解读 | 会计档案的利用与保管

2020-10-21 13:47:32 兰台之家
以下内容来源:《会计档案管理办法讲解》,仅供参考学习,有任何问题敬请留言。


《会计档案管理办法》第十三条  单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。
单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

【解读】本条规定了利用会计档案的有关要求。
1.会计档案的利用
会计档案的利用,是指以查阅、借出、复制、证明、咨询、网络推送等方式使用会计档案的活动。相对于纸质档案,电子档案的利用更加快捷方便,但安全隐患相对明显。在对电子会计档案进行复制时,需将电子会计档案进行纸质打印,并加盖档案机构或档案管理机构公章。
2.建立会计档案的利用管理制度
会计档案是记录和反映单位经济业务发生情况的重要资料和证据,在有效利用的同时,还应确保档案的安全和保密。因此,需结合本单位保密制度,建立完善的会计档案利用管理制度。
会计档案利用管理制度一般应包括利用范围、利用方式、利用有效时限、利用权限、审批程序、 登记制度等内容。利用档案应按规定进行登记,登记的内容一般应包括序号、日期、档号、题名、借阅部门、借阅人签字、归还日期、备注等内容。
3.会计档案的借出
会计档案原则上不得对外借出。遇特殊情形,如配合国家安全、司法、审计、监管等相关单位工作,依法依规必须对外借出会计档案的,须按照单位档案管理制度履行审批程序后办理登记手续。电子会计档案因其在使用时更容易被复制,各单位应严格控制电子会计档案的借出频次。

《会计档案管理办法》第十四条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。


【解读】本条对会计档案定期保管期限的设置进行了重新规范。
为便于单位档案的统一管理,并结合会计档案的实际利用需求,本次修订将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类,即将原附表1、附表2中保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一调整为保管期限10年,将保管期限为15年、25年的会计档案统一调整为保管期限30年。
其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限延长至30年,其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。固定资产卡片的保管期限与固定资产使用年限相关,其保管期限是固定资产报废清理后5年。有些使用期较长的固定资产,其卡片保管期限有可能达到70年以上,如建筑物固定资产使用卡片。
此次对会计档案保管期限的调整,主要基于以下几个方面的考虑:
一是部分单位认为原定会计档案保管期限太短,实务中会计档案的保管期限往往大大超过原定会计档案保管期限。
二是原定会计档案保管期限存在一定的不合理性,特别是使用期超过档案保管期限的资产,在其会计档案保管期限达到后,仍在使用或存续,其会计档案需要继续被调阅查用,因而不宜销毁。
三是因应当前我国深化主体责任制度要求,原定会计档案保管期限不能满足问责追查的需要。
四是实务中一些超过15年的凭证档案和超过25年的账本档案仍旧被查阅利用,需要适当延长会计档案保管期限。
五是与纸质载体相比,会计档案电子化后,对库房等物理空间占用较少,保管成本大幅降低,为延长会计档案保管期限提供了便利。
六是原会计档案保管期限定为3年、5年、10年、15年、25年等 五种,种类繁多,实际工作中不好掌握,反而影响了会计档案保管期限相关规定的实施效果。
七是与《机关文书档案归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)等国家档案制度关于档案保管期限的相关规定协调一致,国家档案局第8号令将机关文书档案定期保管期限设置为30年和10年,国家档案局第10号令将企业所有档案的定期保管期限设置为30年和10年。
对于会计档案保管期限的起算时间,应从会计年度终了后的第一天算起。如2014年形成的会计资料,当年装订,其保管期限应从2015年1月1日起算,而不是以其装订时间起算。对于部分长期无法归档的会计资料,其保管期限应从其实际归档后的次年起算。

《会计档案管理办法》第十五条  各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。


【解读】本条对会计档案保管期限的灵活处置原则进行了规定。
本条是对第十四条的补充。即各单位在划分档案保管期限时,可不限于永久、30年、10年三个时间期限,而可根据自身实际需要,划设会计档案的保管期限,但其划设的会计档案保管期限不得低于新《管理办法》规定的各类会计档案的保管期限要求。
如,应划分为永久的会计档案不得定为50年,应划分为30年的会计档案不得定为低于30年的保管期限,但可以定为35年或40年的保管期限。
单位的会计档案如不能与新《管理办法》附表中的各类会计档案名称一一对应,可以根据会计档案的使用价值划定保管期限。如具有凭证价值的会计档案应参照凭证类会计档案,最低保管期限为30年。


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