解读 - 《企业档案工作规范》之档案信息化目标与原则

2021-03-12 16:28:50 兰台之家 463
《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)确立了企业档案工作原则、组织和制度要求。给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。本篇内容为解读《企业档案工作规范》第八章档案信息化建设:第一节 档案信息化目标与原则


8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、 与企业信息化协调和同步的原则。

这一条确立了企业档案信息化应坚持的原则 : 技术与管理并重;与企业信息化协调同步。首先,企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题,更是一个管理问题, 只有通过不断的管理提升和流程再造,才能实现与信息化的良性互动。

因此,企业档案信息化建设应以管理统领信息技术,以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用,信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
现实中,有的企业过分依赖技术而忽视管理,结果花几十万开发的系统一直无法投入实际应用;有的企业开发的档案系统表面上功能非常多,但实际上很多功能根本用不上,成为花架子;也有些企业在硬件配置上达到了超豪华水平,而在档案信息管理等方面却相形见绌,缺乏实质内容。

其次,企业档信息化建设必须与企业信息化协调同步。企业要将档率信息化建设入企业信息化建设的整体规划和方案,坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时,要充分考虑档案管理的要求。按照 2001 年 6 月 5 日国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》,重视档案信息管理系统的设计和管理件软的选择与开发。

企业档案管理系统应与企业有关管理系统 ( 如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等 ) 相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。

依据国家有关档案信息化建设的规定、规范,档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时测览、具有互联网及内联网检索功能,能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、 统计报表、鉴定销毁、数据输入 ( 输出 ) 及格式转换的控制与管理,满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。


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