科学界定科研文件材料的归档范围并准确划分科研档案保管期限

2021-07-05 13:58:54 兰台之家 385

科学界定一项工作所形成文件材料的归档范围并在归档时准确划定其保管期限是档案工作的重要内容。作为约束科研项目档案工作的制度,《科学技术研究档案管理规定》(以下简称《规定》)对科研项目文件材料归档范围的界定工作及其档案保管期限的划定工作提出了严格的要求。


科研项目生命周期


科研文件材料归档范围是依据科研项目活动及其所形成文件材料确定的。《规定》对科研文件材料归档范围排列也是按照科研项目的活动阶段进行的。确定科研文件材料的归档范围首先必须理清科研项目活动阶段及其内容。

科研项目是指以科学研究、技术开发为内容而单独设立的项目,目的在于解决经济和社会发展中出现的科学技术问题。科研项目管理的内容主要包括项目的申报与立项管理、项目过程管理和项目结项管理,涉及项目的组织、人员、资金、文档、科技成果及知识产权等内容的管理。随着科研项目管理工作的不断实践和总结,科研项目管理的内容还应扩展到项目结项后的后续评价管理。
科技项目的申报与立项管理。包括发布项目申报通知、项目申报指南、项目申报主体的资格、项目完成的时间要求,立项形式审查、同行评价、项目评审和项目审批等。
科技项目的实施和过程管理。当科技项目通过专家评审确定立项后,签订项目合同。签订合同作为项目立项管理的终点,同时意味着项目过程管理的开始。实施和过程管理包含项目执行的整个过程管理,目的是通过科学的管理手段,使科学研究按照既定目标逐步进行,同时使研发过程效率更高,执行起来更加有序。
科技项目结项管理。项目结项是研究开发工作结束的标志。不同机构对于项目结项有不同的规定,一般分为绩效评价结项和验收结项。相比较而言,绩效评价结项简单,验收结项复杂。但验收结项的方式应用更为广泛,主要做法是邀请相同领域专家对项目成果进行验收,验收依据为项目合同或任务书,验收结论为通过或不通过。专家通过自己的专业知识判断成果指标是否达到合同要求,但通常不对项目成果达到的水平进行评价。
《规定》在排列科研文件材料归档范围时没有机械地照抄照搬学术界对科研项目活动的表述,而是根据我国科研工作的实际,将科研项目活动阶段划分为立项论证、研究实施及过程管理、结题验收和绩效评价及成果管理,其特点是将成果管理与结题验收和绩效管理合并为一个阶段,这主要是考虑到成果管理阶段产生文件材料较少,不宜单独按阶段列出。


科学界定科研文件材料的归档范围


根据我国科研项目活动一般原理,《规定》对科研文件材料归档范围作出了详细的规定,并根据当前我国科研项目活动的特点,进一步丰富了文件材料的内容。

立项论证阶段应归档文件材料包括项目指南、可行性研究报告,项目经费预算文件材料,申报书及相关证明;立项评审文件材料,预算申诉、评审文件材料;立项(含预算)批复,任务合同书(含预算书)及各类协议等。其中项目指南、立项评审材料是此次修订《规定》新增内容。
研究实施及过程管理阶段应归档文件材料分为3类:
第一类为研究实施文件材料,包括研究计划、组织实施工作方案,研究、实验任务书、大纲,实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录,综合分析报告;设计文件、图样,集成电路布图,工艺文件,计算文件,数据处理文件;科学数据;研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等。其中科学数据是本次修订《规定》新增内容。
第二类为过程管理文件材料,包括中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等;项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料;撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成的文件材料。其中阶段进展情况报告是本次修订《规定》新增内容。
第三类为研究实施中形成的成果性的文件材料,包括建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。其中数据是本次修订《规定》新增内容。
结题验收及绩效评价、成果管理阶段应归档文件材料按管理工作内容分为项目验收文件材料、项目绩效评价文件材料、成果管理文件材料、推广应用及获奖文件材料。
项目验收文件材料包括验收申请书,验收承诺书;工作总结报告,技术报告,项目经费决算等财务情况文件材料;验收通知,验收评审文件材料;验收现场测试报告,第三方检测、测试、评估报告,用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等;验收结论书,结题书面通知等。其中验收申请书为新增加内容。
项目绩效评价文件材料包括绩效自评价报告,专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料。其中绩效自评价报告为新增加内容。
成果管理文件材料包括研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料;自评价报告,科技报告;专利、软件及其他知识产权文件材料。其中科技报告为新增加内容。
推广应用及获奖文件材料包括产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。
但《规定》第十四条要求:“各单位应当根据科研内容和科研管理程序,结合科研项目特点确定归档范围。”这是因为,《规定》有关要求不仅仅是为了约束政府预算支持的科研项目,同时也是各单位开展其他类型科研项目工作时需遵循的,尤其是自筹资金项目。由于不同性质的科研项目管理流程不同,所产生并需归档的文件材料也不同。
因此,归档范围中的一些文件材料在财政预算支持科研项目活动中不一定产生,而是针对单位自筹资金科研项目管理活动的。《规定》中提出的归档范围是一个尽可能包括所有性质科研项目需归档文件材料的范围。各部门、各单位在贯彻《规定》时应根据科研项目的性质和特点等因素确定归档范围,而不应照搬《规定》的有关要求。


准确划分科研档案保管期限


保管期限的划分是科研档案管理的重要一环。根据档案管理理论,档案鉴定方法有整体价值评估法和内在价值鉴定法,整体价值评估法又包括宏观鉴定法和档案双重价值鉴定法。根据科研项目是一种一次性项目活动性质,其形成档案鉴定宜采用宏观鉴定法。

因此,《规定》第十五条第三款规定:“科研文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期,定期一般分为30年、10年。”根据此要求,判断科研档案保存价值的依据是科研项目的性质、规模、创新性等因素,而不是文件材料本身所记录的内容。因此,本次《规定》修订没有按科研文件材料本身的内容确定,而是按类确定科研文件材料归档时的保管期限。
根据上述判断原则,科研档案保管期限划分可采用如下划分原则和方法:
一是按科研项目性质划分科研档案保管期限。即国家级科研项目档案保管期限应高于地方和基层单位自筹资金。
二是按科研项目规模划分科研档案保管期限。即重大型科研项目档案保管期限应高于中小型科研项目档案保管期限。
三是按科研项目的创新性划分科研档案保管期限。即国际领先的科研档案保管期限应高于国际先进和国内领先的,国内领先的科研档案保管期限应高于国内先进和行业领先的。
宏观档案鉴定法的优点在于保持了科研档案的完整性,不会将一个科研档案不同内容的档案划分为不同的保管期限,从而人为地将一个科研项目的档案分开保管。


 科研档案保管期限表


因此,《国家科技重大专项(民口)档案管理规定》将所有国家科技重大专项(民口)科研项目形成的档案全部划分为永久,没有将其中的个别文件材料划分为30年和10年。这既是宏观鉴定法运用的结果,也是结合了科研项目的性质等因素综合确定的。因为国家科技重大专项(民口)科研项目具有规模大、创新性强等特点,所开展的科研活动具有战略意义,其形成科研档案保管期限确应从长。

各基层单位可将本单位科研档案保管期限表做如表划分。

融安特



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