RFID智能化档案管理——档案管理新模式

2021-04-09 10:37:27 融安特 402

随着企事业单位的发展,各种信息档案资料数量逐日增多,档案的种类日趋多样化,纸质信息存储出现迅速膨胀;而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显,从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。

  • 档案手工管理,工作流程繁琐低效、整理时间冗长。

  • 档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误,档案存放的次序难免被打乱,造成档案存放无序,查找困难。

  • 档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大,要查找、核查清理某一档案时,需要将所有的档案筛选一遍。

  • 档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化;手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。

  • 档案盘点效率低。由于档案数量众多,要对所有档案进行盘点,其工作量难以想象,那将是一项十分庞大的工程。

鉴于目前档案管理存在的种种现状,利用新一代的信息技术,对档案管理进行技术升级与改造迫在眉睫。

2、技术应用

  • 快速扫描

  • 体积小型化、形状多样化

RFID不需要为读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质,更适合往小型化与多样形态发展,可以的方便嵌入或附着在档案上,即不易被破坏,同时也更安全。

  • 可重复使用

RFID电子标签内储存的数据可以动态的更新,可回收并多次使用,在档案管理项目中,一个电子标签绑定一个档案袋,在档案的整个流转过程中,即使档案的业务流程发生变更,电子标签也可以实时修改信息,以适应新的业务流程,反复使用,以更低的实施成本达到更高效的管理。

  • 穿透性和无屏碍阅读

RFID可以轻易的穿透纸张、木材和塑料等非金属材质,进行穿透性通信,这也为档案的批量读取创造了条件。

RFID还具有远距离、唯一性的特性,这些特性应用在档案管理系统中,可以实现更精准的进、出、存控制,提高工作效率,减少管理成本和人为差错,打造档案管理的高效化和智能化。

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