业务研究 - 试述文书归档“六步法”

2021-08-18 17:14:00 兰台之家 385

文书归档六步法是笔者结合档案整理经验总结出来的,便于新从事档案工作人员借鉴的一种简明易懂、便于操作的整档方法。本文围绕具体整理步骤,详述了6个环节的整理方法,总结了具体操作中的11个小技巧,简称整档六步法,以供同行借鉴、参考。

笔者结合近年来积累的整档经验,以归档文件整理规则(DA/T22-2015)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)(以下简称“8号令”)为依据,对机关现有归档文件整理步骤、流程和环节进行了整合,归纳总结了“整档六步法”,使档案整理好记忆、便操作。

整档六步法综述
“整档六步法”主要适用于机关文书档案的整理。其主要步骤为:收、三分、修排号、扫装、目录、盒,六步11个字。在使用六步法整理档案时,应按照顺序进行,以有效避免档案整理过程中返工、漏项、重复等现象。

第一步“收”即收集。可以结合本单位保存在“全宗卷”中的《归档范围与保管期限表》进行收集。如未制定上述文件则可以参照8号令开展收集。

第二步“三分”即分年度、分类别、分保管期限。其中分类别即将文件按其机构或问题进行分类。具体的分类方法应根据本单位保存在“全宗卷”中的《分类方案》进行。

第三步“修排号”即修整、排列和编号。“修整”是对不符合档案管理要求的文件进行修整;“排列”是在分类方案最低一级类目内,按事由结合时间等要求对文件进行排列;“编号”在这里的意思是指盖归档章、填写章内项目,通过给文件编号,用以固定文件材料在文书档案中的位置。

第四步“扫装”即“扫描”和“装订”。对没有电子版的应归档文件进行扫描,完成“自然件”或“组合件”的装订。

第五步“目录”,即形成规范的归档文件目录。可以输入档案整理系统打印,或根据《归档文件整理规则》对目录式样的要求自制表格。

第六步“盒”,即装盒,并规范填写档案盒上应填项目。

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整理操作及技巧应用




收集工作开展之前应重温本单位《归档范围与保管期限表》,明确本单位文件材料归档范围和不归档范围。

技巧1:巧记不归档范围。根据8号令所述的“文件材料归档和不归档范围”所列近80项内容来看,一般情况下需要归档的有51项,占到了70%。因此通过记住不归档范围则可以倒推应归档范围。不归档的29项内容可总结归纳分为四个方面,可以称之为“四个不要”:一是上级普发性不需要办理的文件材料不需要归档;二是本级无查考利用价值的事务性文件、一般性文件的草稿、不需要办理的信访件、领导兼外单位职务形成的与本单位无关材料、工作参考材料等不需要归档;三是同级不需要执行的、不需要办理的文件材料不需要归档;四是下级非重大、非科技文件材料的,非法规性备案的文件不需要归档。

技巧2:牢记收集原则——齐全与完整。完整是对单份文件而言,即要把一份文件或资料的正件与附件,正式文件、底稿和公文处理单等必备要素收集齐全,不可缺件少页。

技巧3:常用两种收集方法。一是全面收集。收集范围应涵盖与单位有业务关系、隶属关系的上级、本级、同级、下级的文件材料,单位领导和各部门及个人存放的文件材料;同时注重各类载体材料的收集。二是重点收集。主要从三个方面重点收集:机构方面的重点是收发部门、单位内部机构;人员方面的重点是单位主要领导、办公室主任、内部机构负责人等;文件内容方面的重点是记述和反映单位主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强的、科研价值高的、凭证作用大的材料。同时,还应注意账外文件的收集,即一些未经收发文登记的文件材料的收集。




三分

根据文件的形成时间来划分年度。如在分年度的过程中意外发现了其他年度应归而未归的文件材料,应当作为插件补充至相关年度归档文件中。

技巧4:文件有多个时间特征。一份文件往往有多个时间特征。归档时,应按照《归档文件整理规则》要求的“文件形成日期”为准。

技巧5:跨年度形成的文件。跨年度一般以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表及法规性文件等涉及不同年度的文件,统一按照文件签发日期判定其所属年度。跨年度的请示与批复,放到批复年度;没有批复的,归入请示年度;跨年度规划,归入规划针对的第一年度;跨年度总结,归入总结针对的最后一个年度;跨年度会议文件,归入会议闭幕年度;跨年度办结的文件材料归入办结年度。

技巧6:组合文件的日期。组合文件就是由多个文件组件的结果。在整理档案时,通常以排在前面“件”的形成日期为准,如正本与定稿为一件时,以正本形成日期为准,来文与复文为一件时,以复文形成日期为准。

技巧7:文件无标注日期。这种情况常见于内部文件,需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断。当形成年度无法考证时,年度为归档年度,并在附注项加以说明。

这里的“分类别”是根据单位的《分类方案》进行机构划分或者问题划分。规模较小或公文办理程序不适于此项分类的单位可以忽略此步骤。

技巧8:涉及多部门形成的归档文件。将文件按其形成或承办机构分类的方法称之为机构分类法。多个部门共同形成或共同承办的文件材料,归入文件主办部门。

根据《保管期表》将上述已分好类别的文件划分为永久、定期,其中定期可再划分为定期30年和定期10年。




修排号

在档案整理过程中,为保证档案长期保存和方便利用,一般要对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。

技巧9:修整“三验”。一验破损,即查看文件材料有无破损。对有破损的档案应按照《档案修裱技术规范》(DA/T25-2000)予以修复。二验大小,即对大于A4规格的档案材料要进行折叠。折叠后的档案材料,要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开和阅读。三验牢靠,即对文件材料的质量进行检查,如果文件上有易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品应予以去除;字迹模糊或易退变的,应予以复制。

排列分三步。一是类外排列。将完成“三分”经过“修整”后的应归档文件材料,按照保管期限的不同,依照党群类、行政类、业务类和人劳类的顺序排列下来。二是类内排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列;同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。三是件内排列,也是我们常常说到的组件。

技巧10:件内文件的排序。发文排序即正文、发文签、定稿;收文的排序即收文签、收文。排序时要注意正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复印件在后;转发文在前,被转发文在后;汉文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后。

这里的编号包含了两个步骤:盖归档章和填写章内项目。通过章内项目的内容来固定这份文件在档案中的位置。编号环节需要注意的有两个方面:一是盖章的位置。“归档文件应在首页上端的空白处盖归档章并填写相关内容”。二是填写项目。“全宗号”是当地档案馆赋予立档单位的代号;“年度”是文件形成年度;“保管期限”可按归档文件划定的保管期限填写;“件号”是单件归档文件在分类低一级类目内的排列顺序号;“机构/问题”填写类别的规范化简称,如党群类、行政类等;“页数”则是每一件归档文件本身的有效页面数。




扫装

这里所说的扫描主要是为了归档文件数字化副本的制作,应遵照《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)来进行。如档案室可接收原生电子文件且可以由系统生成归档章样式或以条形码等形式在归档文件上进行标识。需要注意的有两点。一是扫描仪色彩模式的选择。对于页面为黑白的,字迹比较清的,应采用黑白二值模式扫描;字迹不清的,采用灰度模式扫描;如果待扫描页面上有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的,要用彩色模式进行扫描;还有一些档案里如果贴有照片的话,彩照要用“百万种颜色”模式扫描,黑白照用“灰度”扫描。二是使用高拍仪开展档案数字化工作时应注意,拍摄精度不应低于800万像素,且被拍摄档案的影像必须充满取景框。

归档文件一般以件为单位装订,并做到牢固、安全、简便,不损页、不倒页、不压字,装订后文件应保持平整。建议永久和定期需向综合档案馆移交的归档文件采用线装法装订。页数较少的,使用直角装订;文件较厚的使用“三孔一线”装订。定期不需要向综合档案馆移交的可以根据装订的简便性原则使用不锈钢订书钉、不锈钢夹或封套装订。

技巧11:档案装订的“七不能用”。用于档案装订的材料不应包含可能损害归档文件的物质。不可使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等。




目录

归档文件目录建议由系统生成或使用电子表格编制。目录应采用A4幅面,页面应横向设置,具体包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注9项内容。

(1)序号:归档顺序号。

(2)档号相当于归档文件的“身份证号”,具有唯一性。其结构为:全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构(问题)代码—件号

技巧12:档号编制位数的443。在档号编制过程中,应熟记443位数编制法。第1个“4”指全宗号的位数应为4位,如“Z001”。第2个“4”指件号的位数用4位数字标识,不足4位的,前面用”0”补充。“3”指机构(问题)代码的位数。应采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。因为保管期限标识为“Y”“D30”或“D10”,因此归档文件的档号总位数(含符号)应为23位或25位。

(3)文号:发文字号。无文号的不用标识。

(4)责任者:制发单位或个人,即发文机关或署名者。责任者一般用全称或通用简称。联合发文应将所有责任者照实著录,中间用空格,责任者过多或有三个以上责任者时,立档单位及文号所代表的机关必须著录后加等字。个人责任者著录时应在姓名后著录职务、职称或者其它职责,并外加“()”。

(5)题名:文件标题。文件无标题,或者标题不能揭示主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[]”。

(6)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20200321。

(7)密级:按文件实际标注情况填写。没有密级的不标识。

(8)页数:每一件归档文件页面总数。有图文的页面为一页。同归档章内填写项目一致。

(9)备注:注释文件需要说明的情况。




总共要填四项内容,长、短脊背,封面、备考表。目前采用的主要有盖章、粘贴和全盒打印等方法。盖章法,即根据档案盒的尺寸刻制全宗名称章、等,用印泥加以盖制。粘贴法,主要应用于长、短脊的粘贴。全盒打印法,即购买专业的档案盒打印机,规范打印各个项目。备考表的填写应完整,其中盒内文件情况说明,一般应填写本盒文件的件数、页数、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

应按件号依次装盒,绝对不能把不同年度、不同保管期限、不同类别的文件混装在一个盒内。

装盒以九成满为佳。如文件过少,在搬运、保管的过程中,极容易发生空扁、变形;如文件过满,易发生文件破损,盒带断裂情况。

装盒完毕,结合《分类方案》依次排列上架,侧立排放即可。

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标签: 档案归档
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