汇总!机关档案管理常用表格

2021-08-05 11:27:52 兰台之家 384
编辑根据“问档”留言,综合档案群的分享,整理了26个机关档案管理常用表格,方便大家参考学习,有任何问题敬请留言。



表1 文书档案归档文件目录格式

 

序号

档号

文号

责任者

题名

日期

密级

页数

备注































表2 科技档案案卷目录格式


序号

档号

案卷题名

总页数

保管期限

备注



















 

 


表3 科技档案卷内目录格式


                                  档号

序号

文件编号

责任者

文件题

日期

页数

备注






















 


 

表4 会计档案案卷目录格式


案卷号

类别

题名

起止时间

保管期限

卷内张数

备注






















 

 

  

表5 会计档案卷内目录格式


顺序号

责任者

文号

题名

日期

页号

备注























 


表6 照片档案基本目录格式


照片号

题名

时间

摄影者

底片号

备注




















 


表7通用档案目录示例


序号

档号

文号

责任者

文件题名

案卷题名

日期

密级

页数

备注































 



表8 档案交接文据(归档)


移交部门


接收部门


交接性质

归档

档案起止年月

     年  月至   年  月

档案门类

档案数量

档案目录

套 册

小计

永久

30

10




































 



移交人:

接收人:

移出日期:       年  月   日

移出日期:       年  月   日

 



表9 电子文件归档登记表

 

单位名称


归档时间


归档电子文件门类


归档电子文件数量

卷     件     张     分钟      字节

归档方式

在线归档         □离线归档

检验项目

检验结果

载体外观检验


病毒检验


真实性检验


可靠性检验


完整性检验


可用性检验


技术方法与相关软件说明

登记表、软件、说明资料检验


电子文件形成或办理部门(签章)

 

年  月   日

档案部门(签章)

 

年  月   日

 



表10 档案存放位置索引


楼:           层:           房间:

层:

房间:

具体位置

档案内容

柜架

档案门类

全宗名称

卷(盒)号

案卷名称或主要内容

起止件号






















 

 

 

表11 档案出入库房登记簿

 

序号

档号

题名

页数

调档

原因

调档

人员

出库日期

入库日期

档案工作人员




























 



表12 档案保管情况检查表


                                             单位名称:                                              

检查时间

年     月     日

检查方式

全查     抽查(抽查比例        %

检 查 人


检查范围


档案状况或

发现问题


采取措施


处理结果


 

备注


    注:库房中发现虫害等问题必须立即对库存档案进行清查,确认发生虫害的种类、程度及分布,采取有效措施杀虫。对于那些已确认有虫害的档案,应立即加以隔离处理,防止虫害大面积扩散。

 




表13 档案鉴定工作表


                                                 鉴定编号:                                              

档案门类


年度


原定保管

期限


数量


档案内容

 

 

 

 

 

 

(可另附页)

 

鉴定意见:

 

 

 

 

 

 

 

 

鉴定小组成员: 

 

 

      

鉴定时间:                        年   月   日                          

 

 




表14 档案销毁清册(封面)


                                          单位名称:

拟销毁

档案情况

档案门类


年度


原定保管期限


数量


档案内容

见档案销毁清册第    页至第    页。

鉴定小组

鉴定意见

 

 

鉴定小组负责人:                               年   月   日

业务部门

审查意见

 

 

业务部门负责人:                               年   月   日

 

办公厅(室)

审查意见

 

 

办公厅(室)负责人:                           年   月   日

单位

审查意见

 

 

分管档案工作单位负责人:                       年   月   日

销毁人


销毁时间

年   月   日

人:                                 年   月   日

监销人:                                 年   月   日

 



表15 档案销毁清册(内页)


序号

档号

文号

责任者

题名

形成

时间

应保管期限

已保管时间

鉴定

编号




























 

 


表16 档案利用审批表


利用日期


利用单位/部门


利 用 人


联系电话


利用目的

工作查考    信息公开    业务研究     其他

利用方式

阅览/浏览    摘抄    复制/下载/打印   外借    

利用内容

 

 

 

(可另附页)

所在部门意见

      

 

 

 

年  月  日

归档部门意见

      

 

 

 

年  月  日

办公厅(室)

意见

      

 

 

 

年  月  日

单位负责人意见

      

 

 

 

年  月  日

 



表17 档案总登记簿

                                               档案门类:

序号

年度

保管

期限

档案收入

档案移出(或销毁)

现有数量

(卷/

备注

收入日期

收入数量

(卷/件)

移出日期

移出原因与文据号

移出数量

(卷/件)































 

 

 

表18  档案利用登记簿


序号

日期

档案情况

利用

目的

利用

方式

利用

部门

利用

归还

日期

档案工作人员

备注

档号

数量





工作查考

信息公开

业务研究

其他

阅览/浏览 摘抄

复制/下载/打印

外借







































 



表19 档案利用效果登记表


利用日期


利用部门


利用人


利用目的

 工作查考    信息公开   业务研究   其他(           )

利用内容


利用效果

 


 



表20 档案数量清点登记表


清点时间

年    月    日

清点原因


 

情况及问题


清点结果


清 点 人


备     注





表21 库房温湿度登记表


年   月                库   别:           记录人:

日期


温度

湿度


日期


温度

湿度


日期


温度

湿度

1

上午



11

上午



21

上午



下午



下午



下午



2

上午



12

上午



22

上午



下午



下午



下午



3

上午



13

上午



23

上午



下午



下午



下午



4

上午



14

上午



24

上午



下午



下午



下午



5

上午



15

上午



25

上午



下午



下午



下午



6

上午



16

上午



26

上午



下午



下午



下午



7

上午



17

上午



27

上午



下午



下午



下午



8

上午



18

上午



28

上午



下午



下午



下午



9

上午



19

上午



29

上午



下午



下午



下午



10

上午



20

上午



30

上午



下午



下午



下午




31

上午



下午






表22 档案交接文据(移交)


移交单位

 

(全宗号:)

 

接收单位


交接性质

档案移交

档案起止年月

     年  月至   年  月

档案门类

档案数量

检索工具

编研成果

数量

小计

永久

长期/30

短期/10






档案目录(附后)

  套 册






全宗介绍(附后)

  套 册






机构沿革(附后)

  套 册






……









 



移交单位(印章)

负责人:

经办人:

日期:      

接收单位(印章)

负责人:

经办人:

接收日期:       

 


 

表23 电子档案移交与接收登记表


交接工作名称


内容描述


移交电子

档案数量


移交数据量


载体起止

顺序号


移交载体

类型、规格


检验内容

单位名称

移交单位:

接收单位:

准确性检验



完整性检验



可用性检验



安全性检验



载体外观检验



填表人

(签名)

 

          年  月   日

 

           年  月   日

审核人

(签名)

 

          年  月   日

 

           年  月   日

单位

(印章)

 

          年  月   日

 

           年  月   日




表24 档案数字化审批书


                                              批次:                    审批书编号:                      

经办人


时间


数字化

对象


机关档案部门意见

 

 

 

                           部门负责人:

                                   年   月   日

办公厅(室)意见

 

 

 

                           部门负责人:

                                   年   月   日

单位意见

 

现批准对             等     全宗共计    卷(件)纸质档案/     盘录音录像档案进行数字化。

 

 

                             单位负责人:

                           (单位签章)        

                                      年   月   日

 




表25 档案数字化加工流程单


档案类型


任务创建日期


起止档号


页数


数字化加工流程管理

数字化加工流程

操作人

完成日期

备注

数字化前处理




数据库建立




档案扫描或信息采集




图像或音视频处理




数据挂接




数字化成果验收与移交




 



表26 档案数字化成果移交清单


批次


全宗号


内容描述


移交数字图像数量(页)/音视频文件数量(个)


移交条目数

(条)


数字化工作文档(件、册)


载体起止

顺序号


移交载体

类型、规格


检验内容

单位名称

移交单位:

接收单位:

准确性检验



完整性检验



可用性检验



安全性检验



载体外观检验



填表人(签名)

 

    年  月   日

 

             年  月   日

审核人(签名)

 

    年  月   日

 

             年  月   日

单位

(印章)

 

    年  月   日

 

             年  月   日



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