《河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则》及解读

河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则

第一章 总 则

第一条 为进一步规范全省电子文件归档与电子档案管理工作,确保电子档案的真实、完整、可用和安全,根据《河南省电子文件归档和电子档案管理暂行办法》,结合全省实际,制定本实施细则(以下简称“细则”)。

第二条 本细则所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织(以下简称各单位)在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录,包括公文管理系统、业务系统、行政审批系统等(以下简称各业务系统)形成的电子文件。

本细则所称电子档案,是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。本细则所称元数据,是指描述电子文件和电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据。

涉密电子文件归档与电子档案管理应当符合国家有关保密法律法规的规定。

第三条 河南省政务网“一网通办”前提下“最多跑一次”事项电子文件归档与电子档案管理另行规定。纸质档案数字副本(数字扫描件)的管理可参照本细则执行。

第四条 电子文件归档与电子档案管理应当遵循其形成和利用的规律,遵循以下原则:

(一)统一管理。对电子档案管理工作实行统筹规划,统一管理制度,对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

(二)全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理,确保电子文件始终处于受控状态。

(三)标准规范。制定统一标准和规范,对电子档案实行规范化管理。

(四)便于利用。发挥电子档案高效、便捷的优势,对电子档案提供分层次、分类别共享应用。

(五)安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子档案信息安全。

第五条 各单位应当做好电子文件归档与电子档案管理工作,建立协调制度,明确管理职责,规范工作流程,落实保障措施,确保各业务系统形成的电子文件及时归档和科学管理,确保进馆范围的电子档案按时移交。

各单位文秘和业务部门负责电子文件的收集、处理和归准建设和完善业务系统的电子文件归档功能,做好业务系统与电子档案管理系统的对接。

第六条 各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档和电子档案管理工作进行监督和指导,负责提出各业务系统电子文件归档功能需求,负责电子档案管理系统的建设与应用培训。各级国家综合档案馆负责电子档案接收和电子档案管理。

第七条 电子档案管理系统是开展电子文件归档和电子档案管理工作的必要条件。各单位应当积极使用档案行政管理部门统一建设的电子档案管理系统,也可以按国家相关要求自建电子档案管理系统。

第八条 符合《中华人民共和国电子签名法》的规定,严格按照国家电子文件与电子档案管理标准规范要求形成和管理的电子公文、电子档案与纸质公文、纸质档案具有同等的法律效力。由全省各级国家综合档案馆或各单位档案部门出具的电子档案证明与纸质档案证明具有同等的法律效力。

第二章 电子文件归档

第九条 反映各单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据均应归档。

文书类电子文件的归档范围参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》,元数据参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46-2009),应归档的元数据至少包括:

(一)题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据。

(二)记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据,应记录的拟制、办理活动包括:发文的起草、审核、签发复核、登记、用印、核发等,收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

照 片、录音录像档案归档范围参照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014),照片档案应归档的元数据参照《照片类电子档案元数据方案》(DA/T 54-2014),录音录像档案应归档的元数据参照《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63-2017)。

科技类电子文件的归档范围按照GB/T 11822-2008、DA/T 28-2002等标准执行。

各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。

邮件类电子文件的归档范围按照DA/T 32-2005等完整地收集归档电子文件及其组件。电子文件内容信息与其形成时保持一致,包括但不限于以下6方面的要求:

(一)同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整。

(二)电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整。

(三)在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整。

(四)录音录像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等。

(五)以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时,应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

第十一条 电子文件可以件为单位进行整理,也可根据实际以卷为单位进行整理。整理活动应保持电子文件内在联系,建立电子文件与元数据的关联;电子文件的保管期限分为永久、定期30年和定期10年;电子文件的整理可参照《归档文件整理细则》(DA/T 22-2015)执行。

业务系统或电子档案管理系统应当内嵌电子文件分类方案、归档范围与保管期限表,辅助单位文秘和业务部门完成电子文件分类、保管期限鉴定、排序、命名和存储等整理工作。

归档的涉密电子文件与非涉密电子文件应当统一编制档号,涉密电子文件要单独管理。归档的电子文件与纸质文件应当保持档号一致。

第十二条 电子文件归档工作主要基于业务系统归档功能和电子档案管理系统自动实现,包括电子文件的采集、著录、转换、组件、编号、封装、检测、登记和移交等多个环节。

第十三条 各单位文秘或业务部门应当从业务系统采集电子文件及其元数据进行预归档(实时归档),待一个年度、一个项目或一个事项的全部电子文件及其元数据收集齐全后,再按归档要求进行整理并形成归档信息包,归档信息包检测合格之后移交单位档案部门。

第十四条 电子文件归档通常采用在线方式,不具备条件时允许采用离线方式。

采用在线归档方式的单位,应当建立业务系统与电子档案管理系统的归档接口,自动从业务系统中捕获需归档的电子文件和元数据,形成预归档信息包(见附件1),在线提交到电子档案管理系统的预归档库。

采用离线归档方式的单位,应当从业务系统中导出规范的预归档信息包,保存在脱机载体并导入电子档案管理系统的预归档库。

加密的电子文件应当解密后进行预归档,压缩的电子文件应当解压缩后进行预归档。

第十五条 电子文件应当采用符合国家规定的、适合长期保存的文件格式归档,非通用格式电子文件应在归档前转换为通用格式。通用格式主要包括下列文件格式:

(一)文书类电子文件采用符合国家标准的版式文档格式,如PDF、OFD;

(二)照片类电子文件采用JPEG、TIFF等格式。

(三)音频类电子文件采用WAV、MP3等格式。

(四)视频类电子文件采用MPG、MP4、AVI等格式。

(五)公务电子邮件以EML格式,网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。

(六)以数据库文件形成的科技、专业类电子文件,按照GB/T18894-2016规定执行。

第十六条 各单位文秘或业务部门应当按归档要求完成归档电子文件组件、编制档号和封装等整理工作。应当利用电子档案管理系统,以档号为唯一标识,建立元数据(包括目录数据)与电子文件一一对应的关系,形成归档信息包(见附件2)。

第十七条 归档信息包向单位档案部门移交时应当符合下列要求:

(一)业务部门和档案部门应当分别对归档信息包内电子文件及其元数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,检测合格率达到100%才能移交、接收。文书类电子文件检测可参照《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T 70-2018)执行。

(二)业务部门和档案部门应当填写《电子文件归档登记表》(见附件3),并由双方共同签章确认(可以采用电子签章),才能完成归档交接工作。

第十八条 文书类电子文件的归档工作应当在电子文件形成的次年6月底前完成。其他门类电子文件的归档工作完成时间按相关规定执行。

第三章 电子档案移交

第十九条 各级国家综合档案馆应当制定电子档案年度接收计划,确保电子档案移交、接收工作有序进行。

第二十条 属于各级国家综合档案馆接收范围的电子档案,应当自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。

对有特殊要求的电子档案,可以适当延长移交时间。涉密电子档案应用涉密介质离线移交。

第二十一条 移交的电子档案应当符合下列要求:

(一)电子档案及其元数据和目录文件一起移交。

(二)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,在元数据中著录相关信息。

(三)特殊格式的电子档案与其读取平台一起移交。

(四)对移交的涉密电子档案要进行解密审核,提出解密意见。

(五)对移交电子档案进行开放审核,提出开放或控制意见。

第 二十二条 电子档案移交的流程包括数据组织、数据检验和数据移交等,可基于电子档案管理系统来实现。

第二十三条 移交单位应当对需要移交的电子档案进行组织,生成符合要求的电子档案移交数据存储结构(见附件4)。

第二十四条 移交单位档案部门应当根据相关要求检测需要移交的电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性,检测合格后才能移交。文书类电子档案检测可参照《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T 70-2018)执行。

第二十五条 移交单位可以在线移交电子档案,也可以离线移交电子档案。

第二十六条 在线移交时,移交单位应当基于电子档案管理系统通过符合安全要求的网络在线传输电子档案。

第二十七条 离线移交电子档案应满足以下基本要求:

(一)移交单位应当使用耐久性好的一次性写入光盘作为离线移交载体。光盘应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38)的要求。

(二)移交单位应当向国家综合档案馆移交一套光盘,光盘应单个装盒。

(三)存储电子档案的光盘标签面和光盘盒面应当分别标注反映其内容的标签,标签的标注方法见附件5。

(四)光盘内同时存储说明文件、目录文件、电子档案及其元数据等,光盘内电子档案的存储结构见附件4。

第二十八条 移交单位应当将已移交的电子档案在本单位保存至少5年。

第四章 电子档案接收

第二十九条 各级国家综合档案馆通过电子档案管理系统完成电子档案数据的检验、办理交接手续、接收、迁移、转换、存储等工作。

第三十条 各级国家综合档案馆接收电子档案时,应当检查电子档案是否属于进馆范围,检测电子档案是否符合真实性、完整性、可用性和安全性要求,合格后才能接收。

第三十一条 电子档案经检测合格后,移交单位和国家综合档案馆应当填写《电子档案移交与接收登记表》(见附件6),并由交接双方共同签章确认(可以采用电子签章),并存档备查,完成电子档案交接手续办理。

第三十二条 各级国家综合档案馆应当对接收的电子档案进行妥善保存,并将电子档案移交接收过程形成的交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。

第三十三条 各级国家综合档案馆应当对离线接收的电子档案光盘载体保存5年以上,并按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38)的要求进行管理。

第五章 电子档案保管

第三十四条 各单位档案部门和各级国家综合档案馆应当根据自身保管的电子档案数据量和不同的保管要求,配备电子档案保管的设施设备,包括满足不同应用需要的局域网、政务网、互联网的网络环境;配备与电子管理系统相适应、满足电子档案长期保存需要的系统硬件、基础软件和存储备份设备及防火墙、杀毒软件等安全设施。

第三十五条 各单位档案部门和各级国家综合档案馆应按照国家主管部门有关要求建立电子档案安全防护体系,执行严格的安全管理制度。

第三十六条 各单位档案部门和各级国家综合档案馆应当对保管的电子档案进行定期检测,检测方法包括自动检测和人工检测。

自动检测方法主要用于检测在线存储的电子档案,每年全部检测一次。

人工检测方法主要用于检测离线存储的电子档案,每2年抽检一次,抽检率不低于电子档案总量的10%。

第三十七条 各单位档案部门和各级国家综合档案馆应当建立电子档案备份制度,对电子档案实施在线备份和离线备份,离线备份数据至少二套,一套封存保管,一套同城备份。各级国家综合档案馆重要电子档案应当实现3-2-1的异地、异质备份机制,至少保存3套数据,至少保存到2种不同介质上,至少1套数据离线异地保存。

第三十八条 电子档案保管机构应当针对不同的存储载体建立满足要求的保存环境,以实现电子档案存储载体的长期保存:

(一)磁性载体。置于温湿度适宜、远离外磁场、避光、清洁的环境,相对湿度变化范围为40%~60%,温度变化范围为15~27℃,满足《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)相关要求。

(二)光盘。置于温湿度适宜、避光、清洁的环境,相对湿度变化范围为20%~50%,温度变化范围为17~20℃,满足《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)相关要求。

第三十九条 电子档案运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时,应当及时组织数据迁移、转换。反映电子档案的检测、备份、迁移和转换等过程的信息应当记录和保存。

第四十条 电子档案的销毁应当执行国家有关档案销毁的规定,并采用技术手段确保彻底销毁。涉密电子档案的销毁,按照涉密管理相关规定,交由同级保密部门集中销毁。

第六章 电子档案利用

第四十一条 各单位和各级国家综合档案馆应当配备电子档案利用的软硬件设备,包括计算机、触摸屏设备、电子档案利用系统等。建立健全相关制度,采取有效措施保证电子档案面对不同用户得到方便快捷的利用。

第四十二条 各单位属于信息公开与共享利用范围的电子档案,依据《中华人民共和国政府信息公开条例》《河南省政务信息资源共享管理暂行办法》,及时公开共享利用。

不属于信息公开与共享利用范围的电子档案,在规定范围内提供利用。

第四十三条 各级国家综合档案馆应当对馆藏电子档案进行审查和鉴定,依托互联网、政务网、局域网面向不同用户提供电子档案利用,依托政务网建设全省档案资源共享平台,实现异地查询、跨馆出证。控制使用的电子档案在提供利用时应当履行审批程序。各单位应当配合国家综合档案馆对已满开放时限的档案进行开放审核,确保电子档案安全利用。

第七章 奖励与惩处

第四十四条 各级档案行政管理部门应当加强电子文件归档与电子档案管理的检查与考核,对在电子文件归档与电子档案管理工作中取得突出成绩的单位或者个人,应当按规定给予表彰或者奖励。

第四十五条 各单位在电子档案管理工作中,有下列情形之一的,由县级以上档案行政管理部门责令限期整改;情节严重的,由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分:

(一)不按照规定归档电子文件和移交、接收电子档案的。

(二)电子文件与电子档案管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的。

(三)擅自提供、复制、公布、销毁、出卖电子档案的。

(四)损毁、丢失、篡改、伪造电子档案,以及玩忽职守造成电子档案损失的。

有前款(三) (四)项情形且涉嫌犯罪的,要依法追究其刑事责任。

第八章 附 则

第四十六条 本细则由河南省档案局负责解释。

第四十七条 各市、县(区)档案行政管理部门可参照本细则执行或者制定具体实施细则。

第四十八条 本细则自发布之日起施行。