档案工作,已站在了企业变革中的前沿阵地上

2019-04-17 13:44:40 兰台之家

文/朱新杰 苏宁云商集团股份有限公司

来源:网络综合 爱学术

苏宁云商集团从20 多年前的一家小型空调零售企业成长为中国商业的领军者、全球家电连锁零售业市场价值最高的企业之一,并以“百年苏宁全球共享”为企业发展的愿景,致力于打造百年企业。苏宁是一个不断创造历史的民营企业,苏宁档案为后来者记录并留下了那些珍贵的历史记忆。

在苏宁云商集团的企业展厅、共享财务档案室和集团总部档案室,不仅强烈感受到互联网、智能终端带来的时代气息,也看到档案工作融入企业历史、服务企业发展的清晰足迹,企业档案成为塑造企业文化与价值观的重要载体。

展厅里,有根据历史照片档案实景复原的第一家门店,有上世纪90 年代店面销售的影像资料,有当时留下的登记账册,有各种媒体报道、报广资料,有历年苏宁荣获的荣誉实物,这些都是档案在苏宁企业文化建设中实实在在的体现,生动地诉说着企业发展的历程。此外,苏宁档案管理部门还积极开发档案资源,制作成视频,供全体员工观看、学习,使档案成为传承企业文化的窗口。

创新的原生动力只来自那些有真正的市场经历,体验过生死一线的企业,且无可选择地成为企业的生存方式。苏宁的档案管理实务既与其营销行为和商业布局相吻合,又是在研究并遵从档案法律、法规,学习并理解档案专业规范的过程中不断优化和演进的。苏宁形成了相对“集中+分散”的档案管理模式,一是“总部统管”与“分公司自管”相结合;二是集团总部层面,统一监管、统一指导与会计档案、人事档案实体分离相结合,既保持公司全部档案的逻辑联系,又兼顾企业财务系统、人力资源系统的运行规律。通过制度建设、组织搭建、硬件配套等措施,为这一管理模式的贯彻提供支持。

经过多年的持续推进,苏宁档案工作在管理专业化、规范化、信息化建设上收获了优异的成果,2015 年苏宁云商集团通过了江苏省档案管理五星级规范测评。档案收集是企业档案工作开展最关键的基础,却常常伴随着繁琐与疏漏,为此,苏宁档案人员通过工作方法等细节的有所创新,再以制度安排确定并形成规矩,产生了立竿见影的效果。比如,以确定的时间节点,设立“月度收集日”,按公司大小设定工作目标,建立人员考核机制,同时辅以人员培训、岗位认证等举措,提高档案业务工作的水平。2015 年,苏宁云商集团共收集档案近45 万件,提供档案利用11704 人次,有近1 万人次参加了档案业务培训,在200 多家分公司建立了档案工作的基础,“月度收集日”这一工作方法起到了至关重要的作用。

档案库房是档案工作开展的重要条件,苏宁档案管理部门实施了“档案馆+区域档案服务中心+档案室”的三级规划方案。集团总部地区正在筹建一座占地1500 平方米的档案馆,采用“密集架存储+物流密集存储”相结合的方式,利用物流自动化技术,扩充存储容量,最大化利用空间,实践档案保管的新模式;以区域核心城市的物流基地档案室为基础,苏宁采用了区域档案服务中心的概念,辐射周边城市,改善档案库房不足的问题,目前苏宁已完成28 个区域档案服务中心的设置工作。

2009 年,苏宁开启了互联网转型变革之路,开创了中国商业零售领域的“O2O 模式”。与企业发展战略同步,苏宁档案工作也走上了突破求变之路。2012 年,自主研发了苏宁云商集团档案管理系统(下称SAM系统)。以SAM系统为核心,苏宁档案管理部门制定了档案信息化建设的规划方案,持续推进“实物档案数字化”和“电子档案管理”工作,并以档案信息网络化服务为目标,实现企业信息资源的整合、共享,进而向全文检索、知识管理迈进。2015 年9 月,SAM系统作为苏宁档案创造的第一款产品,通过了江苏省档案局组织的专家鉴定,荣获省档案创新优秀科技成果奖二等奖。

2015 年12 月,苏宁作为国家档案局组织的《企业制造系统电子文件规范化管理》课题研究项目的承接单位之一,在北京参加了课题开题会议,这是苏宁继当年9 月参加国家档案局非公企业档案协作组成立大会后,第二次参加国家档案局的会议,也是苏宁第一次承接档案课题研究任务。

项目子课题之一《电子商务平台系统电子文件规范化管理》是苏宁重点研究的对象,在明确了研究任务后,苏宁迅速启动准备工作,搭建了课题研究工作项目组,对课题任务、完成时间进行了细分、明确。项目组以苏宁易购电子商务平台为研究样本,对平台构成进行分析,在充分把握平台特点基础上,确立了以系统功能、业务场景梳理,电子文件类型、格式分析调研,可归档范围归纳总结,系统接口论证开发的研究思路,对平台的各组成系统进行研究、梳理。目前课题研究已取得阶段性成果,并得到有关方面的肯定。

作为民营企业,苏宁云商集团首次承担国家级档案课题项目,就电子商务平台电子文件管理进行专业研究,既是过往实践的提炼,又是一次新的跨越。回望刚刚结束的全国“两会”,全国政协委员、苏宁控股集团董事长张近东连续第三年提出关于电子发票的提案。张近东建议继续推行电子发票,试点逐步取消纸质发票,将增值税专用发票也纳入电子发票的范畴。这清楚地表明,在苏宁向电商全程信息化的最后一环发起冲击的时刻,档案工作无疑站在了最敏感的前沿阵地上。


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