人工智能时代:档案管理会是一种怎样的情景?

2021-04-09 10:10:12 融安特 400

从事档案工作的人都知道,档案是一项非常繁琐、枯燥乏味、而且还非常容易出错的工作。近些年,随着档案事业的发展,档案种类也日益多样化,再加上信息量迅速膨胀,所以传统的档案管理方式和技术已经无法满足需求,而且还会出现诸多问题。

一是存储数字化,档案柜架消失。这包括档案的数字化采集和数据库建设。档案数字化采集指使用专业化的数字设备,将实物与声像档案中的图文,转化为数字化信息,实现档案采集的目标;数据库建设则是用数据库将收集和编码的档案数据存储和管理起来。概括起来就是档案生产资料的智能化。

二是无人档案馆,档案的收集、整理、分类、归档智能化,这包括网络档案信息资源智能收集、数字档案信息资源智能分类与检索、智能化档案价值鉴定和智能化档案安全管理。在档案工作中可以应用人工智能,包括应用自然语言处理、模式识别和机器学习的相关科学技术对数字档案信息资源进行智能分类,以及应用神经网络算法来让计算机做档案开放鉴定,它通过模仿人脑的机制来解释和处理数据,建立大脑神经网络系统传递信息,分析图像、声音和文本。机器鉴定档案会有以下三个优点:鉴定标准统一,效率高, 无须相关专业知识即可鉴定。简单说,人工智能将使档案管理生产力大幅度提升。

三是档案管理关系将被重新定义,呈现的是全时空机器关系。常言说“生产力决定生产关系,生产关系反作用生产力,生产力与生产关系需要相互适应,并且在矛盾中相互促进发展”。人工智能进入档案管理领域,也将带来档案 管理关系的重大变化,这种关系的解读可以从人工智与档案工作者、人工智能与档案服务、人工智有与档案使用者。任何一种新技术在档案工作中应用的初期都会使档案工作者产生一定的抵触情绪,特别像人工智能这样的技术,可以应用到档案工作的方方面面,势会颠覆档案工作者的原始认知,这需要通过教育来改变。

传统的档案提供利用服务方式一般包括阅览服务、展览服务和咨询服务等被动方式实现,而新型的档案提供利用服务方式主要是网站服务、新媒体服务、精准推送服务等主动方式实现。人工智能可以应用大数据人工智能对使用者的需求进行深度挖掘,及时准确地掌握使用者的个性化需求,真正地实现“以用户为中心”的现代档案服务,包括“万物互联”“万物智能”“无时不在”“无处不联” “无所不有”的等智能服务特点。


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