解读 | 建设项目档案组卷的意义与依据标准

2020-10-27 15:33:25 兰台之家
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在此之前,我们讨论了建设项目档案的属性问题和竣工图的修改问题,现在来讨论一下关于建设项目档案的案卷构成也就是通常所说的“组卷”或“立卷”问题,这也是建设单位的档案人员普遍关心的问题。
一、组卷的意义
问:为什么说组卷体现了档案分类的转变过程?
答:1992年,在庆祝中国人民大学档案学院(档案系)成立 40 周年之际,人大档案系的老师们合作编写了一册《档案工作全书》,其中对档案分类的重要性是这样表述的:“档案管理所要解决的核心问题,就是使数量众多,内容形式广泛复杂,且管理前处于无序状态的档案文件有序化,固定档案在管理状态中的相互联系,在档案文件之间建立起某种便于把握、控制、使用的秩序。
简单地说,档案管理的核心问题,就是使无序状态的档案有序化”;简单地说,就是通过对归档文件的分类、整理、组卷,使归档文件实现从“无序状态”向“有序状态”的转变过程,对于项目档案来说亦是如此。

问:“组卷”与归档文件有序化有什么关系?
答:我们认为,“组卷”在实质上体现了档案分类的预期,实现了归档文件从“无序”状态转化为“有 序”状态的目的。
大家对项目文件在归档前后的差异可能早已印象深刻:项目文件归档前往往比较散乱,由于没有统一的编码(编号),项目文件彼此之间也难以找到直接的关联关系,有时候还会出现“找不到”文件的尴尬局面。
而项目文件归档后(包含预立卷),所有的项目文件都按照一定的规律进行了组合,案卷在编制了案卷题名(案卷名称)、赋予档号、编制了档案目录(包括案卷目录和卷内目录)后,归档文件就会“变”得井井有条;无论档案用户(使用者)是想查找一份(专指性检索)档案(归档文件)或一系列相关档案(族性检索),都可以让利用者满意而归。
由此可见,项目文件组卷的意义就在于由此稳定了归档文件在档案室内的“位置”,从此归档文件就不会再“乱串门”了,归档文件都安分守己、等待着被利用(调 卷、查阅、统计、鉴定保管价值等),这就是归档文件“组卷”的意义:体现了归档文件从“无序”状态转化为“有序”状态。

二、组卷的依据标准
问:应当以什么标准作为组卷的依据?
答:在有关项目档案属性的文章中,也曾简单讨论了有关组卷标准的问题。在这里,先确认一下有哪些项目档案的整理标准。
首先,项目档案的整理标准包含:DA/T28、GB/T11822、GB/T50328 及一些地方标准,如 D11/T695,这些标准都可以作为整理项目档案归档文件的依据标准。但是应当注意到,可能在对应不同的验收组织单位时,所依据的项目档案整理标准也有所不同。
然后,还有一些与这些标准相关的标准,也应当属于项目档案的整理依据,如在编制档号时,要参照DA/T13;涉 及 工 程 照 片 时 ,要 参 照 DA/T50、GB/T11821;在编制归档说明时,需要参照DA/T12(项目档案管理卷,关于全宗卷的标准)等。
这些标准对组卷(案卷质量)都有直接的影响,也对项目档案验收结果有直接影响。

问:项目档案不组卷(立卷)可以吗?
答:在我们看来,关于项目档案不组卷的问题实际上是个“伪概念”,之所以很多人会提出这个问题,是由于对项目档案整理的相关标准不很熟悉的原因,可能也与不少单位实施DA/T22(归档文件整理规范)有关。
大家注意一下 DA/T28 中 7.3.2.1 的表述:项目文件应由文件形成单位或部门进行整理。整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。可以明确看出,DA/T28 是要求组卷的。
在 GB/T50328 中关于“立卷”(组卷)的表述,如 5.1、 5.2、7.0.2等章节中,都明确了建设工程归档文件应当“立卷”,如7.0.2的2条就明确规定:工程档案已整理立卷,立卷符合本规范的规定。
由此显然可以得出结论,就是项目档案是需要组卷(立卷)的。

问:项目档案组卷的主要依据是什么?
答:我们已经讨论过项目档案的特点或属性,已经明确项目档案属于科技档案,既然如此,项目档案在组卷(立卷)时,仍然应当以 GB/T11822 为组卷依据,按照 GB/T11822 中 4.3.1“针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷。” 以及 4.3.2“科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件,应按其项目、结构、阶段或台(套)等分别组卷。”


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