融安特助力宿迁经济技术开发区档案馆 迈入智慧档案管理新常态

2016-08-12 14:14:11 融安特

宿迁经济技术开发区是经江苏省人民政府批准设立的全市第一家省级经济开发区,2013年1月经国务院批准为国家级经济技术开发区。作为中国知名经济大省中最具发展潜力的地区,宿迁经济技术开发区已成为宿迁乃至江苏省的技术和人才高地。宿迁经济技术开发区智慧档案馆位于宿迁经济技术开发区光电研究中心,是宿迁经济技术开发区直属的行使行政职能的科学文化事业单位。

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牵手合作:共同探索智慧档案管理新模式

近年来,开发区基础设施基本配套,园区发展也日新月异。为了响应国家号召,更好地推动宿迁档案事业又好又快发展,开发区紧紧抓住“智慧档案”建设和发展的新契机,与融安特精诚合作,依托融安特提供的关键性技术和“智慧档案平台”这一解决方案,参照国家档案局发布的档案软件设计标准,以宿迁档案信息资源建设为核心,着力构建具有管理标准化、服务网络化、安全可靠的数字化智能化档案管理平台,致力于打造全江苏乃至全国最具有代表性和示范性的综合性智慧型档案馆。

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本次融安特与宿迁经济技术开发区合作,除了做好科学、智慧管理档案工作的良好布局,共同探索“智慧档案平台”建设之外,更是努力探索政府综合性档案馆智慧档案建设模式,以推动宿迁开发区档案馆迈入智慧档案管理新常态,打造“互联网+”下的全新智慧档案管理新模式。

智慧管理:五大核心功能协同合作

为了实现宿迁经济技术开发区智慧档案馆建设,融安特专门制定了“智慧档案平台”这一解决方案,其涵盖了档案全生命周期的全方位管理体系,真正实现了电子档案内容与档案实体的位置对接,并对档案业务的收、管、存、用等业务操作全流程都进行了智能化设计。

建成以后,宿迁经济技术开发区智慧档案馆的功能将包括数字档案处置业务的数字化加工、档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布及利用,档案实体或载体的登记、出库、入库、盘点、销毁,以及档案实体存储环境的监控、管理等所有业务。馆内的电子档案管理系统、档案存放环境智能管理系统、档案库房安全管理系统、库房引导系统、实体档案管理系统等多个系统联动,构成智慧档案平台,可实现电子档案与实体档案信息的有机结合和全方位、立体化的集中统一保护和管理;并且具有先进性,能够根据档案业务流程发展对现有的功能进行不断延展和个性化定制。

从功能角度来拆分,“智慧档案平台”有五大核心功能协同合作:智慧收集更便捷、智慧管理更高效、智慧服务更完善、智慧保护更多重、智慧监督更安全。

首先,智慧档案平台的智慧收集,自动归档、自动鉴定、在线完成,既能提高档案管理和收集的效率,也保障档案的安全。第二,系统将电子档案、档案库房的管控、档案存储设备、档案出入库的管控、统计分析、以及相对应的标签和其他处理设备,都进行了有效的联动,并统一集中管理,极大地提高了档案管理的效率,这是智慧档案平台智慧和智能的重要组成部分。第三,传统的档案管理并不具备档案信息的“再造”功能,而该系统不仅有帮助档案管理人员开展业务工作及辅助档案信息用户思维的功能,还有知识服务方面的功能。第四,智慧档案平台具有多重保护功能,包括档案本身的安全保护、库房的环境保护、库房的安全保护、档案从业人员的保护,以及多重加密技术对档案系统的保护。第五,智慧监督包括档案的业务指导、档案的在线归档监控、业务学习知识宣导以及业务流程的操作监控。

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