解读 | 会计资料的归档与移交

2020-10-12 13:33:43 兰台之家 563
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《会计档案管理办法》第十条  单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

【解读】本条规定了会计机构的会计档案管理责任

1.定期

定期,是指单位会计机构在本机构保管期内,根据实际工作情况制定应归档的会计资料的收集、整理、立卷频率(周期),整理立卷周期最长不得超过一年。电子数据的收集和传递效率更高,可考虑适当缩短会计资料整理立卷的周期,按周、旬或月的频率对电子会计档案进行归档。

2.整理立卷

整理立卷,是指将办理完毕并具有保存价值的会计资料,依其形成规律和有机联系组合成为档案管理机构认可的会计档案的工作过程,各类会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。

(1)会计凭证。会计凭证按全年顺序统一编号,卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。具体要求如下:

①装订记账凭证,原则上以一张记账凭证汇总表为一册,也可分订两册以上,用分数号编号;如记账凭证较少,也可将两张或三张记账凭证汇总表的记账凭证合并装订一册,但不得跨月装订。

②原始凭证过大时,要折叠成比记账凭证略小的面积,注意装订线处的折留方法,装订后仍能展开查阅;原始凭证过小时,可在记账凭证面积内分开均匀粘平。

③摘掉凭证中的大头针等所有铁器。

④装订会计凭证要加封面、封底,封面有关内容都应填写,签章齐全。

⑤会计凭证装订处是凭证的左上角,一般左右宽不超过2厘米, 上下长不超过2.5厘米。

⑥装订后要将装订线用纸打个三角封包,并将装订者印章盖于骑缝处,在脊背处注明年、月、日和册数的编号。

(2)会计账簿。各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他须整理、立卷。具体要求如下:

①会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账页是否齐全,是否按顺序排列。

②会计账簿装订顺序为会计账簿装订封面、账簿启用表、账户目录、按 本账簿页数项顺序装订账页、会计账簿装订封底。

③活页账簿去空白页后,将本账页数项填写齐全,撤账夹,用坚固耐磨的纸张做封面、封底, 装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

④装订后的会计账簿应牢固、平整,不得有折角、掉页现象。⑤会计账簿的封口处,应加盖装订印章。⑥装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。⑦会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、库存现金 日记账、银行存款日记账、明细账。

(3)会计报告。①会计报告编制完成并按时报送后,留存报告均应按月装订成册。②会计报告应整理平整,防止折角。③会计报告在装订前,应按编报目录核对是否齐全。

④会计报告的装订顺序为会计报告封面、会计报告编制说明、各类会计报表及附注、会计报告封底。装订的会计报告、报告上边和左边应对齐。⑤会计报告按保管期限分别编制卷号。其中,月、季度会计报告全年按月、季顺序编制卷号,半年和年度 会计报告按年顺序编制卷号。

电子归档文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求可参考 《会计档案案卷格式》(DA/T39)。

3.会计档案保管清册

会计档案保管清册,是指单位会计机构为了便于会计档案的科学管理,按照一定规律编写的会计档案详细目录。进行会计档案电子化归档的单位,须在保管清册中标示电子会计档案和纸质会计档案。

会计档案保管清册由单位会计管理机构编制,通常按年编制,用以准确反映截至编制日时点已整理立卷的全部会计档案基本信息。会计档案保管清册是会计档案的完整目录清单,与会计档案的实际保管地点无关。

也就是说,即使会计档案移交给单位档案管理机构保管,会计档案保管清册中也要体现已移交的档案。会计档案保管清册应当与会计档案 移交清册一同移交给档案接收方,交接双方依照两个清册共同清点交接。

如果移交时间短于1年,会计档案保管清册的编制频次应当与移交时间相匹配;如果移交时间长于1年,会计档案保管清册应至少按年编制。会计档案保管清册至少应当一式两份,移交时应在纸质保管清册上与会计档案移交清册履行相同的签字手续,移交方和接收方各留存一份。

会计档案保管清册可与案卷目录相同,或用案卷目录代替。有案卷目录的可不用编写保管清册。会计报表及其他会计资料的整理组卷可参照《归档文件整理细则》 (DA/T22)进行。

《会计档案管理办法》第十一条  当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

【解读】本条规定了会计档案在单位会计机构临时保管的要求。

因为财务工作的特殊性,会计档案往往不能如同其他类型档案一样,在当年年度终了后及时进行移交,需要继续在单位会计机构临时保管一段时间。

按照规定,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管至次年12月底。如2016年形成的会计档案,会计机构可暂时保管1年,到2017年年底或2018年年初移交单位档案机构。

如因审计跨年、业务移交、编制滚动预算等原因确需推迟移交的,经单位档案管理机构审批同意后,可适当延期移交,但最长不得超过三年。如2016年形成的会计档案,最长可由会计机构保管至2019年,2019 年年底或2020年年初应移交单位档案机构或档案工作人员。

《会计档案管理办法》第十二条  单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准 确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

【解读】本条规定了会计机构办理会计档案移交的要求。

会计档案移交,是指各单位会计管理机构将临时保管的会计档案,移交至单位档案机构(未设立专门档案机构的,也可为负责单位档案工作的部门,下同)或档案管理人员的过程。会计档案移交可参见《企业档案工作规范》(DA/T42)和《机关档案工作业务建设规范》(国档发〔1987〕27号)的要求。具体做法如下:

会计机构按期将会计档案移交清册随同待移交的会计档案向档案机构移交;档案机构接收时应认真核对,并检查档案质量,按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,经双方确认无误后在会计档案移交清册上签字、盖章。

会计档案移交清册由会计机构和档案机构各保留一份。移交过程中,具备电子会计档案管理条件的单位,可通过电子档案管理信息系统完成线上移交流程。移交的会计档案必须是完整的、可利用的、可保管的。

元数据是对数据资源的描述,即关于数据的数据,是信息共享和交换的基础和前提。电子会计档案元数据主要用于描述电子会计档案的内容、背景、结构及其管理过程,是会计档案的索引、解释说明的信息项,需随电子会计档案一并移交。

元数据项的要求可参见档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46),文件格式符合档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47),或《文献管理 长期保存的电子文档文件格式第1部分:PDF1.4 ( PDF/A-1)的使用》(GB/ T23286.1),也可参考《文献管理 可移植文档格式第1部分:PDF1.7》(GB/T320106.1)。图像电子文件的归档存储格式可根据《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47)的原则和《电子文件归档和管理规范》 (GB/T18894)的要求确定。

单位档案机构接收电子会计档案时,对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性的检测方法可参考《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号)的要求。具体做法如下:

1.真实性和可靠性检测

收集归档前,采用加密算法对归档电子文件进行认证,形成认证码;电子档案管理系统接收到归档电子文件后调用加密算法,将产生的认证码与原认证码进行比对,如果两次认证码不一致,应确定为电子文件被更改。

2.完整性检测

将归档的电子文件与电子文件应有构成要素进行比较,凡缺少应有构成要素的电子文件均是不完整电子文件;将收到的电子文件元数据与元数据定义项进行比较,凡缺少应有元数据元素的,应确定为元数据不完整;对于有些需要特殊的软、硬件支撑才能显示或处理的电子文件, 归档时应检查其所依赖的软、硬件是否与电子文件一同收集。

3.可用性检测

可用性检测一般包括如下两个方面:

(1)电子文件和电子档案可识别性检测。收集不可识别电子文件特征,形成特征库;将收集归档的电子文件与不可识别电子文件特征库中的特征进行比对,符合不可识别电子文件特征的,应确定为不可识别电子文件。

(2)存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性检查。可靠性检查是指采用防病毒系统检查电子文件和电子档案有无病毒,以确保防病毒系统的病毒库处于最新状态。兼容性是指电子文件和电子档案存储格式 对特殊软硬件平台的依赖性。

兼容性检查包括硬件和软件两个方面,由于目前尚无统一的检查方法,各单位可参照采用信息系统开发中的Beta 测试法进行检查。如果采用离线移交的,单位还应对载体的完好性进行检查,即检查电子文件存储的载体有无损伤,可否正常使用。

其中,需检查的离线载体数量较少时,可采用人工检查;需检查的离线载体数量较多时,应采用专用的检查系统。


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