解读 - 《企业档案工作规范》之档案信息化目标与原则
《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)确立了企业档案工作原则、组织和制度要求。给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。本篇内容为解读《企业档案工作规范》第八章档案信息化建设:第一节 档案信息化目标与原则
这一条确立了企业档案信息化应坚持的原则 : 技术与管理并重;与企业信息化协调同步。首先,企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题,更是一个管理问题, 只有通过不断的管理提升和流程再造,才能实现与信息化的良性互动。
其次,企业档信息化建设必须与企业信息化协调同步。企业要将档率信息化建设入企业信息化建设的整体规划和方案,坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时,要充分考虑档案管理的要求。按照 2001 年 6 月 5 日国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》,重视档案信息管理系统的设计和管理件软的选择与开发。
企业档案管理系统应与企业有关管理系统 ( 如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等 ) 相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。