“规范”在电力项目档案管理过程中的应用

2020-11-19 11:47:07 兰台之家 726

在国投湄洲湾第二发电厂2×1000MW机组工程建设中对项目档案管理提出了新高度。湄洲湾电力项目档案管理以“创建数字档案室、实现国家一流项目档案管理”为目标,以“高标准、严要求、重实效,切实做好工程档案管理工作”为总体思路,成功的完成了项目档案管理要求。

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▲图为国投云顶湄洲湾电力有限公司

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▲图为本文作者黄巧芳

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▲图为本文作者林义太


作者:国投云顶湄洲湾电力有限公司   黄巧芳 林义太

来源:兰台之家交流群



一、概况

国投湄洲湾第二发电厂2×1000MW机组工程(以下简称国投湄洲湾电力工程)采用EPC(设计采购施工)总承包建设模式,这对项目档案管理提出了新高度。工程开工伊始,湄洲湾电力项目档案管理就以“创建数字档案室、实现国家一流项目档案管理”为目标,以“高标准、严要求、重实效,切实做好工程档案管理工作”为总体思路。

国投湄洲湾电力工程由国投电力控股股份有限公司(占51%股份)和马来西亚云顶集团全资子公司Green Synergy Limited(占49%股份)共同投资建成。项目于2015年1月22日取得福建省发展和改革委员会核准,2015年2月6日正式开工。工程3、4#机组分别于2017年7月20日、2017年9月27日,168小时满负荷运行成功。2017-2019年先后荣获“中国项目管理成就奖”、“卓越项目管理实践奖”、“国家优质工程金奖”等荣誉。

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▲国投云顶湄洲湾电力有限公司获“国家优质工程金奖
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▲国投云顶湄洲湾电力有限公司获“国家优质工程金奖”

二、项目档案管理工作

项目档案是项目建设的重要组成部分,它真实地反映工程项目从基建准备前期到竣工、试生产的整个工程历史面貌,是反映工程项目质量和进行工程决算的重要依据,也是项目竣工后企业进行正常的生产运营必不可少的技术依据,是维护企业合法权益和经济效益的重要凭证,是企业的宝贵财富。

国投湄洲湾电力项目档案管理特色

借助“规范”打造“四方一体化管理”的EPC总承包项目档案管理模式。2015年项目开工,当时国内电力建设实行EPC总承包项目管理模式虽然不少,但形成经验推广的少之又少,项目档案管理以什么样的模式定位是摸着石头过河,而《火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/T241-2012》(以下简称“规范”)对总承包明确了职责。

我们依据“规范”经多方研究,确定“业主、监理、总承包、施工单位”四方一体化管理模式。秉承“追求卓越、铸就经典”的建设理念,充分发挥总承包优势,实施从项目文件过程控制、收集、整理、审核、验收由总承包跟踪管理、业主、监理监督检查、施工单位具体管理的模式。最大限度地发挥总承包项目多方资源的整合、实现了设计、施工、调试文件管理的高度融合。

国投湄洲湾电力项目档案取得的成效

自项目前期准备至竣工投产,共收集和整理项目纸质档案6187卷,项目实物档案736件,照片档案1048件。编制档案检索目录信息11万条,数字化档案10万件。

2017年6月成功创建集档案信息管理与库房智能化管理为一体的“智慧兰台”。此管理系统的创建在国投集团尚属首家,也走在同行业的前列。

2018年2月国投湄洲湾电力项目高标准一次性通过了福建省档案局“建设项目竣工档案专项验收”;2018年3月高标准通过了两台机组投产达标“工程档案”检查 ;2018年-2019年工程相继获得“中国电力优质工程奖”和“国家优质工程金奖”,“工程档案”管理获得专家一致好评。

三、“规范”成为电力项目档案管理重要依据。

 “规范”与《电力工业企业档案分类规则1991》相比,更加全面、科学、系统,方便检索利用。更加适应目前火电企业项目档案管理。分类更合理,保持了文件的形成规律,体现了科学管理的理念,适应信息化档案工作的需要。

尤其在特殊载体档案的收集整理提出了明确的要求。当时,档案标准50余种,“规范”在国内首次提出了特殊载体与纸质档案的有机联系的规定要求,解决了困扰多年的项目档案技术问题。同时,提出了工程实物档案属于归档范围,并与施工记录互见的规定要求,因此,“规范”成为湄洲湾电力开展项目档案工作的重要依据。

1、“规范”为本项目档案管理制度建设提供了重要依据。

项目初始,我们根据国家重点项目档案相关标准规范、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T241-2012)及《福建省重点建设项目档案验收实施细则》要求,结合本项目实际情况,制定了《国投湄洲湾第二发电厂2×1000MW机组建设项目档案管理实施细则》,对项目文件材料的形成、收集、整理与归档做了详细规定,并制定了分类方案及保管期限表,并应用和落实全过程管理。

2、依据“规范”职责划分明确。“规范”中明确了参建方职责,湄洲湾电力根据本单位项目实际管理情况,制定了项目档案归档实行“谁形成,谁归档”的原则。凡具有文件承办职责人员均对形成和处理的文件材料进行规范化登记、积累并及时整理向单位档案室进行了移交归档,并同步数字化项目文件。

3、依据“规范”收集内容进行项目档案收集与归档,做到了与项目管理同步,档案门类齐全,内容完整、系统。

4、依据“规范”,对项目文件进行整理、分类、组卷、编目。立卷工作遵循文件形成规律和成套性,保持了卷内文件的有机联系;卷内目录、案卷封面、备考表、案卷目录、案卷脊背编制规范;案卷排列规律,便于检索,案卷装订保持了卷内文件内容的相对独立与完整,结实、整齐、规范。

四、“规范”在电力项目档案管理中起到的重要作用

1、对档案的完整性、准确性、系统性起到了重要作用。

项目文件完整、成套、系统,记述和反映建设项目的前期准备、核准、设计、设备制造、施工及竣工验收的全过程,真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备,同时对电子和文件材料制作要求做到格式统一、版面整洁、规范,书写字迹清晰、耐久,整理系统规范,案卷符合质量要求。

2、对项目档案全程管理控制措施起到了指导作用

(1)合同约束。EPC、监理合同中对档案归档内容、数量、质量要求等提出明确要求,特别是项目文件的形成、积累、整理和移交责任,做到档案管理与工程同步,约束参建各方的档案管理行为。

(2)竣工验收实行一票否决。在项目竣工验收报告设有档案室验收签定栏,无档案人员签字认可项目不予验收,不可做结算,通过经济考核确保了项目文件的质量。

(3)过程控制,管理有序。施工期间,档案管理人员深入施工现场检查项目文件的日常收集、积累并指导,根据“规范”对项目文件(包括电子文件、特殊载体文件材料)制作、编目、分类、整理、案卷质量的标准性等要求落到实处,对不符合要求的及时整改;进入竣工阶段,建设方会同总承包单位、监理、专业技术人员对案卷的齐全性、完整性、准确性进行详细的审查、验收。

(4)对项目文件移交起到了规范性的指导意义。项目文件移交归档工作与岗位职责相关联。根据“规范”中项目档案移交要求,对未按期移交或文件移交质量不符合归档要求的,由档案室按相关规定提出考核建议,确保了项目文件管理正常有效地开展。

3、对竣工文件及竣工图的编制及质量起到了重要作用。

(1)竣工文件均按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)及《火电建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T241—2012)的相关规定进行了系统化整理。档案组卷分为按“件”组卷和按“卷”组卷两种方式。遵循文件的自然形成规律,保持了文件的成套性和有机联系,档案目录与实物相符。

(2)严格审核,保证质量。由建设方、监理、总承包单位、施工单位四方技术、档案人员形成审核竣工文件程序,每完成一个单位工程,对照项目文件案卷目录、卷内目录,对文件的齐全性、完整性、准确性进行审查,最后由档案管理人员负责检查原始资料是否符合档案规范要求,对存在的问题在“竣工资料预验单”提出整改内容并限定时间整改,合格后方可由建设方、监理、总承包及档案人员会签竣工文件审查页和案卷质量审查表。

4、对项目档案的规范性、系统性起到了积极作用。

工程进入档案竣工验收阶段,业主与参建各单位共享档案信息平台,适时建立起档案收集整编系统,“规范”中的一些表格和要求应用于系统,对建设单位、总承包单位、监理单位、施工单位分散的档案数据进行系统梳理、统一使用、统一录入、统一格式,达到标准化要求。



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