数字档案馆建设基础知识

2020-09-15 13:59:38 融安特

1  数字档案馆的概念及特点

1.1 数字档案馆的概念

根据国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》,数字档案馆被定义为各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

1.2 数字档案馆的特点

馆藏资源数字化。数字档案馆是以数字化档案信息为核心的信息资源库,除接收进馆的电子文件外,还必须将馆藏的实体档案进行数字化使其转变为计算机可识别和处理的数字信息。

信息结构标准化。信息结构标准化是数字档案馆信息快捷存取和网络传输的前提。在数字档案馆中,需采取统一的标准规范来保障数据库中同类信息格式的一致性,从而为建设开放、互联的档案信息共享平台做好准备。

信息传递网络化。数字档案馆是以实现资源共享和网络化信息服务而建立起来的信息集成系统,在档案利用服务中可借助计算机和网络系统突破时空限制实现档案信息的传递。

生成空间虚拟化。通过网络,传统档案馆被赋予信息资源档案馆和终端档案馆的角色,前者为数字档案馆提供信息,后者则是在一种虚拟的信息环境中为用户提供信息服务。

信息利用社会化。数字档案馆革新了传统的档案利用服务模式,利用者可以在任何时间和地点依照各自的权限通过网络获知和获取所需信息,突破档案利用服务对时空的限制,从而拓宽了档案信息利用范围。

档案管理智能化。数字档案馆能辅助档案实体管理,使档案业务工作趋于智能化。如数字档案馆相关的信息系统可进行档案自动编目、标引、统计等,可在确保检全率和检准率的同时实现智能化检索。



数字档案馆建设的意义

2.1 提升档案服务质量,有效服务学校大局

在数字档案馆环境下,档案信息能在一定范围内进行共享,从而打破档案利用服务对档案原件、时间和空间的限制。档案服务方式的革新更加有助于档案工作更有效地服务于学校发展大局。较高的档案利用需求同较落后的档案管理方式之间的矛盾迫切需要档案馆尽快转变传统的档案管理、检索和利用方式,数字档案馆建设项目是满足这一要求的必经之路,它以丰富的数字化资源、海量的存储空间、便捷的检索途径、快速的传输速度、严格的权限控制等优势为学校各项建设提供信息服务。通过数字档案馆建设改善档案工作的薄弱环节,档案工作将真正融入数字化校园的大背景之中,为学校各项工作的顺利运转提供优质的信息服务和有力的决策支持。

2.2 促进档案长期存储,确保档案安全保管

档案是社会活动产生的的原始记录,具有唯一性,一旦遭到损坏或者遗失则难以扑救,造成不可逆的损失。数字档案馆提供数字化档案信息替代档案原件提供利用,由此可降低档案原件在利用中的损耗,降低了档案原件在利用中损毁和遗失的风险,延长档案原件的使用年限。此外,数字档案馆建设还能确保档案信息安全,数字化档案信息在提供利用时会对不同管理和利用者进行严格的权限控制,在确保档案信息安全的前提下最大限度提供利用;数字化档案信息具有可复制性,在原件损毁时,依旧可供决策参考,防止重大灾害对档案造成毁灭性破坏。

2.3革新档案工作方式,提高档案工作效率

依托数字档案馆建设项目,可实现对校务系统产生的电子文件的前端控制和文档一体化管理,保证档案信息收集齐全、完整、系统和可用;可实现档案著录、标引、鉴定、统计等基本业务的智能化管理;可实现档案服务方式的多元化、网络化和远程化;可实现档案安全保管的智能化控制。实体档案馆也将从文件实体的保管基地变成档案信息的控制中心。以上可谓是对传统档案工作方式的革新,将极大地助推档案工作效率的提高。



3馆藏档案数字化的原则

3.1统一规划,专人负责

馆藏档案数字化项目需成立专门的工作小组,对数字化的全过程进行规划、监管和验收,保障整个数字化工作的质量。为保证项目实施质量,实施前需制定和完善相关标准制度规范,如扫描拍摄的像素、分辨率、色彩、色温、白平衡等各种参数设置、不同类型档案的著录标引规范、扫描文件命名规则等等。以统一的标准为向导,确保项目在技术上的协调一致。

3.2利用优先,分步实施

档案馆馆藏档案数量庞大、载体多样,档案数字化任务重,馆藏档案数字化工作不可能在短时间内同步完成。必须根据档案利用优先的原则,兼顾特殊载体档案保护的需求,分批分重点地推进馆藏档案数字化工作。即优先数字化利用率高、档案原件受损、特色鲜明的档案,逐步完成对全部馆藏档案的数字化加工。

3.3全程监管,确保安全

档案数字化的安全工作,需要保障档案实体管理安全和档案信息管理安全。为确保实体管理安全,须加强档案实体的全程监控,确保数字化过程中档案实体齐全和完整,严防损毁和遗失;为确保档案信息安全,一方面在档案数字化的过程中对外包单位的资质进行严格审查,在工作中严防数据丢失、破坏、被盗、篡改,同时消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等隐患;另一方面在数字化加工前需剔除绝密件、区分保密件和非保密件、扫描件与非扫描件,针对涉密文件需严格控制扫描的环境、人员、过程以及信息存储的介质和信息利用的范围等;最后,在利用数字化成果时,需按照档案信息公开、限制、保密等不同密级设定授予不同用户相应权限,在确保信息安全的前提下提供档案利用服务。

3.4保证质量,提高效率

馆内数字化项目负责人须严格依照工作要求,做好数字化工作各个阶段的衔接与梳理工作,与外包工作人员严密配合,明确分工,确保整个项目的高效运转。把握验收的关键节点,重点审查数字化加工的质量,对不符合要求的加工件及时返回重做,对已完成的数字化加工成果进行及时保存和备份,交接验收阶段须手续完备,责任明晰。


4数字档案馆实体建设的内容

 4.1基础设施

硬件设施。包括计算机硬件设施和相关存储设备,如计算机、服务器、交换机、路由器、硬盘、光盘、防磁柜、扫描仪、数码相机等。

软件设施。主要包括档案馆局域网和档案管理软件。

 4.2信息资源

按照数字档案信息的产生方式,数字档案馆中的档案信息资源可分为原生数字档案信息源和次生数字档案信息源,前者主要是由电子文件归档而来,后者主要是传统载体档案经由数字化加工转换而来。

 4.3应用系统

数字档案馆应用系统负责实现档案信息采集、存储、管理、交换、查询、发布、库房管理等众多功能,是一个包含多个子系统的庞大系统体系,具体包括档案管理系统、电子公文归档系统、网站管理系统等。其中档案管理系统又包括数据库系统、元素据管理系统、检索系统、用户管理系统、安全系统等。

 4.4标准规范保障

各项标准是整个数字档案馆建设的依据,也是管理专业化和规范化的必然要求。包括管理性、业务性和技术性的行政法规、业务规范、技术标准和管理制度等等。

4.5人才队伍建设

学校数字档案馆所需人才队伍以管理型人才为基础、复合型人才为重点。根据数字档案馆业务工作的划分,所需人才类型有:档案专业人员,负责档案扫描、著录、标引、检索、参考咨询等;信息技术人员,负责系统开发和维护、网页设计与维护等;行政管理人员,负责组织协调、人事管理等。



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