解读 | 建设项目归档文件的组合问题

2020-11-06 11:19:51 兰台之家 503
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问:进行项目档案归档文件组合时的基本原则是什么?
答:简而言之,项目档案归档文件组合时的基本原则是设法保持归档文件的成套性。

问:项目管理文件如何进行组合?
答:在建设项目进行过程中,会形成很多的项目管理文件,如项目的立项建议书、可行性研究报告、初步设计、建设内容或建设周期调整等,这些文件可以按照所反映的问题分别进行组合,如把立项建议书、可行性研究报告、初步设计分别组卷,建设内容或建设周期调整的归档文件可以划分在初步设计中进行组合,这样比较容易组织案卷,也容易查找利用。

问:建设项目的“三同时”归档文件如何进行组合?
答:建设项目的三同时归档文件即通常所说的环保、安全、职业卫生、消防、人防等相关建设工程的文件,按照国家相关法律法规,这些建设工程应当和整个的建设项目同时设计、同时施工、同时投入使用,在组合“三同时”归档文件时,应当按照其阶段分别组卷,按形成时间先后排列。
这里需要特别强调,有不少的建设单位在整理“三同时”案卷时,是按照DA/T28标准后面的附件归档范围表来组织和排列案卷的,结果把“三同时”案卷按形成时间分开组合,破坏了科技文件归档的成套性要求;因此,建议在组合“三同时”案卷时,可以按“三同时”文件的形成阶段来组合,或把后期“三同时”文件排列在前期“三同时”文件的后面,就可以保持“三同时”文件的成套性了。

问:招投标文件如何进行组合?
答:招投标文件的组合、组卷可以按照招投标的阶段进行组合,即按招投标代理文件、招标文件、投标文件、评标过程文件来进行组合;如果有资质预审,可以把资质预审文件放在招投标代理文件的后面进行组合(建议只接受进入资质预审范围的投标文件,未入围的资质预审文件可以由相关部门进行处理)。

问:设备文件如何进行组合?
答:设备文件进行组合时,应当按照成套性原则以单台(套)进行组合,归档文件的排列组合要求一般是主机在前、辅机在后,具体的排列方式可以按设备购置合同、装箱单、开箱单、购置过程文件(如进口设备的报关单等)、随机文件、设备安装调试文件、设备试运行文件、设备竣工验收文件等进行排列组合。
需要提示一下,设备文件比较多的时候,可以按照主机、辅机分别进行组卷(组成多卷)、排列。

问:是不是所有的案卷都要保持一定的厚度?
答:在相关的项目档案整理标准中(如 GB/T50328中)对案卷的“厚度”也提出了要求,建议大家对这个要求不要太在意,不必刻意去追求案卷的厚度而把本来应该独立组卷的文件装订在一起,保持成套性的含义就在于只要符合或构成GB/T11822中“案卷”的定义,就可以组卷(立卷),要多考虑案卷内的文件是不是达到了“完整、准确、系统、规范”的要求,而不要要以案卷的厚度是不是好看作为组卷的原则。

问:工程照片如何组合?
答:在项目档案中,可能会有很多的照片。在整理照片时,可以按照“统一组卷、分别保存”的方式,来组织照片的案卷。
具体做法是:如果在工程文件中(如隐蔽工程施工)已经出现了照片(如隐蔽工程验收记录中往往会附有工程照片),可以把相关照片单独保存在磁性介质载体中与纸质文件分别保存,在备考表中注明互见号;如果是单独形成的照片,可以参照DA/T50、GB/T11821相关标准的规定,组织案卷和归档。

问:电子文件如何组合?
答:项目档案中的电子文件有两种类型,一种是归档文件本身就是电子文件格式(如电子标书、CAD工 程 施 工 图 等),需 要 按 照 DA/T15、DA/T38、GB/T18894、GB/T17678.1等相关标准来整理、组卷、归档保存;
另外一种是对纸质文件进行数字化后形成的电子文件,则需要按照 GB/T18894、DA/T31 等标准,完成对纸质项目文件的扫描、修正、数据挂接、建立归档文件信息数据库等相关工作。

问:项目中期检查文件如何组合?
答:在建设项目进行过程中,建设单位的主管部门可能会按照项目管理计划对建设项目进行中期检查,这些中期检查形成的文件对以后的项目档案验收、项目竣工验收都有参考价值。所以也应当及时进行收集、整理、组卷。
在进行项目中期检查文件的组合时,可以按照进行中期检查的时间来组卷,其内容可能会包含进行中期检查的通知、检查组专家名单、检查过程中发现的问题及整改建议、建设单位完成整改工作后的汇报材料等。四、预立卷、移交归档与馆藏结构

问:什么是预立卷?
答:在进行项目档案整理时,大家经常会听到“预立卷”的说法。实际上,预立卷是指由项目文件的形成部门在档案部门的指导下,按照项目档案组卷的标准,把相关的归档文件组合在一起的过程,预立卷形成的案卷,基本上保持了归档文件的成套性,在移交档案室后,档案室可以在预立卷的基础上对相关案卷再进行微调,就可以赋予档号、编制案卷目录了。
项目文件形成部门进行预立卷对提高项目档案的案卷质量有促进作用,建议推广。

问:预立卷的时候需要按照档案整理的要求做吗?
答:预立卷本身也属于归档文件的组卷工作,但是,由于项目管理部门往往对项目档案整理标准的具体要求不是很熟悉,因此,对预立卷的案卷整理方面,可以鼓励项目文件形成部门尽量按照归档要求来做,而且可以把特别占用案卷整理时间的编写页号的工作交给预立卷的部门来完成。

问:预立卷时形成的归档文件目录可以作为案卷目录使用吗?
答:预立卷时形成的案卷目录和卷内目录,可以作为档案室编写项目归档文件时参照,但是需要注意,预立卷的案卷一般只能编写临时档号以便利用,最终的档号需要档案室根据档案库房内的馆藏实际情况编写。

问:新形成的项目归档文件如何与原有的馆藏进行组合?
答:在项目档案验收中,经常遇到的一个问题就是新归档的项目档案如何与档案库房中原有的档案馆藏进行组合。
这个问题可以这样解决:看归档文件的构成和与原来的馆藏之间的关系。如果是新建的项目归档文件,可以按照组卷原则进行整理,按照项目管理、项目设计、施工、竣工验收等阶段组卷后归档保存,属于新的馆藏内容。如果是比较全面的改造项目,新归档的项目文件比较多,可以参照新建项目的方式来组卷;
如果是在原有建筑中进行的改造,则要与原有的案卷合并组卷;如果只是小规模的改造,对原有建筑的竣工图改动很少、不构成新组卷的条件,就把改造后的新竣工图、竣工资料附在原来的相应案卷的后面,并补充卷内目录即可。

作者简介:
卓月,任职于中国化工集团中蓝晨光化工研究设计院有限公司。
王毓慧,军工建设项目档案验收专家


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