案件调查报告
  4 计划生育行政处罚告知书
  5 计划生育行政处罚案件送达证
  6 听证通知书
  7 听证案件笔录
  8 听证报告
  9 计划生育行政处罚决定书
  10 计划生育行政处罚强制执行申请书
  11 计划生育行政处罚案件结案报告

  附件2  贵州省计划生育日常管理类材料
  一、申请生育第一个子女证明材料(10年)
  1 妊娠诊断证明
  2 身份证复印件
  3 户籍证明复印件
  4 男女双方婚育证明(外来人员出具户籍所在地的两级证明)
  5 结婚证复印件
  二、申请生育第二个子女证明材料(10年)
  1 审批第二个子女调查情况材料
  2 申请办理第二个子女审批的人户分离人员婚育情况证明
  3 申请办理生育第二个子女证明材料
  3.1 双方的居民身份证、结婚证
  3.2 双方所在单位或者村(居)民委员会出具的本人生育证明
  3.3 已收养子女的,民政部门出具的收养证明
  3.4 夫妻有一方是独生子女的证明
  3.5 夫妻只有一个子女的证明
  4 贵州省病残儿医学鉴定申请表
  5 贵州省伤残成人医学鉴定申请表
  6 主动放弃或退二孩生育指标材料
  三、流出成年育龄妇女办理婚育证明材料[《婚育证明》效力消失(退出育龄期或返回户籍地不再流动)后3年]
  1 身份证复印件
  2 户籍证明复印件
  3 单位或居委会开具婚姻证明
  4 单位或居委会开具婚育证明(已婚)
  四、领取独生子女父母奖励费档案(30年)
  1 领取独生子女父母奖励费证明材料
  1.1 《独生子女父母光荣证》或独生子女证明
  1.2 户籍证明复印件
  1.3 贵州省计划生育利益导向目标对应政策落实情况
  2 独生子女父母奖励费发放增减表
  3 独生子女父母奖励费领取名册或明细表



浙江省出生医学证明档案管理办法

第一条 为了加强出生医学证明档案管理,维护档案真实、完整、安全,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《浙江省<出生医学证明>管理规定(试行)》等有关规定,制定本办法。

第二条 本办法所称出生医学证明档案是指国家统一印制,以省、自治区、直辖市为单位统一编号,并依据《中华人民共和国母婴保健法》出具的,证明婴儿出生状态、血亲关系,申报国籍、户籍,取得公民身份号码的法定医学证明存根及相关信息、申领材料等具有保存价值的文件材料。出生医学证明档案是国家民生档案的重要组成部分。

第三条 签发《出生医学证明》的助产机构和管理机构(以下统称出生医学证明档案保管单位),负责本机构签发的出生医学证明档案的保管。

出生医学证明档案保管单位应当明确档案保管人员,保证管理必需的设施、场所和经费,确保档案安全,并适应档案管理现代化的要求,配备相应的技术设备。

各级卫生行政管理部门、档案行政管理部门应当在各自职责权限范围内对出生医学证明档案管理工作进行依法指导、监督。

第四条 出生医学证明档案的归档范围主要包括以下内容:

(一)《出生医学证明》存根。

(二)《出生医学证明》申领表。

(三)其他文件材料:未按时申领《出生医学证明》情况说明、亲子鉴定证明、派出所出具的证明材料、其他应当保存的相关文件材料及《出生医学证明》签发登记本。

第五条 属于归档范围的文件材料应当在办理完毕后3个月内归档至出生医学证明档案保管单位的档案管理部门。

归档的文件材料应当真实完整、图文清晰、签字手续完备。

第六条 出生医学证明文件材料归档,包括首次签发、换发、补发材料及《出生医学证明》签发登记本。

首次签发的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表;

换领的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表及原《出生医学证明》等相关材料;

补领的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表、补领《出生医学证明》书面情况说明等相关材料。

第七条 出生医学证明档案管理应当遵循下列规定

(一)签发《出生医学证明》机构为立档单位,以机构档案室或病案室为档案立卷和管理部门;

(二)以一个新生儿为对象作为一件整理,编制卷内目录时作为一个条目;《出生医学证明申领表印制于A4纸正面,存根、有效身份证件复印件粘贴于指定区域处,其他材料附于后面;

(三)按照《出生医学证明》编号顺序排列文件;

(四)按照100个编号的文件材料组成一卷;

(五)对卷内文件材料用阿拉伯数字编写页号;填写卷内文件目录(见附件1:卷内文件目录式样),置于卷内首页之前;填写卷内备考表(见附件2:卷内备考表式样),置于卷末;

(六)填写案卷封面(见附件3:案卷封面式样);去掉文件材料上的金属物,装订成卷;

(七)按档号顺序将案卷装入档案盒(见附件4:档案盒正面和盒脊式样),根据案卷厚度也可将若干连续的案卷装入同一档案盒保管;

(八)编制出生医学证明档案案卷目录(见附件5:出生医学证明档案案卷目录式样),加装封面和封底并装订,填写封面项目(见附件6:出生医学证明档案案卷目录封面式样)。

(十)《出生医学证明》因无效需要换发时,原件自换发之日起作废,在原存根案卷的封面、目录或备考表中补充登记,但原件仍需收回与换发证件存根一起存档保留。

第八条 出生医学证明档案档号编制应遵循下列规定:

(一)档号的结构为全宗号—类别号—案卷号—出生医学证明编号;

(二)全宗号为立档单位标识,如果是进馆单位,可由档案馆确立;

(三)类别号由出生医学证明档案的类别标识、出生医学证明档案所属年度构成,并列成分之间用“·”分开,如2013年出生医学证明档案的类别号为“CSZ·2013”;

(四)案卷号为同一全宗、类别的出生医学证明档案的案卷流水号,从1开始编制;

(五)出生医学证明编号既作为文件自身内容和属性的体现,在档号中也代替文件顺序号形式存在。

第九条 出生医学证明档案的保管期限为永久。出生医学证明档案在本机构保管满五年之后,应向同级档案馆移交。

第十条 出生医学证明档案所存放库房需具备防盗、防光、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等条件,保证档案的安全。

第十一条 积极推进使用计算机管理出生医学证明档案,有条件的机构应当按照相关要求建立出生医学证明电子档案。

第十二条 各级档案馆和出生医学证明档案保管单位应当依法提供档案信息查询服务,依据档案出具相关证明材料。

出生医学证明档案的利用应当遵守下列规定,并办理登记手续:

(一)新生儿监护人或新生儿成年后,可凭相关证件利用被监护人或本人出生医学证明档案,他人代办的,必须提供当事人的身份证明及授权委托书;

(二)各级人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关依据相关法律规定,可以凭单位介绍信查阅指定的出生医学证明档案。

(三)律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及律师执业证书、律师事务所证明等,可以查阅与诉讼有关的出生医学证明档案;

(四)其他单位、组织和个人要求查阅出生医学证明档案的,应当由出生医学证明行政主管部门出具同意查阅证明,经档案保管部门审核后,方可利用;

(五)利用出生医学证明档案的单位、组织和个人,不得公开出生医学证明档案的内容,不得损害出生医学证明档案当事人的合法权益。

第十三条 出生医学证明档案不得外借,仅限于当场查阅、摘抄和复印,复印的出生医学证明档案需加盖档案保管部门的印章方为有效;严禁涂改、圈划、批注、污损、伪造、抽换及损毁出生医学证明档案。

第十四条 违反本办法规定,涂改、伪造、损毁、丢失出生医学证明档案或擅自提供利用和复制的,及有其他违反档案法律法规行为的,依法追究相应责任。

第十五条 本办法于印发之日起施行。

 附件:1.卷内文件目录式样

2.卷内备考表式样
3.案卷封面式样
4.出生医学证明档案盒正面和盒脊式样
5.出生医学证明档案案卷目录式样
6.出生医学证明档案案卷目录封面式样

 

附件1

卷内文件目录式样


卷  内  目  录


序号

出生医学证明编号

责任者

新生儿

母亲

父亲

出生

日期

发证

日期

页号

备注
































填写说明:

1.序号:填写卷内文件材料排列的顺序编号。

2.出生医学证明编号:填写出生医学证明存根编号。

3.责任者:填写立档单位名称。

4.新生儿、母亲、父亲:分别填写本人名字。

5.出生日期:填写新生儿出生日期,以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2013年5月7日标注为“20130507”。

6.发证日期:填写出生医学证明发放日期,同上。

7.页号:填写每件文件首页所对应的页号;最后一件文件,填写该件起止页号。

8.备注:对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注,换、补发出生医学证明的情况在备注栏内注明“换发”或“补发”, 废证在备注栏内注明何时作废;如需要说明的情况在备注栏内填写不下,则标注“*”号,并将需要说明的情况填写在备考表中。


附件2

卷内备考表式样


卷 内 备 考 表

本卷情况说明:


       






立卷人:

检查人:

立卷时间:


填写说明:

1.本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生上述情况的,相关人员应当填写说明并签名、标注时间。

2.立卷人:由本案卷的整理者签名。

3.检查人:由本案卷质量审核者签名。

4.立卷时间:填写本案卷的立卷完成日期。


附件3

案卷封面式样



(全宗名称)

出生医学证明档案

出生医学证明编号:       ~


其中,废证编号:


起止日期:

保管期限

永久

本卷共:      件      页

废证页码


全宗号

类别号

案卷号






填写说明:

1.全宗名称:填写立档单位的全称或者通用简称。全宗名称可以直接印在封面上。

2.出生医学证明编号:填写该案卷出生医学证明起止编号。废证编号:填写该案卷中各废证编号。

3.起止日期:填写该案卷出生医学证明发放的起止日期,中间以“~”连接。

4.件数、页数:填写该案卷立卷完成时卷内文件的总件数和总页数。立卷后发生变化的,在“卷内备考表”中说明。

5.废证页码:填写该案卷中废证页码。

6.全宗号:填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码。

7.类别号:填写出生医学证明档案类别标识及出生医学证明档案所属年度,如2013年度的出生医学证明档案,以“CSZ·2013”表示

8.案卷号:在同一类别内案卷的顺序编号。



附件4


出生医学证明档案盒正面和盒脊式样


出生医学证明档案盒正面式样



(全宗名称)


出生医学证明档案









填写说明:全宗名称:填写立档单位的全称或者通用简称。全宗名称可以直接印在封面上。



出生医学证明档案盒盒脊式样



全宗号

类别号

案卷号

起止编号

盒号



填写说明:

1.按照出生医学证明档案案卷封面的填写要求填写。

2.案卷号:填写本盒内的出生医学证明档案起止案卷。

3.起止编号:填写本盒内出生医学证明的起止编号。

4.盒号:填写档案盒的排列顺序号(此项至档案馆后填写)。

附件5

出生医学证明档案案卷目录式样

案 卷 目 录

案卷号

出生医学证明编号起

出生医学证明编号止

件数

发    证

起止日期

废证编号




















填写说明:出生医学证明档案案卷目录按照整理完毕的案卷的相应项目填写。





附件6


出生医学证明档案案卷目录封面式样



出生医学证明档案案卷目录



全宗名称:

全宗号:

类别号:



   编制单位:

   编制日期:


填写说明:

1.按照整理完毕的案卷的相应项目填写。

2.编制单位:填写该目录的编制单位名称。

3.编制日期:填写该目录的编制时间。



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