企业档案工作管理创新优秀案例之《中国电信会计档案电子管理平台》

2020-10-10 13:53:40 中国档案 1250
以下内容来源:《中国档案》增刊

中国电信集团有限公司作为经国家财政部和国家档案局批准的会计档案电子化管理试点单位,2012年以来,在满足试点要求基础上,以环保低碳、高效便捷、质量强化、引领行业标准为目标,致力于打造绿色账本,建立现代化新型会计档案管理模式。

经过近些年充分探索与不懈努力,中国电信建成了基于全集团的集中统一、独立运作、灵活可靠的会计档案电子管理平台,采用创新信息化支撑手段,实现了会计档案从形成到应用流程标准化、统一化、电子化。

一、实施背景

随着中国电信各项业务的迅速发展,全面推进财务共享服务成为公司的必然选择。会计核算和审批流程由原来各地市公司分散处理变为省公司统一操作, 在较好实现财务集中共享的同时,也意味着会计资料由各地市集中流向省公司,档案数量大幅增加,使会计档案管理工作面临着巨大挑战。因此,中国电信对会计档案电子化需求十分迫切。

另一方面,中国电信信息化技术能力优良,多次大规模升级,到2011年,已经形成“系统省集中,数据集团集中”的财务信息系统架构和“省内集中、全国查询”的档案信息共享平台。多年实践经验使中国电信具备会计档案电子化管理试点条件。

2011年8月,中国电信向财政部、国家档案局提交《关于开展会计档案电子化管理试点工作的请示》,2012年4月,收到《关于同意中国电信集团公司广东分公司开展会计档案电子化管理试点工作的函》。由此,中国电信成为全国首批开展会计档案电子化管理试点单位之一。

二、工作规划

为保障会计档案电子化管理试点工作顺利进行,中国电信及早开始探讨工作思路和方案,经过一年的创新研究分析,制定了会计档案电子化管理工作规划。

规划内容包括:

1.确定工作目标

结合实际情况,中国电信确定了两方面工作目标:一是实施目标。会计档案电子化实施采取以点带面的方式,先在一个省公司开展,稳定成熟后,稳步推向全集团。

二是管理目标。会计档案电子化应确保会计档案质量长期稳定,归档及时、完整、有序,保管安全、规范。

2.明确职责分工

中国电信对项目参与部门实行职责划分:财务部负责会计档案电子化指导工作;财务共享服务中心负责日常会计档案电子化归档管理工作。

档案部门负责会计档案保管工作;企业信息化部负责规划、建设、优化有关会计档案电子化运行系统和平台;IT运营中心负责系统的运行安全和稳定,负责电子会计档案的备份。

3.制定管理原则

为保证目标顺利实现,中国电信确定了一系列的管理原则:电子会计档案必须保证真实,会计档案管理系统的电子数据必须与会计核算系统中的来源数据保持一致,各个类别电子会计资料归档必须完整,多种途径保障电子会计档案安全、保密,电子会计档案利用须高效、快捷、方便,突破地域限制。

三、创新做法

(一)实施方法

中国电信以积极、创新、高效为理念,努力推进会计档案电子化管理试点工作,制定出具体的实施方法。

1.前期筹备

一是梳理会计核算软件,保证其能够输出通用电子格式的会计凭证、账簿和报表;二是积极组织开发新版电子会计档案管理系统,使用户通过系统快捷方便地查询相关数据;三是组织专业人员,按照工作规划确定职责分工,从而保证电子会计档案管理系统安全、稳定的运行。

2.基本要求和扩展要求

试点工作的基本要求是记账凭证、总账、明细账、日记账和银行回单仅以电子形式进行保存,可以暂不打印相应的纸质凭证和账簿。这样可以节省大量的纸张,符合低碳环保的理念,打造“绿色账本”。

围绕基本要求,中国电信积极开展试点工作,在符合国家法律法规的前提下,又提出进一步的扩展要求,即:利用会计档案电子化契机,创新管理模式,优化管理流程,提高企业工作效率,实现管理提升,重点创新纸质会计档案管理,优化合同管理。

3.系统建设

中国电信搭建的电子会计档案管理系统,主要负责存储、保管电子会计档案和纸质会计档案影像件,为用户提供会计档案信息应用服务。系统对接会计核算系统、报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等,自动收集电子会计资料。

同时,中国电信还开发了影像系统,与电子会计档案管理系统共同承担纸质会计档案的扫描、拍照、接收、流转、调阅等工作,将纸质会计档案与其电子影像件一一对应,实现电子影像件和电子会计档案的统一管理、集中存储。

4.针对基本要求的做法

一是不打印记账凭证、总账、明细账、日记账,仅保存电子档案。中国电信在会计核算系统、报账服务平台内,都保存有相关的电子会计资料数据,根据实际需要,将相关数据进行组配,形成记账凭证、总账、明细账,日记账,经过鉴定,存入电子会计档案管理系统,形成电子会计档案。

二是记账凭证与原始凭证相关联。中国电信对纸质原始凭证拍照或扫描后,通过影像系统和电子会计档案管理系统将电子影像件与电子记账凭证相关联,实现共同调阅。

三是银行电子回单处理。保存银行电子回单要复杂一些,主要原因是电子回单的产生系统在银行,属于外部系统,需要通过稽核系统核实后,才可以存入电子会计档案管理系统,与记账凭证相关联。

5.针对扩展要求的做法

一是创新纸质会计档案管理。因为不需要打印记账凭证,中国电信创新了纸质会计档案的管理方法,在原始凭证上粘贴条码,将条码信息存储于电子档案管理系统,与记账凭证关联,从而实现通过纸质会计档案上的条码找到记账凭证,通过记账凭证找到纸质会计档案。此操作使纸质会计档案的整理效率得到极大提高。

二是优化合同管理。合同必须是以纸质形式归档保存。但在中国电信内部,为提高工作效率,合同可以电子形式进行起草、流转审批。尽管电子合同运转高效,但在报账时却存在障碍,因为电子合同并非法律承认的最终生效版本,所以不被认可为报账依据。

通过运用电子档案管理系统,中国电信优化了合同管理流程,纸质合同实行及时归档,由档案部门通过影像系统确认对应的电子合同,赋予电子合同在企业内部承认的权限,从而使电子合同成为报账依据,将记账凭证与电子合同相关联,完成报账程序。此举极大方便了报账人员,尤其是外埠人员,实现了异地办理,提高了工作效率。

6.调阅电子会计档案

“绿色账本”带来了“绿色调阅”。通过网络,电子会计档案系统实现了用户身份认证、单点登录的功能,档案借阅审批流程嵌入OA系统,轻松实现调阅各类会计档案信息。

访问者根据权限可以在自己的办公电脑上实现信息检索,发出借阅申请,在审批同意后可以直接浏览电子会计档案和纸质会计档案的影像件,访问不受地域限制,可以实现远程异地查询。

(二)工作保障

会计档案电子化是企业发展中的重要一环, 关系到企业内部管理和对外运营,中国电信高度重视,给予充分保障,为工作顺利开展保驾护航。

1.人力保障

中国电信注重人员培养,在各部门选择专业突出、作风优良的业务骨干,参与此项工作,确保会计档案电子化实施工作得以高质高效地完成。

2.技术保障

中国电信在信息化系统的设计实施上,注重相关技术的研究应用。比如电子会计档案管理系统在云平台上运行,各地市公司通过光纤进行组网,就可高效便捷地访问系统。

3.制度保障

中国电信制定了《电子会计档案业务管理规范》 《电子会计档案安全控制规范》等系列制度,规范了参与人员的工作行为,保障各个系统的平稳运行,保障日常归档、利用工作有序开展。

4.安全保障

一是将电子会计档案管理系统的云端和网络安全纳入企业信息化安全管理体系,以通信网络安全级别予以保障;

二是制定了数据安全、用户认证、权限管理、人员出入管理、硬件安全、数据库安全、数据容灾备份和系统维护8个方面的安全规范,确保系统安全运行;

三是在业务管理规范中加入保密规则,防止电子会计档案系统内的数据遗失泄密。

5.质量控制

为保证电子会计档案的真实性和有效性,中国电信确定重点工作质量监管责任,实施3个阶段控制:

归档前,重点对原始凭证的真实性予以核实;归档中,随机抽查,比较电子会计档案管理系统和来源系统的数据是否统一,抽查比例不低于0.1%;对会计档案管理系统中一年以内的电子会计档案数据进行随机抽查,与其来源系统数据进行一致性检查,年度累计抽查比例不低于0.01%。

四、效果及影响

中国电信会计档案电子管理平台目前已面向全集团各单位正式应用,成效显著。

(一)创新档案管理,打造“绿色账本”

实现会计档案以电子形式存储管理,是积极响应国家节能减排号召,借力信息技术进步在会计领域一项大胆的管理创新,符合绿色、低碳发展理念,真正打造“绿色账本”。

(二)降低成本,带来直接经济利益

因减少纸质打印,每年可直接节约纸张、打印耗材等成本,后续档案以电子形式调阅,也可节约纸质打印或复印成本;减少原始凭证与记账凭证的匹配工作以及档案装订量,可节省该工作的人员劳动成本。

因纸质档案数量减少,每年可节省保管场地,按档案保管期限计算累计达18000平方米,并节约相应的配套投资成本及管理维护成本,预计每年节约成本累计至少5000万元。

(三)提高效率,提升档案应用能力

“绿色账本”不需要打印、装订、组卷、装盒、上架,节省了工作人员的工作量。“绿色调阅”足不出户,过去需要2天异地调卷,现在也许只要5分钟。

会计档案电子化有利于保证档案的完整性、安全性及归档及时性,对于档案归档进度及缺漏可时时跟踪,档案管理各环节职责界面更加清晰,交接更加便捷。电子档案调阅具有的便捷、环保、支持远程等优点,是纸质档案无法比拟的,更加适合财务职能纵向集中后的信息调用和决策支撑需求。

(四)保障档案安全,提升档案质量

纸质会计档案只有1套,如果丢失或损毁,档案损失很大。电子会计档案3套备份,其中1套实行异地备份,档案安全得以保障。

会计档案电子化对纸质会计档案安全也有辅助作用,由于原始凭证全部影像化,如果纸质受损,电子备份至少可以还原内容信息,有效保障会计档案安全,提升档案应用质量。

(五)提升公司业务和技术创新的窗口形象

中国电信全集团会计档案电子管理平台的建立,有利于形成中国电信在会计基础工作电子化方面的标准。基于中国电信云计算平台的电子化管理试点结果实际上反映了基础会计行业未来数据集中、传输、处理、管理、安全等一系列需求,会计档案电子管理平台的创新,为将来给更多企业乃至全社会提供相关服务奠定基础。

由于会计档案电子化管理试点取得良好效果,国家发改委、财政部、国家税务总局和国家档案局已批准中国电信成为首批电子发票及电子会计档案综合试点单位,并取得长效进展。

中国电信全集团会计档案电子化管理意义重大,对传统会计档案管理有创新突破价值,必将深刻地影响全社会计档案管理工作。 

案例形成单位:中国电信集团有限公司
案例形成人:孔繁杰、李媛、黄永瑛、郝善勇、吴莉娅、孙恬、吴晶


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